10 правил заполнения журнала учета трудовых книжек

10 правил заполнения журнала учета трудовых книжек

0 1319
Как правильно заполнить журнал учета трудовых книжек?

Для учёта трудовых книжек работников необходим специализированный журнал учёта. При его заполнении исключается произвольная форма. Журнал оформляется и хранится по определённым правилам, утверждённым Министерством труда Российской Федерации.

Как выглядит журнал учета трудовых книжек?

Журнал учёта трудовых книжек представляет собой книгу, состоящую, как минимум, из нескольких страниц с 13 графами. Все листы журнала имеют формат А4.

Кто и как учитывает документы в журнале?

Учётом документации занимается один из сотрудников отдела кадров или иной службы, ответственной за кадровую политику организации. В его обязанности входит занесение данных, которые содержатся в трудовых книжках принятых на работу сотрудников. Если в трудкнижке работника присутствует вкладыш, он также подлежит регистрации.

Больше информации о том, как правильно составить и вести журнал выдачи трудовых книжек на руки, вы можете получить здесь.

Форма ведения журнала учета трудовых книжек

Трудовым законодательством Российской Федерации установлена строгая форма, в соответствии с которой заполняется журнал учёта трудовых книжек. Данные, содержащиеся там, распределяются следующим образом:

  1. в первой графе проставляются по порядку все номера трудовых книжек, сданных сотрудниками;
  2. во второй, третьей и четвёртой графах записываются даты принятия сотрудников;
  3. пятая графа служит для записи имён, фамилий и отчеств (полностью);
  4. шестая графа предназначена для серий и номеров трудовых книжек;
  5. в седьмую графу вносятся названия специальностей и профессий, разряды, квалификации и категории работников;
  6. в восьмую графу записывается название организации, принявшей работников;
  7. в девятой графе указываются основания, согласно которым тот или иной сотрудник был принят на работу в организацию, а также записывается номер соответствующего приказа;
  8. в десятой графе расписывается кадровик;
  9. в одиннадцатой графе записывается стоимость трудовых книжек или вкладышей, оплаченных работниками;
  10. двенадцатая и тринадцатая графы предназначены соответственно для даты получения на руки трудкнижки при увольнении и росписи за неё работника.

В случае, если на работника был оформлен вкладыш, при увольнении он расписывается за него отдельно.

Журнал учета трудовых книжек — образец заполнения с примерами:

Образец заполнения журнала учета трудовых книжек.
Образец заполнения журнала учета трудовых книжек.

Как опломбировать журнал?

Журнал учёта трудовых книжек либо пломбируется, либо опечатывается сургучной печатью. Сургуч захватывает часть бумажного листа, обложки и шнуровки. Пломба должна стоять на выступающих кончиках шнуровки.

Пломба представляет собой уникальное индикаторное устройство, снабжённое номером. Индикатор применяется однократно для обнаружения незаконного доступа к журналу. На титульном листе журнала необходимо зафиксировать номер пломбы.

Узнать, как правильно вести журнал регистрации входящих документов и скачать его образец, вы можете в этой статье.

Журнал учета трудовых книжек: образец и порядок ведения

Ввиду наличия установленной законодательством формы, для заполнения и оформления журнала учёта трудовых книжек используется строго определённый образец. 

Журнал учета трудовых книжек — образец скачать вы можете по этой ссылке.

Заполненный журнал учета трудовых книжек и вкладышей к ним.
Заполненный журнал учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

Как прошить журнал учета трудовых книжек?

Страницы должны быть прошиты нитками и пронумерованы.

Журнал прошнуровывается, закрепление кончиков шнуровки делается с помощью листка бумаги.

На этикетке, которой снабжается лицевая обложка, записываются:

  • наименование журнала;
  • даты начала и окончания записей;
  • подпись кадровика (может стоять также на оборотной стороне обложки).
Журнал учета трудовых книжек - образец по ЗАО.
Журнал учета трудовых книжек — образец по ЗАО.

На листке, приклеенном с внутренней стороны обложки, также записывается число страниц в журнале. Журнал заверяет своими подписями руководство организации.

Как правильно вести и хранить на предприятии журнал регистрации приказов по основной деятельности — читайте в нашей новой публикации.

Для записей в журнале учёта трудовых книжек используются чернильные, шариковые или гелевые ручки. Паста должна быть синей, фиолетовой или чёрной. Недопустимы зачёркивание и корректирующая жидкость! Если допущена ошибка, кадровик обязан письменно зафиксировать это в журнале.

Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним — скачать образец заполненного бланка вы можете тут.

Журнал учёта трудовых книжек ведётся до окончательного заполнения, затем передаётся в архив, где хранится 75 лет.

Как правильно заверить журнал учета трудовых книжек на предприятии, вы можете узнать в этом видео-уроке:

Получите бесплатную юридическую консультацию прямо сейчас

Нет комментариев

Оставить комментарий