Работа компаний и организаций связана с немалым объемом документов: корреспонденция, дела, приказы, заявления, распоряжения, инструкции, отчеты и другие. На протяжении деятельности предприятия, организации, компании документы проходят свой долгий и насыщенный цикл. Конечной точкой их оборота является архив.
Несмотря на технический прогресс, бумажный документооборот всё еще существует в любой компании.
Все документы требуют учета и оптимизации, для этого и нужна опись документов. Это, своего рода справочник, который содержит состав и описание документов, систематизирует их.
Заказываете мебель из Китая? Советы и полезную информацию вы найдете по ссылке.
Составление описей – это важный этап в обработке, систематизации и сохранении документов. Опись нужна для хранения и четкого оформления документов.
[stextbox id=”alert”]Кроме того, согласно закону «Об архивном деле», существуют такие виды документов, на которые установлен определённый срок. На протяжении этого срока они будут сохраняться в архиве. Бланки для описей утверждены законодательно. Существуют методические рекомендации и ГОСТы.[/stextbox]
Существуют определенные виды и стандарты описи документов в зависимости от того, какие документы описываются и для какой цели. Их мы и рассмотрим.
Документы для внутреннего пользования юридическими лицами
У каждой организации есть множество разных документов. У крупных компаний и организаций существует свой внутренний документооборот. Важные документы передаются с описью для того, чтобы зафиксировать факт передачи, количество документов, их объем и ответственное лицо.
Большое количество документов должно храниться на протяжении всей жизнедеятельности предприятия. Определенным видам срок хранения установлен законодательно. Для остальных документов сроки хранения определяют самостоятельно:
- личные дела работников (документы по кадрам) – 75 лет
- бухгалтерские документы (большая часть) – 5 лет
- отчеты, документы о финансовых операциях и активах – постоянно
- уставные документы – до ликвидации юридического лица
Составление описи для внутреннего пользования требует специальных знаний. Ошибки приводят к тому, что документы теряются в большом объеме.
Что такое копирайтинг на дому? Все ответы содержатся по ссылке.
[stextbox id=”info”]Если при проверке налоговой инспекции, когда нужно найти или подтвердить какую-то информацию, сотрудник не может найти нужные документы, то он может быть наказан, а предприятие получит штраф.[/stextbox]
Грамотное составление описи поможет качественному и быстрому взаимодействию с другими организациями, позволит быстро найти нужный документ.
Передача документов другой организации
При передаче важных документов следует приложить сопроводительное письмо и опись. В данном случае это будет список направляемых документов с информацией об отправителе, получателе, ответственном лице, количестве листов.
Хотите закрыть ООО? Здесь вы найдете пошаговую инструкцию и список необходимых документов.
[stextbox id=”warning”]При получении важных документов, опись вносится в журнал входящей корреспонденции, которую ведет секретарь. В журнале также указываются адресат, дата и исполнитель.[/stextbox]
При заключении договоров также делается опись документов. В этой описи должна присутствовать вся без исключения информация о договоре и предлагающихся документах:
- в левом углу располагается название отправителя, это может быть штамп организации
- справа указывается наименование компании, Фамилия, имя и отчество руководителя
- далее по центру указывается название документа, его порядковый номер и дата
- составляется таблица со следующими обязательными столбцами: порядковый номер, наименование, дата, количество экземпляров и листов
- далее следует запись о количестве документов и полное количество листов
- внизу страницы ставится информация об отправителе и получателе этих документов, указывается дата, Ф.И.О. и должность
Такая опись известна как форма №107. Её можно получить на почте, либо найти в сети интернет.
Опись документов в делопроизводстве
В делопроизводстве такая опись является также учетным документом.
С помощью описи производиться поиск документов и выемка необходимой информации. В каждом из подразделений делаются свои отдельные описи дел.
[stextbox id=”black”]Руководители несут ответственность за качество проводимых описей. Выделяются описи постоянного и временного (10 лет и больше) хранения, которые состоят из годовых разделов.[/stextbox]
Образец описи дел структурных подразделений вы можете скачать тут.
Описательные статьи состоят из таких разделов:
- номер по порядку
- индекс
- заголовок дела (заголовок должен быть таким же, как и на обложке)
- дата
- количество листов
- срок сохранения
- примечание
Опись согласуется с руководством документооборота организации, с руководством или руководителем подразделения, подписывается составителем и ставится печать. Годовой раздел передается далее, в соответствии с требованиями законодательства, на сохранение в архив и принимается последним в установленный срок.
Как получить юридический адрес для регистрации ООО? Основные способы содержатся по ссылке.
Опись документов для архивации
При ликвидации организации необходимо передать определенные документы в государственный архив.
Это персональные данные и сведения кадров. Такие данные используются, например, при начислении пенсии Пенсионным фондом. Государственный архив разъясняет, какие именно документы следует передать и как их оформлять. При банкротстве предприятия следует передать все имеющиеся документы в архив.
Документы систематизируются в хронологическом порядке, информация о них вносится в таблицу. Такая таблица содержит не менее шести столбцов:
- номер по порядку
- индекс согласно номенклатуре
- дата регистрации документа
- наименование документа (приказ, распоряжение, письмо и др.)
- номера листов (страниц)
- примечание
[stextbox id=”alert”]В конце таблицы пишется итоговая запись. В ней указывается количестве всех документов и страниц. Заполняется два бланка – один для архива, другой для предприятия.[/stextbox]
Образец описи для направления в государственные органы
Государственные органы России на законодательном уровне обязаны сохранять документы о деятельности предприятий и организаций, вести учет и проводить проверку.
Как отменить доверенность законным путем – прочтите тут.
Документы передаются по форме, которая утверждена правительством. Документы и информация них должны быть чётко систематизированы. Опись для налоговой представлена ниже.
[stextbox id=”black”]В первую очередь размещаются те документы, которые исходят от вышестоящих органов (распоряжения, приказы), затем доклады, сметы и так далее. Бухгалтерия, документы по кадрам подлежат описи в обязательном порядке.[/stextbox]
При направлении документов в банки, суды, государственные органы по почте, опись документов делается для того, чтобы зафиксировать сам факт отправки и перечень отправленных документов. Опись должна заверяться работником почтового отделения. Бланки для такой описи предоставляются на почте.
Образец заполнения внутренней описи можно скачать тут.
Опись необходима также для приложения документов к исковому заявлению при обращении в суд. Таким же образом документы направляются во все органы государственной власти.
Опись в личном деле работника: бланк и реквизиты
Документы, которые хранятся в личном деле любого сотрудника, должны быть пронумерованы, прошиты и описаны.
Опись следует подшивать в конце дела.
Документы следует располагать по дате заведения и упоминать в следующих разделах при необходимости.
Как оплатить госпошлину за регистрацию ООО – узнайте здесь.
В описи документов личного дела сотрудника обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:
- номер по порядку, соответственно журналу учёта
- индекс документа по номенклатуре (титульный лист)
- дата выдачи документа арабскими цифрами
- заголовок (приказ, распоряжение, свидетельство, диплом)
- цифровое обозначение количества листов согласно нумерации
- дата включения в материалы дела
Бланк описи дел по личному составу можно скачать здесь.
В конце прописью указывается количество документов и листов, документ заверяется подписью и указывается ответственное лицо, ставится дата.
[stextbox id=”alert”]Кадровик отвечает за сохранность документов и за их надлежащее оформление. Качественное составление описи позволит кадровику быстро ориентироваться в делах.[/stextbox]
Более подробную информацию об описи документов в архив вы может узнать в этом видео:
https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw
