Заполняем спецификацию по договору поставки: 6 основных реквизитов

Заполняем спецификацию по договору поставки: 6 основных реквизитов

Зачем нужна спецификация к договору поставки?

Рыночные отношения сейчас развиваются очень стремительно. Требуется всё больше знаний, связанных с юридическим оформлением сделок. С теми или иными особенностями из этой сферы приходится сталкиваться даже обычным гражданам.

Спецификация – документ, который присутствует практически в каждом виде правоотношений.

Основные понятия

В правовом и экономическом смысле спецификация – обязательное письменное приложение, оформленное в двух оригинальных экземплярах. Она прилагается к любому договору поставок, другим аналогичным документам.

В спецификации подробно описывается товар, ставший предметом договора. Обязательно указание всех основных характеристик. Это касается как качественных, так и количественных показателей.
Пример спецификации.
Пример спецификации.

На практике часто случается так, что в спецификации перечисляются только основные положения, без конкретики. Сложные технологические термины в таком документе описывать не очень удобно.

Особенно учитывая долгосрочный характер многих заключаемых соглашений. И неоднократность самих поставок. В этом случае достаточно изменить саму спецификацию, основной договор никак не меняется.

Какие данные указываются в спецификации к договору поставки?

Установленный единый образец данного документа в РФ отсутствует. Предприниматели оформляют его индивидуально, с учётом своих собственных требований и условий сделок.

Хотите знать в какие сроки можно зарегистрировать ООО в ИФНС? Ответ вы найдете по ссылке.

Но существует ряд сведений, которые в спецификации должны присутствовать. Заполнение практически всегда предполагает использование табличных форм.

Обязательно указание:

  1. Данных о таре, стоимости дополнительных услуг при необходимости.
  2. Суммы договора поставки.
  3. Единицы измерения для товара.
  4. Количества товаров.
  5. Наименований поставляемых ценностей.
  6. Порядкового номера товара.

Спецификация и её форма

Количественные и качественные показатели, указанные в спецификации, могут меняться на протяжении всего срока, пока действует договор. Конкретные графы просто переписываются, либо добавляются каждой из сторон.

Отметка о наличии спецификации обязательно проставляется в самом договоре.

Её ставят в разделе, касающемся порядка поставок. После чего обе стороны отношений ставят свои подписи. Иначе документ не получает юридическую силу.

Нужен налоговый календарь на 2016-2017 для ИП? Тогда обратитесь сюда.

Правила заполнения документа

Стандартное количество столбцов в спецификациях – 8.

Иногда создают список, для более удобного восприятия информации. Отдельные графы посвящаются суммам НДС, соответствию товаров ГОСТам, другим установленным стандартам.

Если отсутствует подпись хотя бы одной из сторон – спецификацию могут не исполнить. Тогда перестают считать, что договор составлен и согласован.

К заполнению документа предъявляется несколько основных требований.

  1. Обязательно наличие подписей с печатями, даты заключения договора.
  2. Важно правильно заполнить реквизиты для каждой стороны. Поставщик и покупатель полностью указывают свои данные. Их упоминают два раза. В начале документа пишут о наименовании. Реквизиты стоят в конце, уже после таблицы. Главное, чтобы сведения совпадали с тем, что написано в основном договоре.
  3. Дата подписания документа пишется в шапке. После чего указывают номер, дают ссылку на договор, приложением к которому стала спецификация. На крупных предприятиях часто заключают несколько договоров по поставке. При этом контрагент – одно и то же лицо. Номер и дату из основного соглашения стоит прописывать как можно внимательнее.

Где можно бесплатно скачать образец?

Образец спецификации на поставку товара в формате word можно скачать здесь бесплатно.

Технические спецификации на товар

Инженерная практика и торговля – достаточно разные сферы. Но и в случае инженерной практики не обойтись без понятия технической спецификации. Но в данной ситуации сопроводительные документы отличаются от того, о чём говорилось выше.
  1. Обязательно составление перечня характеристик и технических нюансов, которые присущи конкретным объектам, предметам.
  2. На многих предприятиях основной пакет документов оформляется именно на основании технической спецификации. Особенно это касается изготовления сложной продукции.
  3. Документ полезен для сборочных чертежей. Ведь в нём представлено полное описание отдельных узлов и деталей, составных компонентов.
  4. Присутствует в такой спецификации информация о ценах на изделие, возможных объемах поставок.

