Руководство по заполнению расходного кассового ордера на предприятии: 12 этапов

Руководство по заполнению расходного кассового ордера на предприятии: 12 этапов

Правила заполнения расходного кассового ордера.

В бухгалтерском учете особое внимание уделяется правильному оформлению первичных документов. По правилам бухучета, предприятия обязаны хранить деньги в банке на специальном расчетном счете.

Большинство финансовых операций предприятия осуществляется через банк, но некоторые операции до сих пор проводятся через кассу предприятия. Для выдачи средств из кассы используется расходный кассовый ордер (сокращенно РКО).

Что такое расходный кассовый ордер и где можно скачать бланк в формате Word?

Расходный кассовый ордер – это первичный документ, используемый для учета движения денежных средств из кассы. Может заполняться вручную или на компьютере.

Для учёта движения средств также используется приходный кассовый ордер. Подробная информация — по ссылке.

Кто и как оформляет этот ордер: образец и реквизиты

РКО оформляет кассир или бухгалтер и отдает для подписи начальнику и главбуху. На документе, помимо этих подписей, должна стоять подпись кассира в качестве ответственного лица за проведенную операцию и дата, когда была совершена выдача денежных средств из кассы.

Сумма выдаваемых из кассы денег не должна быть выше 100 тысяч рублей.

Получатель средств по ордеру получает на руки корешок – квитанцию с указанной к получению суммой и датой.

Печать и подписи на корешке не проставляются, но реквизиты заполняются точно также как и в РКО.

Расходный кассовый ордер оформляется в следующих случаях выдачи денежных средств из кассы:

  • Когда деньги из кассы сдаются в банк;
  • При передаче денег под отчет;
  • При передаче денежных средств сотруднику компании в виде аванса;
  • При выплате заработной платы персоналу через кассу.

Должностные инструкции регулируют обязанности сотрудников. Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя смотрите в данной публикации.

В ИП деньги могут браться из кассы на личные нужды предпринимателя или на оплату различных услуг. В таких случаях тоже оформляется расходный кассовый ордер.

Ниже на картинке показан образец правильно заполненного расходного кассового ордера. Скачать бланк в формате Word можно по этой ссылке.

Образец заполнения расходного кассового ордера.
Образец заполнения расходного кассового ордера.

Порядок заполнения РКО

Хотя сам алгоритм заполнения формы РКО может быть любым, реквизиты должны быть заполнены в соответствии с принятыми в делопроизводстве правилами. На документе должна стоять печать организации.

Чаще всего расходный ордер заполняют в следующем порядке:

  1. Сначала указывается в заголовке название предприятия и его структурного подразделения. Если подразделения нет – в этой графе ставится прочерк.
  2. В графе «Номер документа» ставится номер документа. Обычно ставят порядковый номер, но можно поставить любое другое число, главное, чтобы этот номер не повторялся в других кассовых ордерах в день оформления документа.
  3. В графе «Дата составления» ставится дата создания и заполнения документа в формате: ДД.ММ.ГГ. Пример: 06.12.2016 г.
  4. Вводят код в графу ОКПО. Код ОКПО вписывается в соответствии с данными государственной статистики, и присвоенному предприятию номеру.
  5. Заполняется графа «Выдать». В ней указывается ФИО получателя в дательном падеже. Например, Кирпичеву Ивану Ивановичу.
  6. В графе «Основание» дается информация о том, на какие цели выдаются средства.
  7. В графе «Сумма» указывается сумма денежных средств, выданная из кассы. Сумма в рублях пишется прописными буквами, например: тысяча девятьсот рублей. Копейки указываются цифрами, если их нет, то в графе ставят нуль.
  8. В графе «Приложение» указывается причина выдачи денег, например: аванс, кредит, заработная плата.
  9. В статье «Приложение» указывается документ, на основании которого выдаются денежные средства. Это могут быть приказы руководителей, квитанции, доверенности. Указанные документы должны прилагаться к кассовому ордеру.
  10. В графах «Подпись руководителя» и «Подпись Главного бухгалтера» расписываются уполномоченные на это лица. Рядом с подписями делают расшифровку своих фамилий.
  11. В графе «Получил» получатель записывает сумму, которую он получил. Процесс заполнения этой графы аналогичен заполнению графы «Сумма». Ниже получатель расписывается и ставит дату получения денег. Также указывается документ, удостоверяющий его личность.
  12. Ниже в графе «Выдал» пишутся фамилия и инициалы кассира, выдавшего денежные средства, и ставить его подпись.
Каждое предприятие обладает активами, запасами и пр. Как производится учёт материально-производственных запасов смотрите по ссылке.
Пример расходного кассового ордера.
Пример расходного кассового ордера.

Приходно-кассовый ордер подписывается руководителем до того, как будут выданы деньги из кассы.

Документ остается в кассе. Данные о проведенной операции записываются в кассовый журнал.

В документе еще имеются графы, в которых указываются регистры бухгалтерских счетов. Они заполняются только в том, случае если предприятие не использует патентную систему налогообложения, систему налогообложения на вмененный или единый налог, то есть по упрощенной схеме.

При открытии бара, кафе или ресторана может потребоваться оформление лицензии на алкоголь. Подробная информация - в этом материале.

Для крупных предприятий, на которых используется план бухгалтерских счетов, эти графы заполняются в соответствии с принятыми правилами бухгалтерского учета. В кредит вписывается номер 50, который соответствует счету 50 «Касса».

В дебете указывается счет, куда списываются деньги из кассы. Например, при сдаче выручки в банк, деньги из кассы списываются на счет 51 «Расчетный счет». Приходный кассовый ордер хранится в кассе предприятия.

Журнал расходов.
Журнал расходов.

Что делать, если расходный кассовый ордер оформлен неправильно?

В бухучете приняты правила, согласно которым, в документах не должно быть помарок или зачеркиваний. Эти же правила относятся и к РКО.

При открытии собственного бизнеса нужно регистрировать ИП или ООО. О плюсах и минусах — читайте по ссылке.

Если документ еще не был принят к учету, то его просто уничтожают и составляют новый.

Но бывает, что принимающий бухгалтер заметил несоответствие не сразу, а тогда, когда была уже внесена запись в журнале то, в таком случае запись в журнале кассы о выданном документе перечеркивают по диагонали с ручкой с красными чернилами – красное сторно.

Лизинг — по сути одна из форм рассрочки. Действующую редакцию закона о лизинге вы найдёте здесь.

Вносят исправления только при наличии письменного разрешения руководителя и главбуха. Самостоятельная правка, без соответствующего письменного разрешения, недопустима.

После получения разрешения создают новый расходный кассовый ордер, а в журнале кассы делается соответствующая запись. К журналу прилагается записка от руководителя о внесенных исправлениях.

Об оформлении расходного кассового ордера в 1С: Упрощёнка вы узнаете из этого видео:

Получите бесплатную юридическую консультацию прямо сейчас

Нет комментариев

Оставить комментарий