Что такое опись документов и когда ее необходимо составить на предприятии?

Что такое опись документов и когда ее необходимо составить на предприятии?

Опись документов - что же это?

Работа компаний и организаций связана с немалым объемом документов: корреспонденция, дела, приказы, заявления, распоряжения, инструкции, отчеты и другие. На протяжении деятельности предприятия, организации, компании документы проходят свой долгий и насыщенный цикл. Конечной точкой их оборота является архив.

Несмотря на технический прогресс, бумажный документооборот всё еще существует в любой компании.

Все документы требуют учета и оптимизации, для этого и нужна опись документов. Это, своего рода справочник, который содержит состав и описание документов, систематизирует их.

Заказываете мебель из Китая? Советы и полезную информацию вы найдете по ссылке.

Составление описей — это важный этап в обработке, систематизации и сохранении документов. Опись нужна для хранения и четкого оформления документов.

Кроме того, согласно закону «Об архивном деле», существуют такие виды документов, на которые установлен определённый срок. На протяжении этого срока они будут сохраняться в архиве. Бланки для описей утверждены законодательно. Существуют методические рекомендации и ГОСТы.

Существуют определенные виды и стандарты описи документов в зависимости от того, какие документы описываются и для какой цели. Их мы и рассмотрим.

Документы для внутреннего пользования юридическими лицами

У каждой организации есть множество разных документов. У крупных компаний и организаций существует свой внутренний документооборот. Важные документы передаются с описью для того, чтобы зафиксировать факт передачи, количество документов, их объем и ответственное лицо.

Сроки хранения различных документов.
Опись документов по срокам хранения.

Большое количество документов должно храниться на протяжении всей жизнедеятельности предприятия.  Определенным видам срок хранения установлен законодательно. Для остальных документов сроки хранения определяют самостоятельно:

  • личные дела работников (документы по кадрам) – 75 лет
  • бухгалтерские документы (большая часть) – 5 лет
  • отчеты, документы о финансовых операциях и активах – постоянно
  • уставные документы – до ликвидации юридического лица

Составление описи для внутреннего пользования требует специальных знаний. Ошибки приводят к тому, что документы теряются в большом объеме.

Что такое копирайтинг на дому? Все ответы содержатся по ссылке.

Если при проверке налоговой инспекции, когда нужно найти или подтвердить какую-то информацию, сотрудник не может найти нужные документы, то он может быть наказан, а предприятие получит штраф.

Грамотное составление описи поможет качественному и быстрому взаимодействию с другими организациями, позволит быстро найти нужный документ.

Передача документов другой организации

При передаче важных документов следует приложить сопроводительное письмо и опись. В данном случае это будет список направляемых документов с информацией об отправителе, получателе, ответственном лице, количестве листов.

Хотите закрыть ООО? Здесь вы найдете пошаговую инструкцию и список необходимых документов.

При получении важных документов, опись вносится в журнал входящей корреспонденции, которую ведет секретарь. В журнале также указываются адресат, дата и исполнитель.

При заключении договоров также делается опись документов. В этой описи должна присутствовать вся без исключения информация о договоре и предлагающихся документах:

  • в левом углу располагается название отправителя, это может быть штамп организации
  • справа указывается наименование компании, Фамилия, имя и отчество руководителя
  • далее по центру указывается название документа, его порядковый номер и дата
  • составляется таблица со следующими обязательными столбцами: порядковый номер, наименование, дата, количество экземпляров и листов
  • далее следует запись о количестве документов и полное количество листов
  • внизу страницы ставится информация об отправителе и получателе этих документов, указывается дата, Ф.И.О. и должность

Такая опись известна как форма №107. Её можно получить на почте, либо найти в сети интернет.

Опись документов в делопроизводстве

В делопроизводстве такая опись является также учетным документом.

С помощью описи производиться поиск документов и выемка необходимой информации. В каждом из подразделений делаются свои отдельные описи дел.

Пример внутренней описи.
Пример внутренней описи.
Руководители несут ответственность за качество проводимых описей. Выделяются описи постоянного и временного (10 лет и больше) хранения, которые состоят из годовых разделов.

Образец описи дел структурных подразделений вы можете скачать тут.

Описательные статьи состоят из таких разделов:

  • номер по порядку
  • индекс
  • заголовок дела (заголовок должен быть таким же, как и на обложке)
  • дата
  • количество листов
  • срок сохранения
  • примечание

Опись согласуется с руководством документооборота организации, с руководством или руководителем подразделения, подписывается составителем и ставится печать. Годовой раздел передается далее, в соответствии с требованиями законодательства, на сохранение в архив и принимается последним в установленный срок.

Как получить юридический адрес для регистрации ООО? Основные способы содержатся по ссылке.

Опись документов для архивации

При ликвидации организации необходимо передать определенные документы в государственный архив.

Это персональные данные и сведения кадров. Такие данные используются, например, при начислении пенсии Пенсионным фондом. Государственный архив разъясняет, какие именно документы следует передать и как их оформлять. При банкротстве предприятия следует передать все имеющиеся документы в архив.

Документы систематизируются в хронологическом порядке, информация о них вносится в таблицу. Такая таблица содержит не менее шести столбцов:

  • номер по порядку
  • индекс согласно номенклатуре
  • дата регистрации документа
  • наименование документа (приказ, распоряжение, письмо и др.)
  • номера листов (страниц)
  • примечание
В конце таблицы пишется итоговая запись. В ней указывается количестве всех документов и страниц. Заполняется два бланка – один для архива, другой для предприятия.

Образец описи для направления в государственные органы

Государственные органы России на законодательном уровне обязаны сохранять документы о деятельности предприятий и организаций, вести учет и проводить проверку.

Как отменить доверенность законным путем — прочтите тут.

Документы передаются по форме, которая утверждена правительством. Документы и информация них должны быть чётко систематизированы. Опись для налоговой представлена ниже.

Опись документов для ИФНС.
Опись документов для ИФНС.
В первую очередь размещаются те документы, которые исходят от вышестоящих органов (распоряжения, приказы), затем доклады, сметы и так далее. Бухгалтерия, документы по кадрам подлежат описи в обязательном порядке.

При направлении документов в банки, суды, государственные органы по почте, опись документов делается для того, чтобы зафиксировать сам факт отправки и перечень отправленных документов. Опись должна заверяться работником почтового отделения. Бланки для такой описи предоставляются на почте.

Образец заполнения внутренней описи можно скачать тут.

Опись необходима также для приложения документов к исковому заявлению при обращении в суд. Таким же образом документы направляются во все органы государственной власти.

Опись в личном деле работника: бланк и реквизиты

Документы, которые хранятся в личном деле любого сотрудника, должны быть пронумерованы, прошиты и описаны.

Опись следует подшивать в конце дела.

Документы следует располагать по дате заведения и упоминать в следующих разделах при необходимости.

Как оплатить госпошлину за регистрацию ООО — узнайте здесь.

В описи документов личного дела сотрудника обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

  • номер по порядку, соответственно журналу учёта
  • индекс документа по номенклатуре (титульный лист)
  • дата выдачи документа арабскими цифрами
  • заголовок (приказ, распоряжение, свидетельство, диплом)
  • цифровое обозначение количества листов согласно нумерации
  • дата включения в материалы дела

Бланк описи дел по личному составу можно скачать здесь.

В конце прописью указывается количество документов и листов, документ заверяется подписью и указывается ответственное лицо, ставится дата.

Кадровик отвечает за сохранность документов и за их надлежащее оформление. Качественное составление описи позволит кадровику быстро ориентироваться в делах.

Более подробную информацию об описи документов в архив вы может узнать в этом видео: 

Получите бесплатную юридическую консультацию прямо сейчас

Нет комментариев

Оставить комментарий