Для правильного составления приказа о подотчетном лице необходимо четко понимать, кем является данный работник и какими правами он пользуется, следует учесть все детали выдачи средств и предоставления отчета за их траты, также необходимо обратить внимание на сроки использования денег.
Подотчетные лица – это кто?
К таким работникам относятся лица, которые для осуществления разных целей имеют право получать из кассы учреждения деньги.
К данным целям относятся следующие:
- Командировки – для пропитания и проживания лица, выполняющего задание;
- Представительские расходы – с целью заключения договоров, совершения презентаций;
- Закупка горюче-смазочных материалов для нужд организации;
- Операционные и хозяйственные расходы;
- Экспедиции и прочие.
Также деньги выдаются филиалам компании, которые не располагают автономным балансом и не имеют собственной бухгалтерии.
Как составить приказ о назначении подотчетного лица?
Перед выдачей необходимой суммы составляется приказ, на основании которого бухгалтерия и выдает средства.
Как удержать по исполнительному листу из зарплаты, узнаете по ссылке.
Приказ – это основание для выдачи средств с целью оплаты тех или иных расходов. Также в качестве основания для данных действий может быть резолюция на служебной записке, счете и прочих бумагах.
Приказ составляется до начала всего процесса по выдаче денег и осуществлению расходов и ни в коем случае не после.
При этом в приказе уточняется, что он выдается именно на данный период для таких-то нужд и с таким-то расходом, все прочие суммы выдаются на основании отдельного документа.
Вы платите серую зарплату своим сотрудникам? Тогда посмотрите тут, чем это может вам грозить.
[stextbox id=”warning”]Важно: многие организации, чтобы сократить работу, делают все наоборот, совершая грубейшую ошибку расчетом с работником после выполнения задания. В таком случае деньги и данное лицо не являются подотчетными.[/stextbox]
Если выполнить все наоборот – сначала отчет, а затем составление документации у налоговой службы могут возникнуть нежелательные вопросы, такая трата будет расценена инспектором как займ сотруднику или купля-продажа с желанием обойти уплату налогов по внутренним расходам организации.
Выдает и подписывает приказ руководитель организации или уполномоченное им лицо, к примеру, заместитель, главный инженер или начальник отдела.
Для выдачи подотчетной суммы, бухгалтерия оформляет расходные ордера на основании заранее определенного перечня документов, среди которых основными являются авансовый отчет и доверенность.
Доверенность – это документ, благодаря которому предъявитель может выполнять определенные действия с полученной суммой от имени предприятия.
Регистрируется документ в специальном журнале.
Доверенность выдается один раз и если в ней не указаны сроки ее действия, то нормативным сроком является 1 год с дня выдачи, при отсутствии в доверенности даты выдачи, документ считается не действительным. Она имеет 1 экземпляр, сама доверенность остается у предъявителя, а ее корешок с указанием всех реквизитов у бухгалтера.
О минимальной заработной плате в различных регионах РФ узнайте здесь.
Авансовый отчет формируется после выполнения поставленной задачи, самим сотрудником, вот почему важно, чтобы круг подотчетных лиц был ограничен и постоянен, так как для заполнения данной документации необходимо иметь соответствующий опыт.
Кто может быть подотчетным лицом?
[stextbox id=”alert”]Круг подотчетных лиц заранее определяется приказом руководителя с обязательным указанием, когда и на какой срок необходимо выдавать им финансы. Подотчетным лицом может быть любой сотрудник фирмы или физическое лицо после заключения между двумя сторонами гражданско-правового договора.[/stextbox]
Что такое журнал регистрации и как его правильно вести, вы узнаете все по ссылке.
Важно: данное лицо не имеет право передавать полученные средства третьим лицам, и обязано отчитаться за их использование в установленные сроки:
- Через 3 дня после их получения;
- Через 3 дня после прибытия из командировки;
- Через 10 дней после прибытия с загранкомандировки;
- Через время указанное в приказе.
Законодательством РФ четко установлены правила пользования подотчетными суммами – пока сотрудник не отчитается за использование предыдущих сумм, новую он не получит.
Реквизиты и образец приказа
Приказ о назначении подотчетных лиц является нормативным документом и определяет кроме круга данных лиц, суммы выдаваемых средств и сроки на которые они предоставляются.
Приказ о подотчетных лицах складывается со следующих пунктов:
В шапке
- Реквизиты и название организации;
- Дата составления и утверждения документа;
- Далее следует список подотчетных лиц, с указанием инициалов и должностей;
- Подробная информация о суммах, выдаваемых на руки и их использование, а также обозначаются сроки по сдаче отчетности и возврата остатка;
- Инициалы с расшифровкой руководителя или уполномоченного лица и подпись;
- Инициалы и подпись лица, ответственного за выдачу средств.
[stextbox id=”black”]Важно: если нормативные сроки не используются, то приказ 2016 года должен содержать в обязательном порядке сроки использования денег и предъявления отчетной документации.[/stextbox]
Какие нужны документы для регистрации ИП – тут вы найдете всю информацию.
Так как приказ должен содержать большое количество информации составлять его следует предельно грамотно.
Данный документ не имеет унифицированной формы и составляется каждой организацией индивидуально.
Для разработки документа можно использовать уже готовый образец, корректируя его под нюансы своей организации. Такой образец можно скачать здесь.
Выводы
Приказ по подотчетным суммам – это обязательный документ для каждой организации, поэтому к его составлению необходимо отнестись с предельной аккуратностью.
Вам нужна ЭЦП, но вы не знаете как ее получить? Статья Пошаговая инструкция по получению ЭЦП: 6 основных этапов вам в этом поможет.
[stextbox id=”warning”]Ведь сумма к выдаче не ограничивается законодательством, однако к тратам следует относиться, руководствуясь здравым рассудком, так как большие траты с длительным временем использования могут вызвать подозрение.[/stextbox]
Как оформить документы на аванс подотчетному лицу, вы увидите в этом видео:
