Как оформляется внешняя докладная записка: 9 правил

0
14
По каким правилам составляется внешняя докладная записка? Фото: blog.mann-ivanov-ferber.ru

В целом докладная записка необходима для сохранения на предприятии порядка и надлежащего течения рабочего процесса. Нередко в ходе работы происходят форс-мажорные ситуации, виной которым могут быть различные обстоятельства и лица.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-51-68, 8 (800) 333-45-16 доб. 291 Это быстро и бесплатно!

Что такое внешняя докладная записка

Это документ, обладающий информационно-справочным характером, который может предназначаться для передачи только вверх по служебной цепочке к вышестоящему специалисту.

Предназначение данного документа – сообщение о сложившихся обстоятельствах организациям, курирующим решение подобных вопросов. Формируется внешняя бумага в случае невозможности решения вопроса внутри предприятия.

Данный тип докладной записки встречается крайне редко, однако он является допустимым в качестве официального общение с вышестоящими инстанциями. Тут вы узнаете, по каким правилам составляется докладная записка о некорректном поведении сотрудника.

Важно: для подобного рода общения между организациями используется официальное письмо.

В чем разница между докладными и служебными записками — смотрите в этом видео:

Отличия документа от внутренней записки

Разница этих двух документов заключается в небольшом перечне:

  • Во-первых, внутренняя докладная записка при составлении должна содержать наименование подразделения, из которого адресована, в то время, как внешняя содержит реквизиты организаций получателя и отправителя, место составления и исходящий регистрационный номер;
  • Во-вторых, подписи на документах – внутреннюю подписывает, составитель, если она предназначена непосредственному начальству, если же на голову выше, то удостоверять ее должен начальник составителя, а вот внешняя всегда подписывается руководством организации;
  • В-третьих, предназначение – внешняя предназначена для доклада за пределами организации, с целью привлечения к решению вопроса специалистов из вне, в то время как внутренняя призывает руководство предприятия решить вопрос в его пределах;
  • В-четвертых, внутренняя докладная записка может иметь свободную форму, а вот внешняя составляется только согласно образцу.

Кто является составителем

Составителем документа может быть любой из работников предприятия, при этом необходимы основания для ее составления, которые могут заключаться в следующем:

  • Ухудшение производственных процессов по чьей-либо вине. Как составляется докладная записка о невыполнении должностных обязанностей — читайте по ссылке;
  • Улучшение производственных показателей благодаря чьей-либо работе;
  • Отчет о выполненной работе, командированным человеком или сотрудником, которому вменялось выполнения любых процессов;
  • Изложение точки зрения по спорному вопросу, имеющему отношение к рабочему процессу;
  • Выражение несогласия, связанного с необходимостью выполнять поставленную задачу.

Форма и реквизиты внешней докладной

Форма документа может немного видоизменяться в зависимости от основания ее составления, так как она может быть:

  • Отчетной – когда составитель обязан отчитаться за результаты порученной к выполнению работы;
  • Информативная – обычно она применяется для ходатайства в поощрении кого-либо из сотрудников за достижения в труде;
  • Информационная – предназначена для просьб и требований к наказанию нарушителей трудовой дисциплины (докладная записка о нарушении трудовой дисциплины) или проведению дополнительных мер по выявлению недостач, недочетов и прочих нарушений.

Здесь вы узнаете, как правильно составить и оформить докладную записку об отсутствии работника на рабочем месте.

Образец заполнения внешней докладной.

Но в целом внешняя форма документа должна содержать:

  • Наименование организации, в которую направляется документ с полными реквизитами и ФИО руководителя;
  • Сведения о составителе – ФИО, должность;
  • Место составления и дату;
  • Исходящий регистрационный номер;
  • Название записки с основанием, в котором отчасти раскрывается тема написания;
  • Изложение сути;
  • Требования к принятию мер или предложение по устранению недочетов;
  • Перечень имеющихся приложений;
  • Дата и подпись с расшифровкой руководителя предприятия.

Пошаговая инструкция составления

Важно: для составления внешнего документа всегда используется фирменный бланк с логотипом.

Далее необходимо формировать шапку записки в правом верхнем углу, необходимо указать все реквизиты организации и инициалы руководителя, а также свои без ошибок.

По центру следует указать название документа с основанием, чтобы изначально стало ясно в чем суть дела.

Само изложение необходимо писать сжато в официальной форме, при этом если происходит жалоба необходимо указать на факт, почему действия, к примеру, начальства были оскорбительны. Требования или предложения необходимо подкрепить ссылками на статьи закона.

Совет: при этом не стоит использовать пафосных, громоздких и неграмотно построенных фраз, недопустимо употребление нецензурной лексики или излияние своего негодования.

Все свои изложения необходимо подкреплять документальными доказательствами в виде приложения к записке.

Излагая свои требования необходимо быть предельно лаконичными, с употреблением слов типа «Прошу» и прочее.

При составлении записки на нескольких листах необходимо их нумеровать. Формируется внешний документ, как правило, машинописным способом.

Как избежать ошибок

Начиная составлять подобный документ, особенно если он касается наказания кого-либо или взысканий с него, необходимо в первую очередь все хорошо взвесить – существует ли достаточное количество доказательств, оснований и при необходимости свидетелей, чтобы записка не показалась фальшью.

Ведь, если начальство сочтет ее ложью, составитель рискует получить не только выговор, но и потерять место, привлечься к административной ответственности.

Пример заполнения внешней докладной записки.

Неплохо подкрепить документ не только приложениями, но и свидетельскими показаниями или видеосъемками, фотографиями.

Важно: составленная докладная записка с ошибками или не по форме считается юридически ничтожной, и не имеет оснований для побуждения начальства к действиям.

Пример внешней докладной записки

ООО «АЛМАЗ» Генеральному директору ЗАО «Альтернатива»

Отдел продаж Петрову Ивану Васильевичу

Докладная записка №5 «О недостаче»

Довожу, до Вашего ведома, что 1.01. 2017 года при инвентаризации склада были обнаружены неучтенные ящики с моторами для пусконаладочной установки на сумму 1 млн. рублей.

Прощу издать указ об инвентаризации склада уполномоченной комиссией, на основании приложенных документальных доказательств.

С уважением

Директор по продажам ООО «АЛМАЗ»

Антонец Егор Егорович (подпись)

3.02.2017 года

Заключение

В целом докладная записка любого типа составляется практически одинаково, разница лишь появляется в адресате, подписях документа и ее виде, ведь она может иметь, как негативный характер, так и положительный.

При этом форма и бланки документа — одинаковых вариантов для направления в любое вышестоящее учреждение.

Какие дисциплинарные взыскания могут быть использованы после получения докладной записки — смотрите тут:

Позвоните по телефону +7 (499) 703-51-68, 8 (800) 333-45-16 доб. 291 или задайте вопрос и получите ответ юриста через 5 минут. Консультация бесплатная!

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here

тринадцать − 11 =