Во время приема товара необходима бдительность принимающей стороны, так как нередко товар в процессе транспортировки может иметь повреждения, брак, неполную комплектацию и сама продукция может оказаться не в полном количестве.
Для правильного оформления такой некачественной поставки существует соответствующая документация, которую следует использовать.
Что такое акт недостачи
[stextbox id=’alert’]Это документ, который фиксирует полный объем информации о не поставленном или поставленном в ненадлежащем виде товаре.[/stextbox]
Его назначение:
- Отражение статистики – по данному отчету доступно определить уровень организованности работы менеджеров, административного состава, так как при качественном выполнении ими обязанностей потери минимальные;
- Отражение убытков – понесенных компанией в результате получения некачественного товара, которые подлежат к возмещению виновником.
В результате бумага имеет огромное значение при подведении результатов бухгалтерского баланса и в формировании отчетных документов за прошедший период.
Его особенность это универсальность назначения, так как применение документа доступно не только при получении товара, но и в процессе инвентаризации, после происшествия непредвиденных или чрезвычайных ситуаций.
Как оформляются недостача и излишки товара в бухгалтерии – смотрите тут:
Кем составляется и подписывается акт
[stextbox id=’black’]Акт составляется в ходе осуществление мероприятия по приему товара или его ревизии. При этом он должен содержать подписи всех лиц, участвующих в данном процессе и быть заверен руководителем организации.[/stextbox]
Если приемку осуществляет ИП для этого достаточно подписи только одного человека, на предприятии приемка должна выполняться по всем правилам, что подразумевает участие в данном процессе не менее 3-х человек.
Понятие, особенности и причины недостачи
На предприятии нередко происходят недостачи и потери материальных ценностей, под которыми подразумеваются основные средства, товары, материалы.
Недостачи могут происходить в результате целого ряда оплошностей и ошибок:
- Растраты материалов;
- Ненадлежащее использование;
- Злоупотребление своими полномочиями материально ответственных лиц;
- Хищение;
- Допущение ошибок в процессе разгрузки;
- Естественная убыль;
- Пересортица, которая ведет к излишку одних материалов и недостаче других.
Выявление такого недочета может произойти в результате:
- Инвентаризации;
- Перемещения, хранения или заготовки товара;
- В ходе продажи.
- Важно: одной из важнейших задач бухгалтера в ведении учетной политики – является контроль эффективного применения материала и качественного его использования.
Реквизиты и структура акта о недостаче
Несмотря на допустимые варианты формирования документа в ходе его составления необходимо придерживаться следующей структуры:
- Место и дата формирования;
- Наименование организации, принимающей товар и отгрузившей, если в сделке участвовала третья компания – перевозчик, необходимо указать и ее реквизиты;
- Состав комиссии, совершающей приемку товара;
- После слова «Акт» необходимо описать вариант перемещения товара – состояние контейнера, наличие пломб и прочих деталей;
- Если товар перед приемкой хранился на складе или при выполнении ревизии, следует описать условия хранения продукции;
- Выполнить подробное описание недостающего товара и указать на его конкретное количество;
- Указать на стоимость недостачи с определением НДС;
- В подведении итогов определить виновное лицо.
[stextbox id=’download’]Образец заполнения акта об обнаружении недостачи товара при приемке.[/stextbox]
Правила составления
Если недостача была выявлена в ходе сопутствующих мероприятий, к примеру, при сортировке товара, об этом необходимо известить руководство предприятия служебной или докладной запиской.
После чего руководитель издает указ о проведении приема товара или инвентаризации.
После определения состава комиссии необходимо известить поставщика, если недостача является фактом поставки продукции.
В ходе процесса инвентаризации нужно выполнить осмотр, пересчет и прием товара. Все полученные данные доступно формировать на отдельном листе бумаге.
[stextbox id=’download’]Бланк акта о недостаче продукции.[/stextbox]
После чего перенести основные сведения в акт:
- Ожидаемый объем продукции, если это инвентаризация необходимо указать количество продукции по каждой позиции, находящейся на складе. Тут вы узнаете, что такое акт проведения инвентаризации и по каким правилам его оформляют;
- Количество недостачи или с признаками ущерба и брака. Как составить акт о браке товара при приемке – читайте в статье по ссылке;
- Стоимость каждой единицы товара и общая стоимость партии;
- Стоимость нанесенного урона;
- Если акт составлялся в результате приема продукции его необходимо формировать в количестве соответствующего количеству участников процесса, чтобы по одному экземпляру досталось перевозчику, поставщику и принимающей стороне.
Важно: при получении одновременно нескольких партий и выявления в них недостач или от нескольких поставщиков, следует составлять акт по каждой партии или случаю отдельно.
Подписать после подробного изучения обязаны все члены комиссии. Не лишним будет подкрепление к документу доказательствами.
Какие могут быть ошибки
Документ может быть признан ничтожным, к примеру, в ходе судебных разбирательств:
- Если на нем нет подписи всех сторон сделки;
- Нет согласия ответственного за недостачу лица с результатами ревизии;
- Если в нем допустимы исправления и несоответствия цифр;
- Бумага должна заверяться руководителем производства.
Действия после составления документа
[stextbox id=’info’]После составления документа необходимо, экземпляры предназначенные для контрагентов, передать им при этом сопровождать акт следует претенциозным письмом для виновника недостачи, в данном случае необходимо соблюсти сроки, отведенные для таких действий иначе поставщик имеет право на отказ в исполнении претензии.[/stextbox]
Экземпляр оставшийся на предприятии передается в бухгалтерию или лицу, ответственному за ведение бухгалтерии для внесения в учет предприятия соответствующих данных и фиксирования убывшего или списанного товара. Здесь вы узнаете, как оформить приказ о списании основных средств.
После чего данный документ передается на утверждение руководителю. Если недостача была выявлена в ходе ревизии необходимо определить степень виновности ответственного лица и определить на основании акта меру наказания.
После использования данных из документа, следует подшить его в папку и хранить на предприятии в течение 3 лет.
Заключение
Акт о недостаче в любом случае является важным документом для составления претензий, вынесения наказания и ведения бухгалтерского учета. Что такое претензия по договору поставки и как ее составить правильно – читайте в публикации по ссылке.
[stextbox id=’warning’]В результате использования данного документа многими лицами, к процессу его составления и общего формирования необходимо подойти со всей ответственностью, так как внесение данных сыграет основную роль в дальнейших действиях по возмещению убытков.[/stextbox]
Как оформляется поступление товаров в программе 1С Управление торговлей – смотрите в этом видео:
