5 основных правил заполнения журнала регистрации трудовых договоров

5 основных правил заполнения журнала регистрации трудовых договоров

2 1004
Как правильно заполнить журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?

Как мы знаем, при приеме сотрудника на работу между фирмой и нанимаемым человеком заключается трудовой договор. При необходимости вносить какие-либо изменения заключается также дополнительное соглашение. Трудовой договор является обязательной и очень важной формой сотрудничества сторон. Для упорядочивания и учёта сотрудников фирма нуждается в журнале, где регистрируются и упорядочиваются документы, связанные со всеми действиями фирмы в сфере взаимодействия с ратниками.

Данный журнал называется журналом для регистрации трудовых договоров. Выясним же, для чего он нужен и как с ним работать.

Обязательность ведения журнала регистрации трудовых договоров на предприятии

Для многих кадровиков и менеджеров вопрос о ведении журнала остаётся открытым. С одной стороны, ответственность за его отсутствие не предусмотрена. С другой стороны, упорядочивание документации все-таки необходимо.

Если обратиться к руководителям крупных и успешных организаций, то выяснится, что их кадровики и менеджеры такой журнал ведут. Поэтому поверим тем, кто видит залог успеха в единой структуре и организованности.

Узнать, как правильно вести на предприятии журнал регистрации входящих документов и скачать его образец, вы можете тут.

Назначение журнала

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений нужен, нетрудно догадаться, для того, чтоб вести учёт данных обо всех трудовых договорах предприятия/организации и дополнительных соглашениях к ним.

В журнал вносится информация о самом документе, о дате его заключения, факте отправки и получения. С этим журналом предприятие будет избавлено от путаницы в документах, потери договоров и уничтожения их копий.

Журнала регистрации трудовых договоров: образец и порядок заполнения

Титульный лист журнала регистрации трудовых договоров.

Регистрационной формой журнала может служить обычная тетрадь с разлинованными графами. Поэтому для заполнения подойдёт покупная тетрадь со всеми необходимыми графами (продаваемые тетради часто уже бывают разлинованы нужным образом), в которые останется лишь внести нужные сведения.

Журнал заполняется в соответствии со стандартными правилами делопроизводства. Но если необходимо внести корректировки, то можно спокойно вносить столбцы и убирать их.

Так как же именно принято заполнять журнал?

На титульнике журнала указываются:

  • полное наименование предприятия/организации или ИП;
  • название журнала;
  • дата начала отчета;
  • дата окончания отчета.

Далее пронумеровывают все страницы журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений (и заполняемое и незаполненные).

На первой странице не принято что-то писать. На ней можно указать основные правила заполнения и ведения журнала.

На второй странице излагается информация об ответственных за данный журнал лицах. Обычно это делается таблицей, потому что ответственное лицо может измениться.

В таблице укажите:

  • порядковый номер;
  • временной период;
  • ФИО ответственного лица; его должность;
  • основание, для поручения веления журнала;
  • подпись лица.

После начинаем уже непосредственно заполнение журнала (таблицы из обычно 11 столбцов)

Журнал регистрации трудовых договоров — образец бланка для заполнения:

Бланк журнала регистрации трудовых договоров.

Иной вариант заполнения журнала:

Заполненный образец журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Столбец 1

Указывается регистрационный номер договора/соглашения (не путать с номерок трудового договора).

Столбец 2

Дата, когда договор был заключён.

Столбец 3

Непосредственно номер трудового договора/соглашения.

Столбец 4

Фамилия работника и его инициалы.

Столбец 5

Профессия работника/ должность.

Столбец 6

Структурное подразделение, в которым осуществляет свою деятельность работник.

Столбец 7 и 8

Они объединены в одну графу и называются сроком действия. В графе указывают дату заключения договора и дату его расторжения.

Иногда с этой графой возникают трудности, потому что договор может продлеваться автоматически, или же сотрудника могут перевести на постоянную работу.

