Рыночные отношения сейчас развиваются очень стремительно. Требуется всё больше знаний, связанных с юридическим оформлением сделок. С теми или иными особенностями из этой сферы приходится сталкиваться даже обычным гражданам.
Спецификация – документ, который присутствует практически в каждом виде правоотношений.
Оглавление:
Основные понятия
В правовом и экономическом смысле спецификация – обязательное письменное приложение, оформленное в двух оригинальных экземплярах. Она прилагается к любому договору поставок, другим аналогичным документам.
На практике часто случается так, что в спецификации перечисляются только основные положения, без конкретики. Сложные технологические термины в таком документе описывать не очень удобно.
Особенно учитывая долгосрочный характер многих заключаемых соглашений. И неоднократность самих поставок. В этом случае достаточно изменить саму спецификацию, основной договор никак не меняется.
Какие данные указываются в спецификации к договору поставки?
Хотите знать в какие сроки можно зарегистрировать ООО в ИФНС? Ответ вы найдете по ссылке.
Но существует ряд сведений, которые в спецификации должны присутствовать. Заполнение практически всегда предполагает использование табличных форм.
Обязательно указание:
- Данных о таре, стоимости дополнительных услуг при необходимости.
- Суммы договора поставки.
- Единицы измерения для товара.
- Количества товаров.
- Наименований поставляемых ценностей.
- Порядкового номера товара.
Спецификация и её форма
Количественные и качественные показатели, указанные в спецификации, могут меняться на протяжении всего срока, пока действует договор. Конкретные графы просто переписываются, либо добавляются каждой из сторон.
Отметка о наличии спецификации обязательно проставляется в самом договоре.
Её ставят в разделе, касающемся порядка поставок. После чего обе стороны отношений ставят свои подписи. Иначе документ не получает юридическую силу.
Нужен налоговый календарь на 2016-2017 для ИП? Тогда обратитесь сюда.
Правила заполнения документа
Стандартное количество столбцов в спецификациях – 8.
Иногда создают список, для более удобного восприятия информации. Отдельные графы посвящаются суммам НДС, соответствию товаров ГОСТам, другим установленным стандартам.
Если отсутствует подпись хотя бы одной из сторон – спецификацию могут не исполнить. Тогда перестают считать, что договор составлен и согласован.
К заполнению документа предъявляется несколько основных требований.
- Обязательно наличие подписей с печатями, даты заключения договора.
- Важно правильно заполнить реквизиты для каждой стороны. Поставщик и покупатель полностью указывают свои данные. Их упоминают два раза. В начале документа пишут о наименовании. Реквизиты стоят в конце, уже после таблицы. Главное, чтобы сведения совпадали с тем, что написано в основном договоре.
- Дата подписания документа пишется в шапке. После чего указывают номер, дают ссылку на договор, приложением к которому стала спецификация. На крупных предприятиях часто заключают несколько договоров по поставке. При этом контрагент – одно и то же лицо. Номер и дату из основного соглашения стоит прописывать как можно внимательнее.
Где можно бесплатно скачать образец?
Образец спецификации на поставку товара в формате word можно скачать здесь бесплатно.
Технические спецификации на товар
- Обязательно составление перечня характеристик и технических нюансов, которые присущи конкретным объектам, предметам.
- На многих предприятиях основной пакет документов оформляется именно на основании технической спецификации. Особенно это касается изготовления сложной продукции.
- Документ полезен для сборочных чертежей. Ведь в нём представлено полное описание отдельных узлов и деталей, составных компонентов.
- Присутствует в такой спецификации информация о ценах на изделие, возможных объемах поставок.
Создали ООО? Тогда вам необходимо оплатить госпошлину за регистрацию ООО, о ее сумме и сроках оплаты узнаете по ссылке.
Какой бывает спецификация?
- Отгрузочная товарно-сопроводительная, на отдельную партию.
- Документ в качестве части расчётных бумаг, приложения к счёту.
- Неотъемлемая часть соглашения, прилагаемая к основному договору поставки.
Как внести изменения в документ?
Часто возникают ситуации, когда спецификацию нужно изменить. Это происходит по разным причинам. Главное – помнить о том, что документ является частью договора, обладает юридической силой.
После согласования всех нюансов составляется новая спецификация. Изменения можно внести в документ, который уже существует.
Что такое больничный лист и как его составить — всю информацию вы найдете здесь.
Следующие данные обязательно указать после соглашения:
- Стороны установили новую договорённость по внесению изменений в спецификацию за таким-то номером.
- Дата старой спецификации.
- Номер договора поставки, в спецификацию к которому вносятся изменения.
- Изложение сути новой спецификации по определённому пункту. Либо внесение правок в существующие данные.
- Указание редакции нового документа.
Главное – согласовать и утвердить изменения до того, как начнётся погрузка по новым, либо существующим условиям.
К заполнению документа необходимо подойти тщательно. Если хоть какая-то информация не соответствует действительности – это чревато серьёзными финансовыми последствиями.
Дополнительные правила оформления спецификации
Заполняется документ на отдельном листе в обычном формате А4. Для заверения обе стороны подписывают бумагу, ставят печати.
Ссылка на сам договор поставки представляется только в полном виде. Полным реквизитам договаривающихся сторон посвящена заключительная часть документа.
Думаете об открытии агенства по организации праздников с нуля? Подробную инструкцию вы найдете по ссылке.
Жирным шрифтом выделяются самые значимые нюансы, к которым относят сроки с местом доставки, условиями транспортировки, общей её стоимостью, ценами.
Вывод
Есть разные виды спецификаций. Они обязательно составляются для:
- Инженерных систем с соответствующим оборудованием.
- Персонала.
- Производственных помещений с зонами.
- Продуктов в готовом виде.
- Продуктов с полупродуктами, которые не были расфасованы.
- Материалов упаковочного и вспомогательного типа.
- Исходного сырья.
Отдел контроля качества, технологический отдел – вот какие подразделения обычно отвечают за составление спецификаций.
Оформление документа происходит только в соответствии со стандартами, действующими внутри предприятия. Утверждение и подписание осуществляется так же лицами, наделёнными определёнными полномочиями.
Учёт спецификаций ведут подразделения-разработчики.
В договоре спецификации можно отразить и график поставки за определённый период. Отдельные оговорки устанавливаются по отношению к упаковке, таре. Иногда указывают на допустимость, либо недопустимость пересортицы.
Пишут о мерах ответственности в случае обнаружения подобных проблем. Писать надо обо всех требованиях, так или иначе описывающих предмет договора, связанных с ним напрямую.
Обязательно отметить дату, когда было заключено соглашение. Любые нарушения подлежат штрафу, даже если они касаются именно спецификации, а не основного договора.
Все о должностной инструкции специалиста по охране труда, вы можете узнать тут.
Как исправить ошибочную дату в спецификации — расскажет это видео:
