Как составить инструкцию секретаря-делопроизводителя: 5 основных разделов

Как составить инструкцию секретаря-делопроизводителя: 5 основных разделов

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя.

В настоящее время на рынке труда секретарь-делопроизводитель является одной из востребованных профессий. Эта должность существует в штате каждой организации, и по праву считается, что сотрудник, занимающий эту должность, владеет всей оперативной информацией компании и является «правой рукой руководителя».

Он обеспечивает административную и управленческую поддержку директору предприятия. Поэтому к секретарю предъявляются высокие требования. Он должен быть не только хорошим делопроизводителем, но и обладать организаторскими способностями.

Современный секретарь-делопроизводитель: понятие, обязанности и права

Современный секретарь-делопроизводитель — инициативный помощник главы компании, обладающий необходимыми профессиональными знаниями и навыками, а также компетентный в принятии решений.

Профессиональные и личностные качества секретаря начальника должны отвечать ряду требований.

Перед тем как создать собственный бизнес, необходимо составить бизнес-план. Подробный бизнес-план стоматологического кабинета вы найдёте по ссылке.

К профессиональным качествам относят:

  • квалифицированные навыки (наличие специального образования);
  • рациональность, организованность и самодисциплина;
  • проявление дипломатичности и вежливости при переговорах и неразглашение коммерческой тайны.

К основным личным качествам относят:

  • аккуратность;
  • инициативность;
  • ответственность;
  • коммуникабельность;
  • опрятность.
В каких случаях необходимо приостановление деятельности юридического лица? Подробная информация есть в этом материале.

Все обязанности секретаря-делопроизводителя можно классифицировать по функционально-технологическим признакам:

  1. Служебно-коммуникационные, а именно приём посетителей, переговоры по телефону, служебные командировки, заказ гостиничных номеров и билетов.
  2. Координационные обязанности. К данной группе относят подготовку и протоколирование совещаний и заседаний, согласование взаимоотношений различных звеньев управления.
  3. Контрольно-оценочные обязанности. Контролю подлежат документы организационно-распорядительного характера и отдельные поручения руководителя.
  4. Аналитические обязанности связывают с получением, обработкой и распределением поступающих сведений.
  5. Информационно-технические обязанности, а именно ведение делопроизводства и контрольно-регистрационных карточек, формирование дел и обеспечение их сохранности, планирование рабочего дня начальника.

Ключевые права (полномочия) секретаря-делопроизводителя:

  1. Запрашивать сведения, в том числе и конфиденциальные, для решения задач.
  2. Требовать обеспечение комфортными и оптимальными условиями для выполнения возложенных на него обязанностей и сохранения документов.
  3. Самостоятельно принимать компетентные решения.

Агенство по подбору персонала очень интересный вариант собственного дела. Как открыть кадровое агенство — читайте здесь.

Требования к секретарю-делопроизводителю.
Требования к секретарю-делопроизводителю.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя: требования к оформлению, образец

Этот нормативный документ издаётся предприятием с целью определения должностного статуса сотрудника, закрепляет его обязанности, регламентирует организационно-правовое положение, устанавливает ответственность.

Инструкция, не соответствующая требованиям законодательства по труду, не обладает правовой силой.

Выгоден ли чайный бизнес? Стоит ли открывать свой магазин чая? Полезная статья на эту тему по ссылке.

Утверждённая управляющим или его заместителем должностная инструкция секретаря-делопроизводителя разрабатывается отделом кадрового учёта на общем бланке учреждения с обязательными реквизитами:

  • название организации (полное наименование согласно уставу предприятия);
  • гриф утверждения;
  • название вида документа и заголовок к тексту;
  • место составления;
  • дата документа и подпись.

Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя можно скачать здесь.

Положения должностной инструкции проходят согласование с юридической и кадровой службой. Далее, секретарь подписывает документ, проставляя визу: с инструкцией ознакомлен, дата, роспись. Инструкция составляется в 2-х экземплярах. Первый — подлежит хранению в личном деле, второй экземпляр передаётся непосредственно сотруднику.
Типовой образец должностной инструкции.
Типовой образец должностной инструкции.

Основные разделы должностной инструкции

Структура должностной инструкции содержит следующие основные пункты:

  1. Основные положения. Указывается полное название должности, закрепляется область деятельности секретаря, порядок назначения, замещения и увольнения с должности, требования к уровню квалификации (образование, стаж), устанавливается система подчинения, прописываются нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться секретарь в процессе трудовой деятельности.
  2. Должностные обязанности. Устанавливается перечень закреплённых работ.
  3. Права. Прописываются полномочия, предоставленные секретарю для самостоятельного принятия решений по всем возникающим обстоятельствам в пределах его компетенции.
  4. Ответственность. Закрепляется персональная ответственность секретаря за неисполнение или некачественное выполнение трудовых обязанностей. В этом пункте можно указать критерии и условия, по которым будет оцениваться качество работы и степень исполнения установленных обязанностей.
  5. Взаимоотношения. Раздел содержит сведения о структурных подразделениях и работниках, с которыми секретарь взаимодействует в процессе выполнения обязанностей.
Свой журнал или другое издание может стать неплохим источником дохода. О том, как создать электронный журнал читайте в этом материале.
Обязанности секретаря-делопроизводителя.
Обязанности секретаря-делопроизводителя.

Единая форма должностной инструкции российским законодательством не установлена.

Но рекомендуется при её составлении руководствоваться актами методического характера, например, Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Какую прибыль может принести производство натяжных потолков? Примеры, основные плюсы и минусы такого бизнеса есть по ссылке.

Поэтому любое предприятие самостоятельно принимает решение, какие положения и условия прописать в этом документе. Допускается объединение пунктов, а также внесение дополнительных «оригинальных» элементов («Организация рабочего места»).

Грамотно составленная должностная инструкция является документом длительного действия и требует внесения корректировок после масштабных организационно-структурных преобразований в компании, повлёкших изменение полномочий и прав работников.

О том, как работают должностные инструкции смотрите в этом видео:

Получите бесплатную юридическую консультацию прямо сейчас

Нет комментариев

Оставить комментарий