Такое понятие как договор на обработку данных или согласие появилось на территории РФ совершенно недавно. Однако теперь он используется любым предприятием, предоставляющим услуги населению, занимающимся торговлей или выступающим в качестве нанимателя.
Что такое договор на обработку данных
[stextbox id=’alert’]Это официальное разрешение в письменном виде гражданина РФ заинтересованной стороне на сбор, обработку, хранение и применение информации, относящейся к нему лично.[/stextbox]
Кроме этого договор выступит гарантом, что будут соблюдены все требования законодательства относительно применения данных предоставившего человека.
Нужен данный документ для использования информации в рамках необходимости предприятия, например, трудоустраиваясь, гражданин представляет свои документы работодателю, когда они попадают в руки кадрового специалиста, получают статус конфиденциальности и чтобы их использовать далее необходимо согласие работника.
Требоваться договор может:
- В случае устройства ребенка в садик или школу;
- Трудоустройства;
- При обращении в кредитные организации.
Как отозвать свои персональные данные вы узнаете в этом видео:
Юридическая сторона документа
[stextbox id=’black’]Данный документ является добровольным, вынуждение его подписывать посредством шантажа, что не будет оказана услуга, если не подписать является противозаконным. Однако, подписав, гражданин дает не только согласие на обработку данных, но и устанавливает границы их применения.[/stextbox]
Например, при трудоустройстве вопрос применения подобных сведений регулируется ТК РФ, где сказано, что использовать информацию допустимо только в рабочих рамках.
Важно: нарушив это требование, работодатель несет административную, дисциплинарную и уголовную ответственность.
Подписывая договор изначально следует проанализировать его на правомочие, например, вопрос относительно судимости может применяться только в крайних случаях, если будущая должность нуждается в чистой биографии.
Однако в некоторых случаях работодатель вправе действовать без согласия работника, например, передача данных в ведомственные структуры, военкомат, ПФР.
Законодательная база
Составление договора и в целом регулирование вопроса относительно персональных данных указаны в следующих законодательных актах:
- ФЗ № 152 от 2006 года, где описаны основные этапы работы с персональными данными.
- П. 8 ст. 65 ТК РФ о необходимости получения письменного согласия для расширенного применения сведений.
- ФЗ № 152 в п. 1 ст. 9 и п. 5 ст. 22 указывает на возможность отзыва договора, с тем, чтобы организация прекратила сбор сведений и уничтожила существующие у нее. В ч. 5 ст. 6 указан вариант применения в служебных целях информации о сотруднике без его согласия.
Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора
Если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, – при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;
справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, которая выдана в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, – при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с федеральными законами не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, до окончания срока, в течение которого лицо считается подвергнутым административному наказанию.
В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.
Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляются работодателем.
В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
Форма и структура договора
Документ формируется в произвольной форме или по шаблону, избранному организацией, но при этом необходимо руководствоваться п. 5 ст. 9 ФЗ № 152.
Он имеет следующую структуру:
- Название компании. Тут вы узнаете, как выбрать название для своей компании;
- Место и дата составления;
- ФИО работника, паспортные данные и сведения о месте жительства, указать удостоверяющий документ и его реквизиты;
- Необходимо указать название документа, со ссылкой на основание для составления.
В тексте документа нужно указать:
- Применение каких данных допускается, при этом указать конкретные документы с их реквизитами;
- Конкретно, в каких целях;
- Указать какие действия допустимо выполнять с данными;
- Срок действия договора и возможность его отзыва, при этом следует помнить, что это право гарантировано государством;
- Оговорить варианты получения информации об использовании данных;
- Важно: указать, что составление документа было добровольно без принуждения.
[stextbox id=’download’]Образец договора об обработке персональных данных. [/stextbox]
Правила заключения
Трудоустраиваясь на работу, каждый соискатель приносит папку документов, которые необходимы для кадрового и бухгалтерского отделов. Какие нужны документы при устройстве на работу – читайте в публикации по ссылке.
Чтобы использовать в служебных целях данную информацию необходимо согласие будущего работника, для этого ему предлагают составить документ на разрешение использования данных.
[stextbox id=’info’]Для составления достаточно взять чистый лист или фирменный бланк с логотипом, и составить договор. Документ должен содержать основные реквизиты сторон и личных бумаг, данные с которых можно использовать.[/stextbox]
При этом указывать их необходимо структурно, перечнем. В целом весь договор необходимо составлять согласно требованиям делопроизводства:
- Шапка документа;
- Заглавие;
- Основная часть;
- Подписи и даты.
После составления перед указанием подписи необходимо уточнить все детали, изучить правомочие каждого пункта – может ли работодатель предъявлять такие требования.
Главное в данном случае это добровольное согласие, но при этом если работник только устраивается на работу, то работодатель имеет право его не принять, при отказе подписывать согласие. Здесь вы прочтете, как правильно заполнить акт об отказе от подписи.
В случае с уже работающим коллективом при внедрении на предприятии документации относительно согласия на обработку данных, должна соблюдаться вся процедура, как при обычном изменении в пунктах трудовых договоров:
- Необходимо разработать и утвердить положение о получении подписей;
- Уведомить работников и ознакомит их с новым локальным актом;
- Внести изменения в коллективные и трудовые договора;
- Получить подписи под договором-согласием.
[stextbox id=’warning’]В данном случае, если работник отказывает подписывать документ, работодатель не должен принимать крайние меры и увольнять на основании законодательных актов, а использовать без согласия данные, но только в рамках трудовых правоотношений.[/stextbox]
Если пункт о согласии внесен в трудовой договор
Нередко при принятии сотрудников на работу пункт о согласии вносят в трудовой договор для сокращения документооборота.
В таком пункте, как и отдельном договоре должны указываться все необходимые реквизиты предприятия, дата подписания и ФИО работника, о даче согласия на обработку данных.
Кроме этого должна присутствовать ссылка на законодательные акты, на основании которых работодатель требует согласия работника.
Заключение
Любая организация обязана формировать документ о согласии или вносить пункт в договор о сотрудничестве с позиции законодательных актов, недопустимо в него вносить такие пункты, как распространение данных или их передача третьим сторонам.
Также невозможно формировать пункты в общих чертах или предъявлять безосновательные права на получение данных особой важности.
Какая установлена форма согласия на обработку персональных данных – смотрите тут:
