8 правил формирования кадрового делопроизводства

0
36
Как вести кадровое делопроизводство?

Чтобы компания эффективно работала необходимо грамотно построить делопроизводство внутри нее, чтобы учитывалось каждое передвижение бумаг и соблюдались все нормы хранения, а также их грамотного оформления.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-51-68, 8 (800) 333-45-16 доб. 291 Это быстро и бесплатно!

Что собой представляет кадровое делопроизводство

Это процесс формирования документооборота, относящегося к трудовым отношениям, сложившимся на производстве.

Чтобы данный процесс качественно выполнялся необходимо:

  • Заполнять документы с учетом всех правил;
  • Грамотно и удобно их хранить;
  • Своевременно корректировать информацию;
  • Вести номенклатуру;
  • В срок уничтожать

Качественное ведение дел очень важно, если учитывать, что каждый документ с юридической точки зрения имеет вес, так как он может выступать основанием для признания профнепригодности работника или применение в его отношении дисциплинарного взыскания.

На основании производственных документов допустимо получить доказательства правонарушения или опровергнуть его наличие, они дают возможность разграничить работников и четко определить права и обязанности каждого.

Как вести кадровое делопроизводство в программе 1С вы можете посмотреть тут:

Законодательная база

Важно: основным законодательным актом, регулирующим вопросы формирования документов и управления ими, является Трудовой Кодекс.

Кроме этого для постановки грамотного документооборота необходимо знать:

  • ФЗ от 1995 года о правилах работы с персональными данными работников;
  • ФЗ № 98 с правилами о коммерческой тайне;
  • ФЗ № 181 с нормами об охране труда;
  • ГОСТом Р 6.30-2003, указывающим на стандарты формирования большинства документов;
  • Постановление о правилах заполнения трудовых книжек и Госкомстата от 2004 года.
Кроме этого важно ознакомиться с методическими пособиями по составлению и ведению различных кадровых бумаг.

Кто ведет документацию

Обычно кадровыми бумагами занимается отдел кадров, который в зависимости от масштабов фирмы может состоять из одного человека, тогда ему вменяются все процессы ведения документации или из нескольких – у каждого из них свои обязанности.

Если компания небольшая и руководитель не имеет возможности обеспечивать большой штат сотрудников, он может вменить данные обязанности секретарю.

Перечень обязательных и дополнительных кадровых документов

На любом предприятии набор кадровых документов зависит от многих факторов – вид деятельности организации, его масштабы и прочее, но существует стандартный перечень бумаг предприятия, которые всегда должны быть в наличии на производстве любого формата.

Обязательные кадровые бумаги:

  • Трудовые договора с сотрудниками, их книжки и личные карточки;
  • Документы, являющиеся основанием и доказательством приема на работу руководителя организации;
  • Табель учета рабочего времени. Тут вы узнаете, как составить журнал и табель учета рабочего времени;
  • Штатное расписание, условно обязательный акт;
  • Документы по предоставлению ежегодных оплачиваемых отпусков – приказ, график отпусков, расчетный лист и локальный акт, утверждающий его форму;
  • Правила трудового распорядка;
  • Положение о работе с персональными данными штата;
  • Документы воинского учета;
  • Бумаги с результатами специальной оценки условий труда;
  • Инструкции по безопасности труда. Здесь вы узнаете, как правильно вести на предприятии журнал регистрации инструктажа по пожарной безопасности;
  • Номенклатура дел;
  • Документы, на основании которых происходит уничтожение старых бумаг.

Кроме этого основными являются акты и положения, требуемые в определенных случаях:

  • На основании, которых происходят изменения условий контрактов;
  • Предназначенные для увольнения граждан или их привлечение к дисциплинарному взысканию;
  • Договоры о материальной ответственности и ученические;
  • Документы для оформления ученических отпусков;
  • Положения об аттестации, присвоении квалификационных разрядов, профессиональной подготовке и переподготовке кадров;
  • Документы относительно деления ежегодного отпуска, отзыва из него, его продления, замены компенсацией и предоставления неоплачиваемых дней;
  • Бумаги по предоставлению дополнительного отдыха по уходу за ребенком инвалидом или малолетним ребенком, декретного отпуска, для выплаты пособия при пополнении в семье;
  • Бумаги, указывающие на вариант работы в период декрета или при его прекращении с последующим выходом на работу;
  • Положения о коммерческой тайне, об оплате труда, о премировании, о предоставлении надбавки и компенсационных выплат;
  • Положения о ненормированном графике, сверхурочной работе, разделенном рабочем дне, сменном графике и прочих особенностях, относительно изменений рабочего графика;
  • Обязательства по прохождению медосмотра;
  • Документы о расследовании производственного несчастного случая, возникновения профзаболеваний;
  • Документы об учете мнения профсоюза и восстановлении в должности сотрудников.
Что такое кадровое делопроизводство?

Кроме основной документации существует рекомендованная или дополнительная:

  • Личные дела сотрудников;
  • Коллективный договор;
  • Должностные инструкции;
  • Положения о поощрениях, командировках, производственном совете;
  • Инструкция по кадровому делопроизводству;
  • Бумаги для определения улучшенных норм с целью выдачи СИЗ;
  • Документация для оформления передачи бумаг в архив.

Цель и основы процесса

Целью делопроизводства в каждом конкретном случае являются конечные потребности производства – направление деятельности предприятия, эффективность управления, реализация поставленных задач.

При этом делопроизводство базируется на основных принципах:

  • Эффективность;
  • Надежность;
  • Оперативность;
  • Комплексность;
  • Упорядоченность;
  • Целесообразность;
  • Следование букве закона.

При этом не лишним будет соблюдение таких факторов как:

  • Унификация;
  • Стандартизация;
  • Систематизация;
  • Децентрализация;
  • Системность.

Правила формирования делопроизводства на предприятии

Чтобы сформировать делопроизводство на предприятии с нуля необходимо выполнять следующие этапы:

  • Обеспечить всем необходимым – образцами бланков, нормативными актами, применить кадровую программу;
  • Необходимые инструменты – устав и прочие учредительные документы, являющиеся инструкцией в осуществлении основных этапов делопроизводства;
  • Выполнить оформление директора;
  • Составить перечень требуемых в работе документов;
  • Подготовить все документы, указанные в списке;
  • Назначить ответственное лицо за ведение книг;
  • Оформить весь персонал на работу;
  • Обеспечить выполнение всех необходимых операций.

Требования к ведению делопроизводства

Необходимость ведения делопроизводства зависит от правовой формы предприятия, например:

  1. ООО должно обязательно вести делопроизводство с соблюдением норм составления бумаг, даже если его штат складывается из одного участника, который является бухгалтером, учредителем и директором в одном лице.
Важно: необходимость возникает из-за правоотношений между участником и предприятием, где ООО является работодателем.
  1. ИП обязано формировать данный процесс только при наличии штатных сотрудников, при этом работодатель не оформляет себя в качестве наемного работника, если он занимает должность директора.
Способы ведения кадрового делопроизводства в удаленных филиалах.

При этом для предпринимателя является обязательной к составлению следующая документация:

Важно: в данном случае при формировании определенных бумаг ИП не обязан соблюдать принятые нормы.

Ответственность

Все участники трудовых правоотношений ответственны за несоблюдение требований законодательства при ведении документации, они несут административную и материальную ответственность за ущемление прав трудящихся. При этом ООО может иметь более серьезные последствия, нежели ИП.

Заключение

Наличие грамотно налаженного делопроизводства на предприятии является залогом эффективного управления персоналом, что обеспечивает слаженный производственный процесс и беспрерывный контроль происходящих изменений, что в свою очередь гарантирует своевременное реагирование на ситуацию с целью ее исправления.

Список обязательных и дополнительных документов кадрового делопроизводства — в этом видео:

Позвоните по телефону +7 (499) 703-51-68, 8 (800) 333-45-16 доб. 291 или задайте вопрос и получите ответ юриста через 5 минут. Консультация бесплатная!

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here

пять × 1 =