ГОСТ Р 7.0.97-2016, являющийся новым стал приемником ГОСТа Р 6.30-2003, поэтому назвать его совершенно новым невозможно. В процессе его разработки учитывались все особенности формирования старого образца, так как было важно сохранить его структуру и последовательность.
Как происходит заверение документов с 2018 года
[stextbox id=’alert’]В результате появления нового ГОСТа заверение копий документов получило другой формат, скорректированный законодателем.[/stextbox]
Изменения произошли в самом процессе оформления и соблюдении формальностей. На скопированном документе, ответственное лицо работодателя обязано выполнить следующее:
- проставить обозначение «Верно»;
- подпись уполномоченного и ее расшифровка;
- дата заверения;
- обозначение места хранения оригинала, при предоставлении в другую организацию копии, нужно указать название организации-хранителя, дату формирования документа и его реквизиты.
Важно: именно завершающий момент является нововведением, так как ранее он не использовался.
Такие требования применяются к копиям всех без исключения документов, которые исполняются для запросов во внешнюю сферу.
Общие требования к заверению документов по новому ГОСТу рассмотрены подробно тут:
Если же копия необходима для внутреннего пользования на производстве, следует ее заверить надписью «Верно», подписаться с расшифровкой должностного лица, ее выдавшего, обозначить дату заверения.
Основание и время изменений
[stextbox id=’black’]Актуальным к применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 стал с 1 июля 2018 года. Доступны такие нововведения благодаря изданию Приказа Росстандартом № 435 от 2017 года.[/stextbox]
Как получать копии документов
Копии необходимы по многим причинам:
- для оформления различной социальной помощи или декретных;
- при трудоустройстве по совместительству или получении пенсии;
- в процессе оформления большой ссуды в банке;
- прочее.
Процедура их формирования совершенно простая и классическая – все что необходимо, это отксерить необходимый документ и заверить согласно ГОСТу.
Пошаговая инструкция применения новых правил
Например, работнику необходима копия трудовой книжки с целью получения ипотеки, тогда действия согласно новым правилам должны быть следующими:
- Обращение к работодателю с письменным заявлением о выдаче заверенной копии. Составляется обращение в произвольной форме, главное, чтобы в нем было четко выражено требование. Здесь вы узнаете, как составить заявление на выдачу копии трудовой.
Кроме этого его следует составить по всем правилам официального обращения:
- шапка – с указанием названия предприятия и сведений относительно руководителя и заявителя;
- название – можно с обоснованием относительно чего происходит обращение;
- основная часть – с требованием/просьбой относительно предоставления заверенной копии трудовой книжки, можно указать на какие цели, что в свою очередь повлияет на скорость обработки обращения;
- подпись и дата.
- Отсрочка для работодателя – период в 3 дня с момента подачи заявления:
- при этом мнения компетентных органов относительно дня исчисления 3 дней немного отчаются, так как Роструд указывает на тот вариант, что первый день – это день обращения, а вот суд указывает на вариант начала исчисления со следующего дня после обращения.
[stextbox id=’info’]Важно: чтобы подобных разногласий не происходило лучше не затягивать с удовлетворением просьбы работника до последнего дня.[/stextbox]
- Заверение копии согласно новым требованиям, то есть кроме надписи: «Верно», даты и обозначения заверяющего лица, указать место хранения оригинала, при этом важно соблюсти не только стандарты, но и такие моменты:
- копируются и заверяются все листы документа, для этого под каждый из них используется новый чистый лист, без двустороннего использования;
- далее все листы согласно последовательности сшиваются, нумеруются, при этом концы нити на последнем листе пломбируются и опечатываются квадратным листом бумаги, на котором и указываются все завершительные надписи;
- указывается подпись исполнителя, согласно приказу руководителя, дата формирования копии и место хранения оригинала.
Важно: если компания не располагает печатью, без нее можно обойтись, от этого юридическая сила копии не уменьшится.
Если копия необходима в ФНС
Копии документов в ФНС должны формироваться с учетом требований налоговиков, так как это их право получать документацию в надлежащем согласно нормативным документам ФНС состоянии.
В данном случае новый ГОСТ и требования налоговой инспекции к формату заверения копий имеют определенные отличия в следующем:
- ФНС требует, чтобы оттиск печати перекрывал подпись уполномоченного лица и завершительную надпись;
- согласно рекомендациям ГОСТ, эти два атрибута заверки документа не должны соприкасаться.
[stextbox id=’warning’]Так как нововведения ГОСТ только рекомендуемые, то лучше в ФНС подготавливать документацию согласно уставленным ею правилам. [/stextbox]
Прочие требования согласно новому нормативу
ГОСТ Р 7.0.97-2016 кроме изменений в сам процесс заверки документов вводит еще несколько дополнительных правил:
- появился гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» для ограничения доступа;
- отметка об электронной подписи, в которой указывается на ее наличие – номер сертификата ключа, надпись о ее существовании, ФИО владельца сертификата и его срок действия. Тут вы узнаете, как получить ЭЦП физическому лицу.
Кроме этого ГОСТ дает рекомендации относительно процедуры оформления нового документа – правила нумерации, приоритетного использования шрифта, как формировать страницу.
Также указываются варианты создания страниц – на обеих сторонах, не соприкасаемость печати с печатным текстом, применение титульника.
Каким образом делать копии многостраничных документов:
- со второго листа начинается нумерация;
- при этом нумерация выполняется сверху, посредине листа, а не в углу;
- при формировании двусторонней копии листа, необходимо соблюдать интервалы размещения текста таким образом, чтобы он совпадал;
- кроме этого указан размер и тип шрифта, расстояние между строками, расстояние абзаца, межстрочный интервал;
- кроме этого могут выделяться основные моменты – отдельные фрагменты, наименование адресата, заголовок к тексту, подпись.
Кроме этого формируется титульный лист, на котором в отличие от прежней формы отсутствуют к указанию отдельные реквизиты – например, код организации, ОГРН, ИНН/КНН.
Заключение
Главное в процессе применения новых правил помнить, что они рекомендуемые и пользоваться ими или нет решать предприятию.
[stextbox id=’alert’]Так же важно учитывать тот факт, что новые правила имеют определенные отличия от требований к формированию копий Минтруда и ФНС, что обязует знание относительно создания этих бумаг и использования для данных ведомств копий, сформированных согласно их регламенту.[/stextbox]
Обзор нового ГОСТа, который вступает в силу с 1 июля 2018 года – в этом видео:
