Издание Helsingin Sanomat из Финляндии считает, что секретари и ассистенты начальников являются специалистами в вопросах организации и дисциплины.
Например, помощник Элина Хуса (Elina Husa) работает у Харри Оянперяя (Harri Ojanperaa, Главы Финского кооператива розничной торговли и туризма SOK). Она опытный ассистент и у неё есть своя система работы с информацией.
Хуса подготавливает совещания, занимается корреспонденцией, и офисной техникой, организует встречи и деловые поездки, составляет отчеты по путевым издержкам и проверяет чеки за сделанные покупки. Ей требуется следить за работой всей фирмы. Хуса работает помощником начальника уже десять лет.
В Финляндии помощник занимается в основном рабочими делами, но когда эта женщина была ассистентом иностранного руководителя, ей приходилось даже забирать вещи из прачечной.
Элина Хуса и другие ассистенты решили дать пять советов по организации работы.
1. Сосредоточься на том, что делаешь
Если вы, например, задумали на сегодня составление важного документа, сосредоточьтесь именно на этом. Если вас отвлекает иной задачей, попросите его обождать, если нет срочности.
2. Заботьтесь о себе – пусть в вашем ежедневнике будут “окна”
Составляя собственным начальникам перечень задач на рабочий день помощники обычно оставляют в своём графике время для обдумывания рабочих задач и пауз. Это необходимо для лучшего выполнения своих обязанностей.
3. Ставьте в приоритет наиболее важные задачи
Все желания руководителя стоит записывать в отдельный файл на телефоне или в бумажный блокнот. Потом его всегда можно просмотреть и оценить, всё ли сделано. Можно делать и несколько списков для дел с разной степенью важности.
4. Надо контролировать поток информации. В частности, полезно сортировать письма на важные, менее важные и мусор. Это правило стоит применять не только для рабочей корреспонденции, но и для личной переписки.
Отвечать ли на письма сразу, как только они пришли, зависит от стиля работы конкретного секретаря. Но обычно прерывать работу стоит только для очень срочной корреспонденции.
5. Вы не должны уметь все на свете
Невозможно уметь и знать всё. Но надо быть в курсе того, кто обладает знаниями в конкретных областях, тех, у кого можно попросить помощи.
