Что такое опись документов и когда ее необходимо составить на предприятии?

0
7201
Опись документов - что же это?

Работа компаний и организаций связана с немалым объемом документов: корреспонденция, дела, приказы, заявления, распоряжения, инструкции, отчеты и другие. На протяжении деятельности предприятия, организации, компании документы проходят свой долгий и насыщенный цикл. Конечной точкой их оборота является архив.

Несмотря на технический прогресс, бумажный документооборот всё еще существует в любой компании.

Все документы требуют учета и оптимизации, для этого и нужна опись документов. Это, своего рода справочник, который содержит состав и описание документов, систематизирует их.

Заказываете мебель из Китая? Советы и полезную информацию вы найдете по ссылке.

Составление описей – это важный этап в обработке, систематизации и сохранении документов. Опись нужна для хранения и четкого оформления документов.

Кроме того, согласно закону «Об архивном деле», существуют такие виды документов, на которые установлен определённый срок. На протяжении этого срока они будут сохраняться в архиве. Бланки для описей утверждены законодательно. Существуют методические рекомендации и ГОСТы.

Существуют определенные виды и стандарты описи документов в зависимости от того, какие документы описываются и для какой цели. Их мы и рассмотрим.

Документы для внутреннего пользования юридическими лицами

У каждой организации есть множество разных документов. У крупных компаний и организаций существует свой внутренний документооборот. Важные документы передаются с описью для того, чтобы зафиксировать факт передачи, количество документов, их объем и ответственное лицо.

Сроки хранения различных документов.
Опись документов по срокам хранения.
Дорогие читатели! Мы постоянно пишем актуальные и интересные материалы на наш интернет-журнал ФБМ, подписывайтесь на наш канал в Яндекс-Дзен!

Большое количество документов должно храниться на протяжении всей жизнедеятельности предприятия.  Определенным видам срок хранения установлен законодательно. Для остальных документов сроки хранения определяют самостоятельно:

  • личные дела работников (документы по кадрам) – 75 лет
  • бухгалтерские документы (большая часть) – 5 лет
  • отчеты, документы о финансовых операциях и активах – постоянно
  • уставные документы – до ликвидации юридического лица

Составление описи для внутреннего пользования требует специальных знаний. Ошибки приводят к тому, что документы теряются в большом объеме.

Что такое копирайтинг на дому? Все ответы содержатся по ссылке.

Если при проверке налоговой инспекции, когда нужно найти или подтвердить какую-то информацию, сотрудник не может найти нужные документы, то он может быть наказан, а предприятие получит штраф.

Грамотное составление описи поможет качественному и быстрому взаимодействию с другими организациями, позволит быстро найти нужный документ.

Передача документов другой организации

При передаче важных документов следует приложить сопроводительное письмо и опись. В данном случае это будет список направляемых документов с информацией об отправителе, получателе, ответственном лице, количестве листов.

Хотите закрыть ООО? Здесь вы найдете пошаговую инструкцию и список необходимых документов.

При получении важных документов, опись вносится в журнал входящей корреспонденции, которую ведет секретарь. В журнале также указываются адресат, дата и исполнитель.

При заключении договоров также делается опись документов. В этой описи должна присутствовать вся без исключения информация о договоре и предлагающихся документах:

  • в левом углу располагается название отправителя, это может быть штамп организации
  • справа указывается наименование компании, Фамилия, имя и отчество руководителя
  • далее по центру указывается название документа, его порядковый номер и дата
  • составляется таблица со следующими обязательными столбцами: порядковый номер, наименование, дата, количество экземпляров и листов
  • далее следует запись о количестве документов и полное количество листов
  • внизу страницы ставится информация об отправителе и получателе этих документов, указывается дата, Ф.И.О. и должность

Такая опись известна как форма №107. Её можно получить на почте, либо найти в сети интернет.

Опись документов в делопроизводстве

В делопроизводстве такая опись является также учетным документом.

С помощью описи производиться поиск документов и выемка необходимой информации. В каждом из подразделений делаются свои отдельные описи дел.

Пример внутренней описи.
Пример внутренней описи.
Руководители несут ответственность за качество проводимых описей. Выделяются описи постоянного и временного (10 лет и больше) хранения, которые состоят из годовых разделов.

Образец описи дел структурных подразделений вы можете скачать тут.

Описательные статьи состоят из таких разделов:

  • номер по порядку
  • индекс
  • заголовок дела (заголовок должен быть таким же, как и на обложке)
  • дата
  • количество листов
  • срок сохранения
  • примечание

Опись согласуется с руководством документооборота организации, с руководством или руководителем подразделения, подписывается составителем и ставится печать. Годовой раздел передается далее, в соответствии с требованиями законодательства, на сохранение в архив и принимается последним в установленный срок.

Как получить юридический адрес для регистрации ООО? Основные способы содержатся по ссылке.

Опись документов для архивации

При ликвидации организации необходимо передать определенные документы в государственный архив.

Это персональные данные и сведения кадров. Такие данные используются, например, при начислении пенсии Пенсионным фондом. Государственный архив разъясняет, какие именно документы следует передать и как их оформлять. При банкротстве предприятия следует передать все имеющиеся документы в архив.

Документы систематизируются в хронологическом порядке, информация о них вносится в таблицу. Такая таблица содержит не менее шести столбцов:

  • номер по порядку
  • индекс согласно номенклатуре
  • дата регистрации документа
  • наименование документа (приказ, распоряжение, письмо и др.)
  • номера листов (страниц)
  • примечание
В конце таблицы пишется итоговая запись. В ней указывается количестве всех документов и страниц. Заполняется два бланка – один для архива, другой для предприятия.

Образец описи для направления в государственные органы

Государственные органы России на законодательном уровне обязаны сохранять документы о деятельности предприятий и организаций, вести учет и проводить проверку.

Как отменить доверенность законным путем – прочтите тут.

Документы передаются по форме, которая утверждена правительством. Документы и информация них должны быть чётко систематизированы. Опись для налоговой представлена ниже.

Опись документов для ИФНС.
Опись документов для ИФНС.
В первую очередь размещаются те документы, которые исходят от вышестоящих органов (распоряжения, приказы), затем доклады, сметы и так далее. Бухгалтерия, документы по кадрам подлежат описи в обязательном порядке.

При направлении документов в банки, суды, государственные органы по почте, опись документов делается для того, чтобы зафиксировать сам факт отправки и перечень отправленных документов. Опись должна заверяться работником почтового отделения. Бланки для такой описи предоставляются на почте.

Образец заполнения внутренней описи можно скачать тут.

Опись необходима также для приложения документов к исковому заявлению при обращении в суд. Таким же образом документы направляются во все органы государственной власти.

Опись в личном деле работника: бланк и реквизиты

Документы, которые хранятся в личном деле любого сотрудника, должны быть пронумерованы, прошиты и описаны.

Опись следует подшивать в конце дела.

Документы следует располагать по дате заведения и упоминать в следующих разделах при необходимости.

Как оплатить госпошлину за регистрацию ООО – узнайте здесь.

В описи документов личного дела сотрудника обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

  • номер по порядку, соответственно журналу учёта
  • индекс документа по номенклатуре (титульный лист)
  • дата выдачи документа арабскими цифрами
  • заголовок (приказ, распоряжение, свидетельство, диплом)
  • цифровое обозначение количества листов согласно нумерации
  • дата включения в материалы дела

Бланк описи дел по личному составу можно скачать здесь.

В конце прописью указывается количество документов и листов, документ заверяется подписью и указывается ответственное лицо, ставится дата.

Кадровик отвечает за сохранность документов и за их надлежащее оформление. Качественное составление описи позволит кадровику быстро ориентироваться в делах.

Более подробную информацию об описи документов в архив вы может узнать в этом видео: 

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here