В процессе смены ответственного работника за хранение книжек необходимо их передать согласно всем правилам обращения с бланками строгой отчетности. Контроль всего процесса возлагается на руководителя предприятия, являющегося ответственным за все процессы на предприятии.
Определение понятия
Акт приема-передачи трудовых книжек – это сверочная форма относительно количества и качества сохранности передаваемых книжек от одного лица другому.
[stextbox id=’alert’]Составляется данный документ комиссией, созданной для проведения сверки книжек с существующими записями относительно их количества. Необходим он при смене ответственного лица и просто с целью контрольной сверки для пересчета существующих бланков строгой отчетности согласно записям в журнале.[/stextbox]
Из этого следует, что просто записи в журнале при передаче дел от одного лица другому недостаточно, важна контрольная сверка, относительно наличия книжек.
Интерес к составлению подобного документа очень важен, так как оба лица на основании приказа руководителя являются ответственными за обращение с бланками строгой отчетности, и в случае возникновения недочетов или проблем наступает ответственность согласно ст. 5.27 КоАП. Здесь вы узнаете, как и кем заполняется книга учета бланков строгой отчетности.
Важно: именно по этой причине должна быть фиксация обстоятельства дел на момент их передачи, чтобы избежать ответственности за чужие ошибки.
Требования к содержанию и оформлению основных локальных нормативных актов организации рассмотрены в этом видео:
Причины и основания для составления акта
Основание для составления акта вполне объяснимо, так как важно произвести фиксацию передвижения больших объемов бланков. Кроме этого его наличие делает всю процедуру передачи книжек законодательно урегулированной, и обеспечивает в дальнейшем применением акта в качестве доказательства.
[stextbox id=’black’]При этом законодателем данный вопрос не затронут, хотя документальная фиксация передачи книжек является наиболее логичной.[/stextbox]
Применять акт в дальнейшем как доказательство важно:
- при смене ответственного кадрового работника за ведение книг;
- в процессе реорганизации предприятия – слияния, выделения, поглощения. Тут вы узнаете, как и по каким правилам проводится реорганизация в форме слияния;
- в случае перемещения книг в подразделение.
Кроме этого могут быть и прочие причины составления акта, например, ревизия документации на предприятии.
Законодателем не определена форма документа, поэтому важно ее создать на предприятии на основании существующих передаточных актов и зафиксировать в нормативной политике предприятия.
Формируется образец документа в большинстве случаев на фирменном бланке предприятия с логотипом, но можно применять и обычный лист формата А4.
Для фиксации, внесенных в него данных следует проставить на документе данные всех членов комиссии и ответственных лиц. Ставить печать предприятия с 2016 года нет необходимости.
Составление образца документа допустимо как в письменном, так и в печатном варианте.
Пошаговая инструкция
[stextbox id=’info’]Чтобы приступить к формированию документа нужно изначально собрать ответственную за мероприятие комиссию на основании приказа руководителя. Складывается она не менее нежели из 3 человек.[/stextbox]
Перед началом проведения проверки определяется председатель комиссии, также в мероприятии должны участвовать ответственные лица.
Акт состоит из нескольких разделов:
- Начальная часть, в которой следует указать:
- реквизиты компании и ее наименование;
- дата и место составления;
- перечень членов комиссии;
- название документа.
- Далее необходимо составить табличную часть для удобства внесения данных, в ней сведения располагаются колонками в следующем порядке:
| Порядковый номер | ФИО работника | Реквизиты книжки и вкладыша, если он есть | Дата поступления работника на предприятие или число заведения книжки | Примечание, которое важно зафиксировать на текущий момент, например, состояние книжки |
- Внизу таблицы подбивается итог, сколько перечислено книг и вкладышей в трудовую книжку.
- Далее необходимо поставить подписи всех лиц.
Важно: акт составляется в единичном экземпляре и хранится на предприятии согласно правилам.
[stextbox id=’download’]Образец акта приема-передачи трудовых книжек.[/stextbox]
Заключение
Ведение подобной документальной фиксации наличия книг имеет большое значение не только при передаче данных, но и с целью контроля обстоятельства дел и организации документооборота в целом.
Как правильно составить локальные нормативные акты фирмы, в том числе акт приема-передачи трудовых – смотрите тут:
