Заверение документов по новому ГОСТу Р 7.0.97-2016

0
168
Когда вступает в силу новый ГОСТ?

ГОСТ Р 7.0.97-2016, являющийся новым стал приемником ГОСТа Р 6.30-2003, поэтому назвать его совершенно новым невозможно. В процессе его разработки учитывались все особенности формирования старого образца, так как было важно сохранить его структуру и последовательность.  

Дорогие читатели! Мы постоянно пишем актуальные и полезные материалы на наш интернет-журнал по бизнесу и финансам, подписывайтесь на наш канал в Яндекс-Дзен!

Как происходит заверение документов с 2018 года

В результате появления нового ГОСТа заверение копий документов получило другой формат, скорректированный законодателем.

Изменения произошли в самом процессе оформления и соблюдении формальностей. На скопированном документе, ответственное лицо работодателя обязано выполнить следующее:

  • проставить обозначение «Верно»;
  • подпись уполномоченного и ее расшифровка;
  • дата заверения;
  • обозначение места хранения оригинала, при предоставлении в другую организацию копии, нужно указать название организации-хранителя, дату формирования документа и его реквизиты.

Важно: именно завершающий момент является нововведением, так как ранее он не использовался.

Такие требования применяются к копиям всех без исключения документов, которые исполняются для запросов во внешнюю сферу.

Общие требования к заверению документов по новому ГОСТу рассмотрены подробно тут:

Если же копия необходима для внутреннего пользования на производстве, следует ее заверить надписью «Верно», подписаться с расшифровкой должностного лица, ее выдавшего, обозначить дату заверения.

Основание и время изменений

Актуальным к применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 стал с 1 июля 2018 года. Доступны такие нововведения благодаря изданию Приказа Росстандартом № 435 от 2017 года.

Как получать копии документов

Копии необходимы по многим причинам:

  • для оформления различной социальной помощи или декретных;
  • при трудоустройстве по совместительству или получении пенсии;
  • в процессе оформления большой ссуды в банке;
  • прочее.

Процедура их формирования совершенно простая и классическая – все что необходимо, это отксерить необходимый документ и заверить согласно ГОСТу.

Пошаговая инструкция применения новых правил

Например, работнику необходима копия трудовой книжки с целью получения ипотеки, тогда действия согласно новым правилам должны быть следующими:

  1. Обращение к работодателю с письменным заявлением о выдаче заверенной копии. Составляется обращение в произвольной форме, главное, чтобы в нем было четко выражено требование. Здесь вы узнаете, как составить заявление на выдачу копии трудовой.

Кроме этого его следует составить по всем правилам официального обращения:

  • шапка – с указанием названия предприятия и сведений относительно руководителя и заявителя;
  • название – можно с обоснованием относительно чего происходит обращение;
  • основная часть – с требованием/просьбой относительно предоставления заверенной копии трудовой книжки, можно указать на какие цели, что в свою очередь повлияет на скорость обработки обращения;
  • подпись и дата.
  1. Отсрочка для работодателя – период в 3 дня с момента подачи заявления:
  • при этом мнения компетентных органов относительно дня исчисления 3 дней немного отчаются, так как Роструд указывает на тот вариант, что первый день – это день обращения, а вот суд указывает на вариант начала исчисления со следующего дня после обращения.
Важно: чтобы подобных разногласий не происходило лучше не затягивать с удовлетворением просьбы работника до последнего дня.
  1. Заверение копии согласно новым требованиям, то есть кроме надписи: «Верно», даты и обозначения заверяющего лица, указать место хранения оригинала, при этом важно соблюсти не только стандарты, но и такие моменты:
  • копируются и заверяются все листы документа, для этого под каждый из них используется новый чистый лист, без двустороннего использования;
  • далее все листы согласно последовательности сшиваются, нумеруются, при этом концы нити на последнем листе пломбируются и опечатываются квадратным листом бумаги, на котором и указываются все завершительные надписи;
  • указывается подпись исполнителя, согласно приказу руководителя, дата формирования копии и место хранения оригинала.

Важно: если компания не располагает печатью, без нее можно обойтись, от этого юридическая сила копии не уменьшится.

Сравнение двух ГОСТов.

Если копия необходима в ФНС

Копии документов в ФНС должны формироваться с учетом требований налоговиков, так как это их право получать документацию в надлежащем согласно нормативным документам ФНС состоянии.

В данном случае новый ГОСТ и требования налоговой инспекции к формату заверения копий имеют определенные отличия в следующем:

  • ФНС требует, чтобы оттиск печати перекрывал подпись уполномоченного лица и завершительную надпись;
  • согласно рекомендациям ГОСТ, эти два атрибута заверки документа не должны соприкасаться.
Так как нововведения ГОСТ только рекомендуемые, то лучше в ФНС подготавливать документацию согласно уставленным ею правилам. 

Прочие требования согласно новому нормативу

ГОСТ Р 7.0.97-2016 кроме изменений в сам процесс заверки документов вводит еще несколько дополнительных правил:

  • появился гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» для ограничения доступа;
  • отметка об электронной подписи, в которой указывается на ее наличие – номер сертификата ключа, надпись о ее существовании, ФИО владельца сертификата и его срок действия. Тут вы узнаете, как получить ЭЦП физическому лицу.

Кроме этого ГОСТ дает рекомендации относительно процедуры оформления нового документа – правила нумерации, приоритетного использования шрифта, как формировать страницу.

Также указываются варианты создания страниц – на обеих сторонах, не соприкасаемость печати с печатным текстом, применение титульника.

Структура документа и реквизиты.

Каким образом делать копии многостраничных документов:

  • со второго листа начинается нумерация;
  • при этом нумерация выполняется сверху, посредине листа, а не в углу;
  • при формировании двусторонней копии листа, необходимо соблюдать интервалы размещения текста таким образом, чтобы он совпадал;
  • кроме этого указан размер и тип шрифта, расстояние между строками, расстояние абзаца, межстрочный интервал;
  • кроме этого могут выделяться основные моменты – отдельные фрагменты, наименование адресата, заголовок к тексту, подпись.

Кроме этого формируется титульный лист, на котором в отличие от прежней формы отсутствуют к указанию отдельные реквизиты – например, код организации, ОГРН, ИНН/КНН.

Заключение

Главное в процессе применения новых правил помнить, что они рекомендуемые и пользоваться ими или нет решать предприятию.

Так же важно учитывать тот факт, что новые правила имеют определенные отличия от требований к формированию копий Минтруда и ФНС, что обязует знание относительно создания этих бумаг и использования для данных ведомств копий, сформированных согласно их регламенту.

Обзор нового ГОСТа, который вступает в силу с 1 июля 2018 года — в этом видео:

Позвоните по телефону +7 (499) 288-03-12 или задайте вопрос и получите ответ юриста через 5 минут. Консультация бесплатная!

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here

11 + 18 =