Составляем приказ о назначении подотчетных лиц: 6 обязательных реквизитов

Составляем приказ о назначении подотчетных лиц: 6 обязательных реквизитов

0 24
Зачем нужны подотчетные лица?

Для правильного составления приказа о подотчетном лице необходимо четко понимать, кем является данный работник и какими правами он пользуется, следует учесть все детали выдачи средств и предоставления отчета за их траты, также необходимо обратить внимание на сроки использования денег.

Подотчетные лица — это кто?

К таким работникам относятся лица, которые для осуществления разных целей имеют право получать из кассы учреждения деньги.

Кто является подотчетным лицом?
Кто является подотчетным лицом?

К данным целям относятся следующие:

  • Командировки — для пропитания и проживания лица, выполняющего задание;
  • Представительские расходы — с целью заключения договоров, совершения презентаций;
  • Закупка горюче-смазочных материалов для нужд организации;
  • Операционные и хозяйственные расходы;
  • Экспедиции и прочие.

Также деньги выдаются филиалам компании, которые не располагают автономным балансом и не имеют собственной бухгалтерии.

Как составить приказ о назначении подотчетного лица?

Перед выдачей необходимой суммы составляется приказ, на основании которого бухгалтерия и выдает средства.

Как удержать по исполнительному листу из зарплаты, узнаете по ссылке.

Приказ – это основание для выдачи средств с целью оплаты тех или иных расходов. Также в качестве основания для данных действий может быть резолюция на служебной записке, счете и прочих бумагах.

Приказ составляется до начала всего процесса по выдаче денег и осуществлению расходов и ни в коем случае не после.

Пример приказа.
Пример приказа.

При этом в приказе уточняется, что он выдается именно на данный период для таких-то нужд и с таким-то расходом, все прочие суммы выдаются на основании отдельного документа.

Вы платите серую зарплату своим сотрудникам? Тогда посмотрите тут, чем это может вам грозить.

Важно: многие организации, чтобы сократить работу, делают все наоборот, совершая грубейшую ошибку расчетом с работником после выполнения задания. В таком случае деньги и данное лицо не являются подотчетными.

Если выполнить все наоборот – сначала отчет, а затем составление документации у налоговой службы могут возникнуть нежелательные вопросы, такая трата будет расценена инспектором как займ сотруднику или купля-продажа с желанием обойти уплату налогов по внутренним расходам организации.

Выдает и подписывает приказ руководитель организации или уполномоченное им лицо, к примеру, заместитель, главный инженер или начальник отдела.

Для выдачи подотчетной суммы, бухгалтерия оформляет расходные ордера на основании заранее определенного перечня документов, среди которых основными являются авансовый отчет и доверенность.

Доверенность – это документ, благодаря которому предъявитель может выполнять определенные действия с полученной суммой от имени предприятия.

Регистрируется документ в специальном журнале.

Доверенность выдается один раз и если в ней не указаны сроки ее действия, то нормативным сроком является 1 год с дня выдачи, при отсутствии в доверенности даты выдачи, документ считается не действительным. Она имеет 1 экземпляр, сама доверенность остается у предъявителя, а ее корешок с указанием всех реквизитов у бухгалтера.

О минимальной заработной плате в различных регионах РФ узнайте здесь.

Авансовый отчет формируется после выполнения поставленной задачи, самим сотрудником, вот почему важно, чтобы круг подотчетных лиц был ограничен и постоянен, так как для заполнения данной документации необходимо иметь соответствующий опыт.

Кто может быть подотчетным лицом?

Круг подотчетных лиц заранее определяется приказом руководителя с обязательным указанием, когда и на какой срок необходимо выдавать им финансы. Подотчетным лицом может быть любой сотрудник фирмы или физическое лицо после заключения между двумя сторонами гражданско-правового договора.

Что такое журнал регистрации и как его правильно вести, вы узнаете все по ссылке.

Важно: данное лицо не имеет право передавать полученные средства третьим лицам, и обязано отчитаться за их использование в установленные сроки:

  • Через 3 дня после их получения;
  • Через 3 дня после прибытия из командировки;
  • Через 10 дней после прибытия с загранкомандировки;
  • Через время указанное в приказе.
Учет расчетов с подотчетными лицами.
Учет расчетов с подотчетными лицами.

Законодательством РФ четко установлены правила пользования подотчетными суммами – пока сотрудник не отчитается за использование предыдущих сумм, новую он не получит.

Реквизиты и образец приказа

Приказ о назначении подотчетных лиц является нормативным документом и определяет кроме круга данных лиц, суммы выдаваемых средств и сроки на которые они предоставляются.

Приказ о подотчетных лицах складывается со следующих пунктов:

В шапке

  • Реквизиты и название организации;
  • Дата составления и утверждения документа;
  • Далее следует список подотчетных лиц, с указанием инициалов и должностей;
  • Подробная информация о суммах, выдаваемых на руки и их использование, а также обозначаются сроки по сдаче отчетности и возврата остатка;
  • Инициалы с расшифровкой руководителя или уполномоченного лица и подпись;
  • Инициалы и подпись лица, ответственного за выдачу средств.
Важно: если нормативные сроки не используются, то приказ 2016 года должен содержать в обязательном порядке сроки использования денег и предъявления отчетной документации.

Какие нужны документы для регистрации ИП — тут вы найдете всю информацию.

Так как приказ должен содержать большое количество информации составлять его следует предельно грамотно.

Данный документ не имеет унифицированной формы и составляется каждой организацией индивидуально.

Для разработки документа можно использовать уже готовый образец, корректируя его под нюансы своей организации. Такой образец можно скачать здесь.

Выводы

Приказ по подотчетным суммам — это обязательный документ для каждой организации, поэтому к его составлению необходимо отнестись с предельной аккуратностью.

Вам нужна ЭЦП, но вы не знаете как ее получить? Статья Пошаговая инструкция по получению ЭЦП: 6 основных этапов вам в этом поможет.

Ведь сумма к выдаче не ограничивается законодательством, однако к тратам следует относиться, руководствуясь здравым рассудком, так как большие траты с длительным временем использования могут вызвать подозрение.

Как оформить документы на аванс подотчетному лицу, вы увидите в этом видео:

Получите бесплатную юридическую консультацию прямо сейчас

Нет комментариев

Оставить комментарий