Создали ООО? Тогда вам необходимо оплатить госпошлину за регистрацию ООО, о ее сумме и сроках оплаты узнаете по ссылке.

Спецификация к договору в электронном виде.
Спецификация к договору в электронном виде.
Документ носит сугубо технический характер, но многие маркетологи пользуются им при составлении коммерческих предложений на те или иные виды продукции.

Какой бывает спецификация?

  1. Отгрузочная товарно-сопроводительная, на отдельную партию.
  2. Документ в качестве части расчётных бумаг, приложения к счёту.
  3. Неотъемлемая часть соглашения, прилагаемая к основному договору поставки.

Как внести изменения в документ?

Часто возникают ситуации, когда спецификацию нужно изменить. Это происходит по разным причинам. Главное – помнить о том, что документ является частью договора, обладает юридической силой.

Изменение и расторжение спецификаций происходит по тем же правилам, что и для основных договоров. Главное требование – наличие согласованности между сторонами по данному вопросу. И закрепление соглашения в письменной форме.

После согласования всех нюансов составляется новая спецификация. Изменения можно внести в документ, который уже существует.

Готовая спецификация и комментарии.
Готовая спецификация и комментарии.

Что такое больничный лист и как его составить — всю информацию вы найдете здесь.

Следующие данные обязательно указать после соглашения:

  1. Стороны установили новую договорённость по внесению изменений в спецификацию за таким-то номером.
  2. Дата старой спецификации.
  3. Номер договора поставки, в спецификацию к которому вносятся изменения.
  4. Изложение сути новой спецификации по определённому пункту. Либо внесение правок в существующие данные.
  5. Указание редакции нового документа.

Главное – согласовать и утвердить изменения до того, как начнётся погрузка по новым, либо существующим условиям.

К заполнению документа необходимо подойти тщательно. Если хоть какая-то информация не соответствует действительности – это чревато серьёзными финансовыми последствиями.

Дополнительные правила оформления спецификации

Заполняется документ на отдельном листе в обычном формате А4. Для заверения обе стороны подписывают бумагу, ставят печати.

Ссылка на сам договор поставки представляется только в полном виде. Полным реквизитам договаривающихся сторон посвящена заключительная часть документа.

Думаете об открытии агенства по организации праздников с нуля? Подробную инструкцию вы найдете по ссылке.

Отдельно указывают перечень отгружаемых изделий согласно классификации. Его можно разбить на несколько страниц, если на одной он не помещается. Подписи уполномоченных лиц для заверения при этом ставятся на каждой из страниц. То же относится к подписям со стороны контрагентов.

Жирным шрифтом выделяются самые значимые нюансы, к которым относят сроки с местом доставки, условиями транспортировки, общей её стоимостью, ценами.

Вывод

Есть разные виды спецификаций. Они обязательно составляются для:

  • Инженерных систем с соответствующим оборудованием.
  • Персонала.
  • Производственных помещений с зонами.
  • Продуктов в готовом виде.
  • Продуктов с полупродуктами, которые не были расфасованы.
  • Материалов упаковочного и вспомогательного типа.
  • Исходного сырья.

Отдел контроля качества, технологический отдел – вот какие подразделения обычно отвечают за составление спецификаций.

Документам присваиваются свои названия и цифровые коды. Тогда работа с ними серьёзно облегчается. За присвоение кода отвечает только специальное лицо, назначенное руководителем и наделённое соответствующими полномочиями.

Оформление документа происходит только в соответствии со стандартами, действующими внутри предприятия. Утверждение и подписание осуществляется так же лицами, наделёнными определёнными полномочиями.

Учёт спецификаций ведут подразделения-разработчики.

В договоре спецификации можно отразить и график поставки за определённый период. Отдельные оговорки устанавливаются по отношению к упаковке, таре. Иногда указывают на допустимость, либо недопустимость пересортицы.

Пишут о мерах ответственности в случае обнаружения подобных проблем. Писать надо обо всех требованиях, так или иначе описывающих предмет договора, связанных с ним напрямую.

Обязательно отметить дату, когда было заключено соглашение. Любые нарушения подлежат штрафу, даже если они касаются именно спецификации, а не основного договора.

Все о должностной инструкции специалиста по охране труда, вы можете узнать тут.

Главное – составить два экземпляра документа. Один из них дают поставщику, а второй – заказчику.

Как исправить ошибочную дату в спецификации — расскажет это видео: 

Получите бесплатную юридическую консультацию прямо сейчас

Нет комментариев

Оставить комментарий