Как списать трудовую книжку по закону: 4 этапа

0
258
Как списать трудовые книжки, выданные работникам?

Трудовая книжка является самым важным документом, фиксирующим трудовую деятельность работника. Поэтому правила и инструкции использования документа строгой отчетности остаются неизменными и обязательными к применению. Уничтожение книг происходит крайне редко, но и этот этап предусмотрен законодательством, поэтому очень важно знать тонкости его исполнения.

Дорогие читатели! Мы постоянно пишем актуальные и полезные материалы на наш интернет-журнал по бизнесу и финансам, подписывайтесь на наш канал в Яндекс-Дзен!

Основания для списания книжек

Трудовая книжка хранится в отделе кадров под надзором специально обученного работника. Все этапы ее применения осуществляются именно им, при этом аккуратность применения бланка является в приоритете.

Но существуют ситуации, когда повреждение книг ни коим образом не зависит от работника. К таким имеют отношение различные природные и технические факторы.

Именно в таких случаях и возможно списание трудовых книжек на основании причин, обозначенных в п. 42 Правил № 225 от 2003 года. Как указывает законодательный акт – испорченная книжка должна быть уничтожена.

При этом причиной испорченности книжки могут стать:

  • природные катастрофы, негативно влияющие на состояние бумаги, что приводит к ее испорченности;
  • аварийные ситуации;
  • изношенный документ в результате длительного применения, также подлежит списанию;
  • ошибки кадровика при заполнении бланка строгой отчетности на первичном этапе;
  • длительное хранение в помещении с повышенной влажностью.

Порядок ведения, хранения и учета трудовых книжек рассмотрен в этом видео:

Пошаговое списание документа

Важность документа и вкладыша к нему обязывает работодателей собирать специальную комиссию для его списания и фиксирования факта непригодности документа.

При этом комиссия:

  1. Может собираться из лиц, обозначенных на основании локального акта предприятия, предусматривающего для подобных случаев определенный перечень сотрудников, но не менее 3, например, работник отдела кадров, бухгалтер и штатный юрист. Так как в законодательных актах относительно проведения данной процедуры четкого регламента не существует.
  2. Комиссия обязана установить факт непригодности конкретного перечня документов, установленного на основании актов инвентаризации.
  3. Далее собирается ликвидационная комиссия, которая обязана присутствовать на процессе уничтожения документов.
  4. После проведения всех мероприятий по списанию и уничтожению бланков следует составить акт.

При этом процесс списания должен быть одобрен руководством предприятия, в результате чего издается приказ о списании и уничтожении бланков.

Важно: ликвидационная и инвентаризационная комиссии состоят из одних и тех же сотрудников, согласно законодательству, для создания каждой необходим отдельный приказ руководителя.

При этом очень важно, правильно уничтожить документы – ни одна книжка не должна уцелеть. К варианту уничтожения законодатель также не имеет требований – это может быть шредер, ножницы или сожжение.

Важно: акт списания документов — очень важен, его не только следует заполнить, но и приложить к нему все бланки, требуемые к уничтожению.

При этом на законодательном уровне нет четкого регламента относительно его заполнения, поэтому все записи произвольные с сохранением сути и структуры административного документа.

Образец акта о списании бланков трудовых книжек.

В документе должны присутствовать:

  • полное название организации;
  • ее реквизиты;
  • дата и место составления;
  • по центру название документа с обоснованием;
  • краткое изложение сути списания со ссылкой на законодательные акты;
  • указать перечнем в полном объеме количество книг – с указыванием причины списания по каждому документу;
  • перечень комиссии и подписи каждого ее члена;
  • заверяющая подпись главы комиссии или руководителя предприятия.
Акт можно заполнить как на специально распечатанном бланке, так и на листе формата А4, в двойном экземпляре с применением ручки синего или черного цвета.

Этапы мероприятия и документальное оформление

Итак:

  • изначально издается приказ руководителя о сборе комиссии для инвентаризации. Тут вы узнаете, как правильно составить приказ о проведении инвентаризации;
  • далее проводится осмотр документов и их изучение, пересчет испорченных;
  • о проделанной работе составляется акт;
  • далее на основании документа издается приказ о ликвидации книжек;
  • после чего они должны в полном объеме и без исключений ликвидироваться силами предприятия или при помощи специальных фирм за отдельную плату.

При этом на предприятии должны существовать книги по:

  • приходно-расходному учету выданных бланков и количеству трудовых книжек. Здесь содержится инструкция по заполнению журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов;
  • по движению трудовых книжек.

Важно: именно работодатель ответственен за документы строгой отчетности вплоть до ее выбытия из предприятия. На основании данных в этих журналах и происходит инвентаризация книжек.

Заключение

Инвентаризация трудовых книжек очень ответственный процесс, после переучета и отбора испорченных следует вторично их проверить и удостовериться в непригодности документов. Только после этого руководитель издаст приказ об их уничтожении.

При этом в процессе всех этапов мероприятия необходимо соблюдать четкий регламент его выполнения, соблюсти документальное оформление и уничтожить все без остатка списанные бланки.

Как составить акт на списание бланков строгой отчетности — смотрите тут:

Позвоните по телефону +7 (499) 288-03-12 или задайте вопрос и получите ответ юриста через 5 минут. Консультация бесплатная!

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here

тринадцать − девять =