Ситуации, когда необходимо ознакомить того или иного работника с документом или зафиксировать факт вручения документа под роспись, нередки. Ознакомляемый может быть не согласен с содержанием документа или отказываться от его вручения.
Одной из его возможных реакций становится отказ от письменного подтверждения факта ознакомления. Такая ситуация требует дополнительного документального оформления.
Оформлять или не оформлять документально отказ от подписи
[stextbox id=’alert’]Факт отказа от подписи документа не всегда сопровождается составлением отдельного документа – акта, однако документальное подтверждение все равно необходимо. Это поможет при возникновении спорных случаев, особенно если спор разрешается в судебном порядке.[/stextbox]
Как именно документировать отказ от подписания зависит от ситуации:
- законодательством предусмотрено составление акта;
- законодательством предусмотрено проставление отметки об отказе от подписания на документе, с которым надлежит ознакомить работника;
- в законодательстве нет прямого указания на порядок документирования отказа от подписи.
Что такое локальный нормативный акт организации и по каким правилам его оформляют – смотрите тут:
В качестве примера ситуации, когда отказ от подписи сопровождается составлением акта в обязательном порядке, можно привести отказ ознакомляемого от росписи на приказе о дисциплинарном взыскании. В этом случае составление акта требуется в соответствии со ст. 193 Трудового Кодекса РФ.
ТК РФ Статья 193. Порядок применения дисциплинарных взысканий
До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.
Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.
Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.
За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.
Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.
Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.
Примером второй ситуации может быть документирование отказа от росписи на приказе о прекращении трудового договора. Ст. 84 Трудового Кодекса РФ предписывает в таких случаях произвести запись об отказе от ознакомления под роспись непосредственно на приказе (распоряжении).
[stextbox id=’black’]Такой же вариант оформления отказа от подписи действует при ознакомлении резидента Особой экономической зоны с актом выездной проверки страхователей и во многих других случаях.[/stextbox]
Порядок документирования отказа от ознакомления с такими документами как коллективный договор, должностная инструкция, приказ о привлечении к сверхурочной работе и ряд других, не определен законодательно.
Он может регламентироваться инструктивными документами организации. Если избран путь составления отдельного документа об отказе от подписи, то таким документом должен быть акт.
Акт об отказе от подписи – это документ, подтверждающий факт ознакомления сотрудника с содержанием документа, а также факт отказа ознакомляемого от проставления росписи на этом документе. Он составляется комиссией не менее чем из трех человек.
Когда нужно составлять акт об отказе от подписи
Несмотря на очевидность необходимости документирования отказа от подписи, на практике возникает ряд вопросов, касающихся порядка оформления акта. На составление акта об отказе требуется время, кроме того нужны два свидетеля (члена комиссии), которых может не оказаться рядом.
Когда составить акт: заранее, до ознакомления работника с документом, после состоявшегося факта отказа от подписи или в процессе ознакомления и получения отказа?
[stextbox id=’info’]Возможны различные алгоритмы действия. Вариант составления акта до ознакомления практически исключен. Это может быть единичный случай, когда с очень высокой степень вероятности известно, что конкретный работник откажется расписаться.[/stextbox]
Составление после состоявшегося факта отказа
Вариант «после» предполагает следующий алгоритм действий (для наглядности рассмотрен случай, когда с документом знакомит (или вручает уведомление) инспектор по кадрам):
- после получения отказа в подписи инспектор уточняет, кто будет выступать свидетелями (участвовать в комиссии), для включения сведений о них в акт;
- инспектор составляет акт (возможно придется вернуться на свое рабочее место и оформить акт компьютерными средствами);
- инспектор повторно знакомит работника с приказом или пытается вручить работнику извещение под роспись, но уже в присутствии свидетелей, и получает повторный отказ от подписи;
- свидетели (члены комиссии) проставляют свои подписи на акте;
- один экземпляр акта вручается «отказнику», другой остается у инспектора.
Оформление в процессе ознакомления и получения отказа
Вариант «в процессе» требует предварительной подготовки, и предполагает следующий алгоритм действий:
- службой, ответственной за разработку бланков документов, разрабатывается бланк акта об отказе от подписи;
- инспектор знакомит работника с документом или вручает ему извещение под роспись в присутствии двух свидетелей;
- при получении отказа от подписи инспектор заполняет бланк акта;
- свидетели (члены комиссии) проставляют свои подписи на акте;
- один экземпляр акта вручается ознакомляемому с документом, другой остается у инспектора.
Оформление документа полностью вручную — длительный и неэффективный вариант, хотя и допустимый.
Качественно оформленный документ — гарантия защиты
[stextbox id=’warning’]Только в случае качественного составления и оформления акта, он может служить гарантией защиты работодателя или исполнительного органа, ответственного за ознакомление с документом, в случае возникновения спора или судебного разбирательства.[/stextbox]
Качество документа складывается из:
- наличия всех предусмотренных государственным стандартом реквизитов;
- наличия исчерпывающей информации об актируемых фактах или событиях.
Состав и расположение реквизитов документов регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003 (с 1 июля 2018 года начинает действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 Требования к оформлению документов). Для акта об отказе от проставления росписи это:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дата;
- регистрационный номер;
- место составления;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись. Как подписать документ электронной подписью – читайте здесь.
[stextbox id=’download’]Образец заполнения акта об отказе работника от подписания приказа.[/stextbox]
Заголовочная часть может быть оформлена продольным или угловым способом. В первом случае под оформление используется вся ширина рабочей зоны листа, во втором — только левая половина.
Требования к структуре документа
Стандартных требования к тексту акта об отказе от подписи не существует. Общие требования к структуре его текста следующие:
1) вводная часть (здесь указываются реквизиты инструктивного или распорядительного документа, на основании которого производится актирование, перечисляются лица, участвующие в актировании, с указанием должностей, фамилий и инициалов);
2) основная часть (здесь формулируются факты, указывается количество экземпляров акта и кому каждый из них будет передан).
Пошаговое составление акта
Шаг 1 – уточните до составления акта:
- каким локальным нормативным актом регламентируется (дата, номер, заголовок);
- кто войдет в комиссию (фамилия, инициалы, точное наименование должности);
- реквизиты документа, с которым необходимо ознакомить под роспись (дата, номер, заголовок);
- фамилию, инициалы и должность сотрудника, которому необходимо ознакомиться с документом и подписать его. Тут вы узнаете, как получить электронную подпись для физического лица.
[stextbox id=’download’]Бланк акта об отказе от подписи.[/stextbox]
Шаг 2 – оформите заголовочную часть акта:
- полное наименование предприятия (как указано в Уставе);
- наименование документа заглавными буквами;
- дата и номер акта;
- место составления (название населенного пункта, если оно не следует из наименования предприятия);
- заголовок.
Что такое доверенность на право подписи документов и как правильно ее составить вы узнаете в статье по ссылке.
Шаг 3 – оформите вводную часть (проследите за тем, чтобы фамилии членов комиссии следовали в алфавитном порядке и все данные были приведены без ошибок).
Шаг 4 – оформите основную часть:
- изложите максимально подробно факт ознакомления с документом (кем, когда, во сколько, где именно, кого, в присутствии кого, каким образом ознакомили с документом, укажите дату, номер, вид документа, заголовок документа);
- отразите факт отказа от подписи (кто и почему отказался проставить роспись);
- укажите, сколько оформлено экземпляров акта, кому предназначен каждый из них;
- оформите подписи председателя и членов комиссии (проследите, чтобы расписались все члены комиссии).
[stextbox id=’alert’]Отказ от вручения извещения оформляется аналогично. Отличаться будет заголовок акта и содержание основной части, так как событие вручения извещения может происходить по-разному.[/stextbox]
Порядок хранения актов
Хранение лишних документов чревато переполнением отведенного для этой цели места. Но преждевременное уничтожение может обернуться гораздо большими потерями, в том числе финансовыми. Здесь приходится искать баланс.
Перечень типовых архивных документов не содержит прямого указания, сколько хранить акт об отказе от подписи. По значимости акт такого типа можно приравнять к актам о соблюдении дисциплины труда и, соответственно, хранить их следует три года (ст. 587 Перечня).
Заключение
Лучшим вариантом при ознакомлении работника с документом (вручении извещения) будет грамотное и убедительное разъяснение того факта, что отказ от подписи — не выход.
[stextbox id=’black’]Можно, например, письменно выразить свое несогласие. Но если уговоры и разъяснения не подействовали, акт должен быть составлен оперативно и точно.[/stextbox]
По каким правилам заполняют локальные нормативные акты, в том числе акт об отказе от подписи вы узнаете в этом видео:
