8 правил документального оформления карточки складского учета материалов на предприятии

8 правил документального оформления карточки складского учета материалов на предприятии

Кто занимается складским учетом?

Согласно требованиям законодательства, любое предприятие должно вести учёт материалов и товаров, используемых в производстве. И любые хозяйственные операции требуют документального оформления. Для построения отчётности нужны первичные документы, без которых вообще невозможно организовать нормальную деятельность.

Главные особенности формы складского учета материалов

Карточка, для заполнения которой используют форму М-17 – часть первичной документации. Но некоторое время назад было отменено постановление Госкомстата, согласно которому документ вообще был введён.

Как связаны складской и бухгалтерский учет?
Как связаны складской и бухгалтерский учет?

Но предприятия могут и дальше использовать для учёта именно эту конкретную форму.Пока в действие не будет введена другая форма документации. Потому сейчас карточка имеет лишь рекомендательный характер.

Карточка нужна для учёта движений материальных ценностей внутри склада. Форму можно применять в любой экономической сфере деятельности. Ведь документ отличается межотраслевым характером.

Как провести амортизацию основных средств? Прочтите по ссылке.

Правила заполнения для всех остаются одинаковыми. Максимальный срок хранения самой карточки – 5 лет.

Когда и кто заполняет карточки учета?

Функция по заполнению карточки возлагается на кладовщика, ответственного за производственное помещение. Он делает запись, пока материалы поступают на склад, либо списываются с хранения. Это помогает следить за текущим положением дел.

Для формирования бухгалтерской отчётности документы сдают каждый месяц.

В некоторых организациях это делают сразу после того, как заполнена карточка. Либо согласно распорядку, который устанавливается внутри предприятия.

Нужно получить ТМЦ, но сами вы не можете этого сделать и вам нужна доверенность? Тут вы найдете всю информацию.

Как правильно заполнить карточку складского учета?

Основанием служат первичные приходные документы. Это касается каждого материала, сделки по которому совершаются ежедневно. Сами первичные документы становятся дополнительным приложением к карточке М-17.

Карточка учета материалов в электронном виде.
Карточка учета материалов в электронном виде.

Кладовщик должен обязательно написать, на каком стеллаже, на какой ячейке хранится тот или иной предмет, требующий учёта.

Отдельно заполняется графа, которая называется «Норма Запаса». Здесь пишут о количествах материала, необходимых для организации бесперебойного производственного процесса. Это количество, которое должно присутствовать на складе всегда.

Если это важно, то заполняют строчку с названием «Срок годности». Такая информация имеет значение для лаков со шпаклёвками, других подобных материалов. Если же необходимость в сроке хранения отпадает, просто ставится прочерк.

Про линейный способ начисления амортизации прочтите по ссылке.

Ещё у карточки есть отдельная таблица, состоящая сразу из нескольких разделов. В них обычно пишут:

  1. Подпись, дату заполнения документа.
  2. Об остатке. Сколько материалов осталось после прихода или расхода?
  3. Про количество расхода. Здесь указываются материалы, отпущенные со склада.
  4. Приход. Сколько материалов поступило на хранение?
  5. Учётную единицу, в которой выпущена продукция. Здесь указывают полное наименование товара, для производства которого и отпускаются материалы. Не стоит забывать о единицах, которые используются для учёта.
  6. Кому отпущены товары? Или от кого? Наименования должны присутствовать как организаций, так и подразделений.
  7. Порядковый, либо общий номер документа. На основании этого номера отпускают материалы, либо оприходуют их.
  8. Дату записи. В это время была совершена операция, связанная с материалами.

Дополнительные правила оформления

При наличии драгоценных камней или золота в составе материальных ценностей переходят к заполнению второй таблицы. Она так же иногда служит дополнением для карточек. В данном случае требуется номер материалов согласно их техническому паспорту.

Образец бланка карточки складского учета можно скачать тут.

Наконец, иногда возникает необходимость заполнить третью таблицу. Они нужны для отражения истории, связанной с перемещением ценностей.

Здесь содержится номер сопроводительного документа вместе с датой соответствующей записи. Лицо, заполняющее карточку, ставит подпись в каждой строчке третьей таблицы, после чего заверяет весь документ в полной форме. Под таблицей надо ставить время, когда документ передали в бухгалтерию.

Каких ещё правил стоит придерживаться?

Если в карточке заполняются все листы, то их обязательно надо пронумеровать, брошюровать. При использовании автоматических средств для заполнения допустимо представление информации на специальных магнитных носителях информации.

Что нужно для открытия прибыльного бизнеса и каким он может быть? Прочтите здесь.

Главное правило – каждую операцию, проводимую с материалами, нужно записывать отдельно.

Одна запись может быть сделана лишь в том случае, когда за один день совершается сразу несколько операций, разница между которыми отсутствует. В таком случае в соответствующей строке пишут номера всех первичных документов, либо составляют реестр.

Есть ли другие требования к ведению документации?

Итоги оборотов с приходом и расходом, остатками, выводятся в карточках учёта материалов ежемесячно.

Систематически работники бухгалтерии проводят проверку имеющихся по материалам документов. Минимум – один раз в месяц. Но у руководства в каждой организации есть право установить периодичность самостоятельно. Во время проверки обязательно присутствие заведующего складом.

Проверка проводится по нескольким признакам:

  1. Полнота и своевременность сдачи всех основных документов в службу бухгалтерии.
  2. Записи по операциям в конкретных карточках учёта.
  3. Своевременность, правильность заполнения информации.

Каждая из записей сверяется с данными, которые приводятся в первичной документации. Если ошибок нет, бухгалтер ставит свою подпись. Такие проверки используются и в тех случаях, когда на предприятии ведутся оборотные ведомости.

Пример формы М-17.
Пример формы М-17.

В карточках рекомендуется использовать как можно больше отличительных черт того или иного товара. Благодаря этому легче анализировать каждую партию продукции в зависимости от сортовых качеств.

Что такое лицензия на алкоголь и как ее получить — узнайте тут.

Заключение

Действия вроде уценки по причине морального старения и износа оформляются не в карточках, а специальными актами. Об этом говорят правила складского учёта на любых предприятиях. Такие акты подписываются и оформляются в количестве двух экземпляров.

При заполнении самих карточек недопустимо наличие исправлений. Неправильную запись просто зачёркивают, если произошла ошибка. Сверху пишут новую информацию, правильную. Далее ответственное за хранение лицо ставит свою подпись.

На предприятии такие документы хранятся максимум до 5 лет.

Для регистрации движения материальных ценностей так же можно использовать специальные книги. Их тоже часто заполняют по форме М-17. Но книги всегда нумеруются и шнуруются, вне зависимости от объёма заполняемых данных.

Хотите понять, что такое кассовый ордер? Статья Что такое приходный кассовый ордер и как его заполнить: 7 ключевых принципов вам поможет.

Документ опечатывается, заверяется главным бухгалтером. Либо другим лицом, у которого есть соответствующая компетенция. Книги тоже необходимо регистрировать в бухгалтерской службе, как и сами карточки.

Отдельно в карточках или книгах пишут о проверках, которые проведены успешно. Обязательно указать на должность лица, которое отвечало за процедуру. Количество пронумерованных страниц ставят на последней из них.

Главный бухгалтер заверяет такие документы своей подписью, пишет о времени, когда началось ведение. Для российских компаний такие формы – отличное решение, позволяющее оптимизировать складской учёт.

Как вести складской учет в 1С — узнайте в этом видео:

Получите бесплатную юридическую консультацию прямо сейчас

Нет комментариев

Оставить комментарий