Что такое журнал регистрации приказов по основной деятельности и как его правильно заполнить — читайте в этой статье.

Столбец 9

Характер работы (эта работа для сотрудника является работой по совместительству/основной работой).

Столбец 10

Здесь нужно указывать дополнительные соглашения, законченные с сотрудником.

Столбец 11

Примечания и дополнения.

Пояснения к заполнению журнала

Проясним некоторые моменты в заполнении:

  1. Так столбец 3 для удобства можно разбить на 2 подграфы (одну договоров, вторую для соглашений).
  2. При регистрации соглашений выписывайте только номер соглашения, а основные сведения указывайте в столбце 10.
  3. Номер соглашения к определенному договору вписывают в столбец 3 или 11. Тогда отыскать все дополнительные соглашения к одному договору будет гораздо проще.
  4. На последней странице указывайте, что журнал закрыт, опечатан и сдан в архив. Также обязательно указывайте дату.
  5. Напишите количество заполненных страниц и информацию о договорах (номера из столбца 1). После укажите должность и фамилию ответственного лица, а также основание (приказ/решение/распоряжение с датой и номером).

Журнал регистрации трудовых договоров — образец скачать бесплатно вы можете по этой ссылке.

Если договоров и соглашений много, то можно начинать нумерацию с начала каждый год. Если же их немного, то можно продолжать прежнюю нумерацию.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений необходимо прошить, а при сдаче в архив опломбировать. В соответствии с требованиями ФАС журнал хранится 75 лет (предусмотрено переменки типовых документов управления).

Узнать, как правильно заполнять журнал регистрации исходящих документов и скачать его образец, вы можете здесь.

Журнал регистрации трудовых договоров в электронном виде

В случае, если привычная многим бумажная форма журнала кажется неудобной и устаревшей, есть возможность ведения журнала в электронном формате. В случае чего его всегда можно распечатать.

Электронную версию журнала удобнее всего вести в MS Excel.

Преимущества электронной формы

  • возможность быстрого поиска в документе;
  • оптимизация работы;
  • фиксированный контроль за верным оформлением;
  • лучшая конфиденциальность журнала;
  • более простой формат исправления ошибок;
  • меньше затрат па ведение;
  • простота выдачи выписок и справок.
Заполненный образец журнала регистрации трудовых договоров.
Заполненный образец журнала регистрации трудовых договоров.

Ошибки при ведении бумажного журнала

При обнаружении существенной ошибки в уже частично заполненном журнале его необходимо досрочно закрыть. Для этого на последней странице делают запись о досрочном закрытии журнала по причине ошибки. После заводится новый документ.

Затем можно завести новый документ с сопутствующим распоряжением об этом. Изменения в журнале могут быть различными: от перевода на другую работу и отстранения до изменения работодателя или условий работы.

В изначальный трудовой договор не принято вносить подробные изменения, потому что они будут содержаться в соглашении. Количество соглашений к может быть ограничено. На крупных предприятиях даже есть практика ведения журнала исключительно для дополнительных соглашений. Правила его заполнения идентична той, о которой говорилось выше.

Обязательно ли проводить на предприятии инструктаж по пожарной безопасности и как правильно заполнить соответствующий журнал об инструктаже — читайте в нашей новой публикации.

Надеемся, статья послужит ориентиром и поможет верно вести журнал. А подробная информация позволит лишь усовершенствовать уже существующий журнал.

Получите бесплатную юридическую консультацию прямо сейчас

2 Комментрии

  1. То есть журнал регистрации трудовых договоров нужен только для удобства делопроизводства. И никакой ответственности за его отсутствие нет?

  2. Какая ошибка в ведении журнала регистрации трудовых договоров считается существенной? Ошибка в названии должности — существенная? И в самом журнале, получается, нельзя ошибку исправлять, обязательно новый заводить? И еще по поводу ведения журнала в электронной форме — нужно ли его распечатывать, например, раз в квартал (год, 3 года и т.п.) или можно хранить только в электронном виде?

Оставить комментарий