Электронные листки о начислении заработной платы содержат персональные данные сотрудников. Поэтому при неправильной передаче документации через электронную почту, предприятие может быть оштрафовано Роскомнадзором на сумму в 50 тысяч рублей.
Что необходимо знать по данному вопросу, и в каких случаях накладываются штрафные санкции – рассмотрим в данной статье.
Предупреждение от Министерства труда
Информация о том, что предприятие может быть оштрафовано за электронные расчетные листки поступила от Министерства труда еще в феврале 2017 года. Законодательство устанавливает четкие правила по формированию данного вида документации, а также о необходимых мерах по работе с ними.
Что такое электронные расчетные листки? Ответ в видео:
Может ли предприятие оформлять заработные листки электронно
Прямого запрета на данную деятельность в законодательстве нет. Электронный вариант листков является абсолютно законным, что подтверждается Письмом Министерства Труда № 14-1/ООГ-1560 и Определением Мосгорсуда за номером 33-17642/17.
Как правильно нумеровать счет-фактуры? Читайте тут.
[stextbox id=’warning’]Другими словами, как Министерство суда, так и судебная инстанция придерживаются позиции, что создание листов о начислении заработной платы может происходить в электронном виде. [/stextbox]
Важным в данной ситуации моментом становится тот факт, что подобная форма листков о доходе должна быть закреплена в трудовом договоре, который подписывается как работником, так и работодателем.
Кроме того данные условия должны иметь отображение в правилах трудового распорядка, положении о труде и иных нормативных документах организации.
Однако наложение штрафных санкций все-таки возможно. Чтобы избежать столь неприятных последствий, предприятиям необходимо соблюдать ряд установленных законодательных правил.
Штрафы
Как уже говорилось, создание листков о доходе в электронном виде вполне законно и не наказывается само по себе. Однако в данном вопросе существует важный нюанс, о котором работодатели обязаны помнить.
Какую ответственность несут работодатели, если навязывают зарплатный банк? Подробнее здесь.
[stextbox id=’alert’]Информация о доходе работника относится к персональным данным, на которые имеется запрет о распространении.[/stextbox]
Данные электронные распечатки о доходе могут направляться работнику в установленный срок, перед тем как будет выдана заработная плата, с помощью электронной почты или через скайп или через доступ в специальную рабочую сеть.
Как рассылать расчетные листки? Смотрите видео:
Оглашение персональных данных гражданина без его разрешения не является законным.
Таким образом, если информация, содержащаяся в распечатке о доходе, попадет к третьим лицам, предприятие будет оштрафовано на сумму в пятьдесят тысяч рублей.
Как избежать
В первую очередь озаботиться тем, чтобы предоставляемая через электронную почту, информация о начисленной заработной плате попала лично сотруднику.
Какие варианты возможны для передачи листка работнику:
- На его персональную почту;
- На личный электронный адрес в рабочей сети;
- В общий доступ рабочей сети, предварительно поместив информацию в запароленный архив.
Заключение
Использование электронной документации между работником и работодателем это, несомненно, удобно для обеих сторон. В данном случае практически исключается задержка выдачи распечатки о доходе, если предприятие достаточно обширное.
Однако к моменту распространения персональных данных работодателю стоит подходить ответственно, только в таком случае можно избежать штрафа.
