Предоставление персональных данных является основой для взаимоотношений физических лиц с различными структурами, такие сведения необходимы в финансовых учреждениях, по месту трудовой деятельности и в прочих организациях с которыми происходит сотрудничество.
Что такое персональные данные
Это сведени относительно субъекта их предоставившего. Их число складывается из:
- ФИО;
- Год и место рождения;
- Адрес проживания и регистрации;
- Семейное, социальное, финансовое состояние лица;
- Образование, профессия, место труда и прочее.
[stextbox id=’alert’]Важно: основное предназначение подобной информации – это идентификация личности. Но если, например, сведения исходят от работника, то здесь уже за счет них идет его характеристика как штатной единицы на предприятии.[/stextbox]
Особенность подобных сведений заключена в ограниченном круге доступа к ним, организация, вступившая в правоотношение с физическим лицом должна соблюдать нормы о неразглашении сведений и соблюдения конфиденциальности. Как правильно составить соглашение о неразглашении конфиденциальной информации – читайте в статье по ссылке.
Несоблюдение таких правил является прямым нарушением личного пространства гражданина, что претит конституционным требованиям.
Особенности работы с персональными данными рассмотрены в этом видео:
https://www.youtube.com/watch?v=gSAK-iJDy7g
Законодательная база
[stextbox id=’black’]Правила обработки полученной информации и обеспечение ее защитой предусмотрены ФЗ № 152 «О персональных данных» и № 149 об информации и ее защите от 2006 года.[/stextbox]
В частности законом 152 даны основные определения составляющих сведений о персональных данных и контактирующих с ними субъектов, так:
- Оператор – это субъект, обрабатывающий и использующий полученные данные;
- Информационная система – это ресурс для их размещения.
При этом закон не устанавливает четких границ, какая именно информация является персональной, что способствует защищенности обширного спектра сведений, доступных принять за персональные.
Постановление Правительства РФ № 1119 от 2012 года и № 781 от 2007 года утверждает требования относительно защиты и безопасности личной информации.
Кроме этого указания относительно защиты персональных данных имеются в Гражданском Кодексе и Трудовом (глава 14).
Совместный Приказ ФСБ, ФСТЭК, Мининформсвязи от 2008 года утверждает порядок классификации информационных систем, личной информации каждого гражданина.
Особенности обработки и защиты
Согласно законодательному акту главное требование к оператору, работающему с информацией:
- Внедрение передовых технологий по защите сведений от несанкционированных прочтений;
- Защита информации с позиции права.
В процессе решения поставленных задач оператор обязан:
- Классифицировать данные по уровням защищенности;
- Применять носителей персональных данных соответствующих требований;
- Определять особые критерии к защите биометрических данных.
[stextbox id=’info’]Важно: перед началом работы со сведениями оператор должен получить соответствующие инструкции. При этом если оператором является работодатель, то сотрудники обязательно под роспись информируются обо всех методах применения защиты.[/stextbox]
Обработка данных необходима для нормального осуществления сотрудничества и трудовой деятельности организации.
Обрабатывая сведения, оператор преследует следующие цели:
- Факт начала сотрудничества;
- Основания для карьерного роста;
- Вариант выплаты зарплаты. Тут вы узнаете, по каким правилам формируются проводки по зарплате;
- Контроль реализации выполнения работ.
Основные виды персональных данных работника
Изначально личная информация работников разделяется по типам, для ее сбора согласно законодательным актам необходимо иметь нужную документацию и договор. Типы личных данных распределяются согласно признакам.
Доступ
- Общедоступные – доступны для любого пользователя;
- Конфиденциальные – только для обозначенного круга.
[stextbox id=’warning’]Например, конфиденциальные – ФИО, рождение, проживание, финансовое положение. К общедоступным можно отнести хобби, общественную деятельность, семейное положение.[/stextbox]
Направление
- Специальные – личные данные, наличие/отсутствие судимости, религиозные и политические взгляды;
- Обычные – все остальные.
Например, к специальной информации можно отнести интимную жизнь, расу, национальность человека – она обрабатывается при наличии согласия субъекта, а вот уже данные о наличии судимости (справка об отсутствии судимости) даже при согласии не должны обрабатываться.
Содержание
- Биометрические – характеризуют физиологию;
- Не биометрические – остальные.
Например, необходимы для установления личности человека биологические и физические показатели.
Всю информацию относительно работника доступно разделить на две части:
- Сведения о семьях и семейных положениях – наличие семьи, количество детей и иждивенцев и прочее;
- Личные сведения – ФИО, пол, рождение, проживание, состояние здоровья.
[stextbox id=’alert’]На каждом предприятии руководителем формируется положение о хранении персональных данных, согласно которому уполномоченные сотрудники обязаны работать с вверенными сведениями.[/stextbox]
Отсюда следует, что в личных делах работников храниться следующая информация:
- Реквизиты и информация паспорта;
- Копии дипломов;
- Копии документов о наличие дополнительных навыков;
- Копии свидетельства пенсионного страхования. Что представляют собой фиксированные страховые взносы и кто их выплачивает – читайте в этой статье;
- Копии документов о квалификации;
- При необходимости заключения медиков;
- Выводы аттестационных комиссий;
- Прочие сведения.
Изменение персональных данных
В случае изменения каких-либо сведений, таких как фамилия или имя, адрес проживания, замена паспорта, получение дополнительного образования работник должен сообщить об этом.
Важно: законодательство обязывает работодателя учитывать эти сведения, но не обязывает требовать их от работников.
Однако работодатель может контролировать актуальность информации посредством требований от работника систематического предоставления новых копий документов.
На основании новых документов необходимо внести изменения в личную карточку и трудовую книжку работника, а также выполнить замену страхового свидетельства.
Заключение
[stextbox id=’black’]Работа с личной информацией сотрудников требует огромной ответственности и концентрации, такие сведения должны храниться в порядке, предусмотренном законодательством, доступ к ним должен иметь только ограниченный круг людей, разрешенный отдельным распоряжением руководителя.[/stextbox]
При этом в ходе работы со сведениями необходимо учитывать степень их конфиденциальности и область применения.
Как оформляется согласие на обработку персональных данных вы узнаете тут:
