Направление работника в командировку: 4 необходимых документа и нюансы их оформления

Направление работника в командировку: 4 необходимых документа и нюансы их оформления

2 310
Как правильно составить приказ о направлении работника в командировку?

Командировочный опыт имеет большая часть работников. Так освоить правила заполнения и оформления сопутствующей поездке документации несложно, но все же к любым командировочным оформлениям стоит относиться очень серьёзно.

Что такое командировка?

Под командировкой понимается исполнение работником задания или поручения по служебной деятельности в иной организации (не по месту действительной работы) продолжительностью дольше, чем в течение одних суток. Порядок командировочного направления определяют в соответствии с главой 24 ТК РФ. Также определяется положениями иных нормативно-правовых актов, иных актов и нормативно-правовых договоров.

Документы, сопровождающие приказ о направлении работника в командировку

  • командировочное удостоверение;
  • задание (служебное);
  • командировочный отчёт;
  • отчёт по авансам;
  • регистрационный журнал прибывших в командировку работников.

Гарантии работнику при направлении в командировку

  1. Сохранение рабочего места и его среднего прежнего заработка;
  2. Возмещение командировочных расходов;
  3. Средний заработок рассчитывается по правилам, установленным ТК РФ.

Основные документы

Комплект документов для оформления командировки:

  1. Приказ о направлении группы работников/работника в командировку. Унифицированная форма Т-9 (Т-9а);
  2. Унифицированная форма Т-10 в качестве командировочного удостоверения работника;
  3. Унифицированная форма Т-10а (служебное задание и отчёт о выполнении служебного задания);
  4. Форма АО-1 (авансовый отчет, утверждённый госкомстатом России от 01.08.2001 № 55).

Узнать, как правильно составить приказ о назначении генерального директора и бухгалтера в одном лице и скачать его образец заполнения, вы можете здесь.

Приказ о направлении работника в командировку

Любая командировка сотрудника организации начинается с приказа начальника. Унифицированная форма такого приказа была разработана Госкомстатом РФ и доступна в его Постановлении.

Форма Т-9 о направлении трудящегося в командировку заполняется следующим образом:

  1. Форма по ОКУД – это общероссийский классификатор управленческой документации, который изначально содержится в приказе;
  2. Форму по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций) можно отыскать в свидетельстве, выданном организации Госкомстатом. ОКПО — это 8 индивидуальных цифр, присвоенных предприятию. Благодаря современным технологиям его можно найти даже просто на самом сайте Госкомстата;
  3. Заполняем название организации: его можно переписать из учредительных бумаг (устава). Прописываем далее дату заполнения формы;
  4. В основной части распоряжения указываем все данные о сотруднике, которого направляем в командировку: ФИО, должность, место работы: подразделение и буквальное место, а также табельный номер трудящегося, присвоенный ему при приеме на службу (его можно выяснить у кадровика, в обязанности которого входит ведение реестра табельных номеров работников);
  5. Далее – срок командировки. Первый день является днём отправки транспортного средства в точку назначения, соответственно, последний – днём его прибытия в регион расположения постоянного места трудовой деятельности – всё это мы прописываем в графах «с» и «по»;
  6. Сотруднику с собой в командировку выдается (не обязательно) особый документ, который называется служебным заданием. В соответствии с ним в приказе мы прописываем цель отъезда трудящегося;
  7. Указывается источник финансирования поездки командирующегося. Им является бюджет организации, от которой сотрудник был командирован. Помимо зарплаты ему положены такие выплаты, как суточные, цена проезда и жилья – компенсация командировочных расходов.
  8. Основанием высылки работника могут быть служебное задание или служебная записка начальника. Поскольку оформление служебной записки является необязательным с недавнего времени, можно вообще оставить это поле пустым;
  9. Ставим подпись руководителя и знакомим трудящегося с приказом, на котором он ставит и свою подпись в знак согласия с командированием;
  10. Присваиваем документу его индивидуальный порядковый номер. Этим занимается служба делопроизводства, которая ведёт учёт всех документов организации.

Приказ о направлении работника в командировку форма Т-9 скачать можно по этой ссылке.

Форма Т-9а отличается от Т-9 только тем, что она предназначена для отправки в отъезд по служебным целям группы сотрудников. Для каждого работника соответствующее поле заполняется отдельно.

Приказ о направлении работника в командировку по форме Т-9а вы можете скачать тут.

Командировочное удостоверение

Затем на основании приказа создаётся и заполняется командировочное удостоверение, тоже необязательное с недавнего времени. Командировочное удостоверение представляет собой документ, удостоверяющий время нахождения в командировке. Каждый пункт предназначен для отметок о времени прибытия и выбытия. Отметки заверяются ответственным должностным лицом (его подпись и печать).

Командировочное удостоверение — образец заполнения:

komandirovochnoe_udostoverenie
Образец командировочного удостоверения от ЗАО.

Служебное задание

Одним из основных, но с недавних пор необязательным командировочным документом является служебное задание, выдаваемое руководителем структурного подразделения с разрешения руководителя. В случае его наличия может выступать основанием приказа о направлении работника непосредственно в командировку.

Вместе с заданием работнику предоставляется служебная записка, где сформулировано обоснование командировки. Отчёт далее составляется работником самостоятельно и предоставляется в бухгалтерию в течение 3-х дней на основании проделанной работы, собранных подписей и заполненного командировочного удостоверения. Согласовывается с руководителем структурного подразделения.

Что такое приказ об утверждении штатного расписания и обязательно ли наличие такого расписания на предприятии — читайте в этой статье.

Служебное задание на командировку — образец заполнения по ЗАО:

Образец служебного задания на командировку.
Образец служебного задания на командировку.

Служебная записка на командировку — образец заполнения по ООО:

Образец служебной записки на командировку.

Авансовый отчёт

В отчете указываются:

  • Название организации;
  • Название структурного подразделения;
  • Ответственное лицо;
  • Предоставленная сумма;
  • Доверитель;
  • Подпись доверителя;
  • Подотчетное лицо и его подразделение;
  • Фиксированная сумма;
  • Расписанные расходы;
  • Израсходованная сумма;
  • Внесённые неизрасходованный остаток;
  • Данные бухгалтера;
  • Дата внесения и заполнения;
  • Заполненная бухгалтеров расписка.

Заполненный образец авансового отчета по ООО Фрегат:

Образец заполнения авансового отчета.

Порядок хранения приказов

Документ о командировании сотрудника является приказом по личному составу. Срок хранения таких бумаг равен 5 либо 75 годам. Это зависит от вида командировки: приказы по краткосрочным отъездам (не превышают двух месяцев) в пределах страны лежат в архиве 5 лет, распоряжения о направлении заграницу или в длительную командировку – 75 лет.

Все прилагаемые к приказу документы содержатся в архиве вместе с ним столько же времени.

Узнать, как составить приказ о переводе работника на другую работу по форме Т-5 и скачать заполненный образец документа, вы можете в нашей новой публикации.

Ограничения на направление в служебные командировки

Запрещено направлять в командировки по службе:

  • беременных;
  • работники до 18 лет;
  • женщин, детям которых менее 3-х лет;
  • работников, на попечении которых находятся дети-инвалиды до момента достижения ими 18 летнего возраста;
  • работников, которые осуществляют уход (патронаж) за больными членами семей (необходимо медицинское заключение).

Отправление в командировку допускается лишь в случае наличия письменного согласия работника, а также при условии отсутствия запрета по медицинским показаниям.

Данные правила распространимы и на отцов, имеющих на воспитании детей без матери, также на попечителей несовершеннолетних.

Перечисленным категориям работников должна быть предоставлена возможность ознакомиться с возможностью отказа от поездки в письменной форме. В приказе для данных категорий работников обязана быть строка и место для доп. подписи.

Вывод

Мы ознакомились с основами заполнения командировочных документов. Надеемся, что трудности заполнения документации будут сведены к минимуму и вообще окажутся единственной трудностью, связанной со всей командировкой.

Больше информации о том, как правильно оформить направление работника в командировку содержится в этом видео:

Получите бесплатную юридическую консультацию прямо сейчас

2 Комментрии

  1. Если командировочное удостоверение не является обязательным документом, то каким образом работник подтвердит время нахождения в командировке? Ведь в командировочном удостоверении делались отметки, когда именно он был в той организации, куда направлен, сколько дней там пробыл — и на основании этого рассчитывались суточные.
    И если организация решит использовать командировочное удостоверение — нужно это прописывать в учетной политике или нет?

    • Помимо командировочного удостоверения надо помнить есть приказ, вследствие которого рождается удостоверение. Необходимости подтверждать факт хозяйственной деятельности дополнительным документом, помимо приказа, необходимости нет, но нет и запрета на составление такого документа. Итак, первое подтверждение – это приказ. Затем, служебное задание и отчётность по его выполнению. Не забываем о проездных документах, из которых устанавливается место и время. Если решили использовать командировочное удостоверение, то отразите это во внутренних регламентах.
      Обоснование: письмо Минфина России от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7.

Оставить комментарий