Большинство работающих граждан после определенного возрастного порога живут в ожидании заслуженного отдыха, так как походы на работу начинают все больше утомлять, но при наступлении данного периода у них появляется непреодолимое желание продолжить трудовую деятельность, так как это увеличивает доходы семьи.
Работодателю в данном случае невзирая на его желания необходимо правильно оформить требуемую к выдаче документацию.
Основные понятия
Заявление на выдачу трудовой книжки – это официальное обращение трудящегося к работодателю о выдаче на руки личной трудовой документации.
[stextbox id=’alert’]Такое обращение необходимо для будущего пенсионера, который не собирается увольняться после оформления пенсии. Работодатель в свою очередь в связи с изменениями в законодательстве № 216 ФЗ от 2014 года обязан выдать трудовую книгу на руки для предоставления ее ПФР, так как трудовой стаж несмотря на все отчисления исчисляется только по записям в трудовой книге.[/stextbox]
Также заявление в качестве официального требования является защитой для работодателя, в том, что он выдал на руки официальный документ работнику.
Несмотря на то, что выдача в определенных ситуациях книжки на руки сотруднику вменяется работодателю законом, а заявление выступает в качестве основания, специально утвержденной законодателем формы оно не имеет.
Как составить заявление на выдачу трудовой и что делать, если документ не выдали при увольнении – смотрите тут:
https://www.youtube.com/watch?v=_tTv_jpGwf8
Основания для выдачи трудовой книжки
Трудовая книжка работнику может понадобиться во многих случаях:
- При оформлении кредита;
- Загранпаспорта;
- При повышении квалификации;
- Поступлении на заочную форму обучения;
- Оформлении субсидии;
- Оформлении пенсии и подтверждении пенсионного стажа.
[stextbox id=’black’]Однако не во всех случаях работодатель вправе выдавать именно трудовую книжку, а не выписку из нее или ее копию.[/stextbox]
Что представляет собой выписка из трудовой книжки и как ее получить – узнайте по ссылке.
Важно: согласно законодательству оснований для выдачи трудового документа существует два:
- Выдача трудовой книги при увольнении согласно любому положению закона. Как оформить доверенность на получение трудовой книжки при увольнении – читайте по ссылке;
- При оформлении любого вида пенсии для подтверждения трудового стажа.
Порядок выдачи документа
Выдается документ на основании заявления работника с обязательным внесением записи об этом в регистрационный журнал:
- ФИО сотрудника;
- Дата выдачи;
- Подпись сотрудника.
Ведение такого учета не обязательно, однако этот документ помогает в дальнейшем избежать многих проблем.
После выдачи документа ответственность за его сохранность несет работник. Также он обязан вернуть документ в течение 3 рабочих дней.
[stextbox id=’info’]При отсутствии журнала для снятия с себя ответственности работодатель может брать у работника расписку, а после возврата документа отдать расписку на руки работнику. Расписка составляется произвольно с содержанием ФИО работника и паспортных данных, а также обязательством вернуть документ в положенное время.[/stextbox]
Также заявление обязательно принимает сам руководитель для указания на нем своей резолюции «Выдать».
Тут вы узнаете, куда клеится голограмма в трудовой книжке и как это сделать правильно.
Реквизиты заявления на выдачу трудовой книжки
Важно: формируется документ в произвольной форме, так как нет специально установленного образца, но с содержанием главных моментов.
Заявление должно содержать основные сведения и реквизиты:
- Шапка документа:
- ФИО руководителя организации;
- ФИО, должность и подразделение заявителя.
- Слово «Заявление» с указанием причины его составление.
- Далее указываются следующие данные в полном объеме или выборочно:
- Просьба выдать документ на руки;
- Причина просьбы – предоставление в ПФР;
- Основание – сделать ссылки на соответствующие законодательные акты;
- Указать дату, когда необходима выдача;
- Указать на собственную ответственность на момент выдачи документа;
- Подпись и дата составления.
Важно: руководитель обязан поставить на документе свою резолюцию.
[stextbox id=’download’]Образец заявления на выдачу трудовой книжки.[/stextbox]
Правила составления
Перед формированием документа не лишним будет узнать в отделе кадров существует ли на предприятии разработанная внутренняя форма документа, если нет тогда можно формировать его произвольно.
Однако и здесь существуют некоторые нюансы которые следует учитывать:
- Изначально следует взять лист формата А4;
- Шапку указать в правом верхнем углу;
- Название документа написать посредине;
- После чего идет изложение просьбы со ссылками на акты.
Важно: в ходе обращения к руководителю следует помнить, что просьба должна быть письменной только на его имя.
[stextbox id=’warning’]Не стоит перегружать его слишком большим набором информации, расписывать в подробностях свою просьбу, достаточно указать, что документ необходим для предоставления в ПФР, но это лучше сделать обязательно, так как уже упоминалось, что трудовая книга выдается не во всех случаях.[/stextbox]
Заявление обязательно должно получить от него резолюцию, только на этом основании кадровики выдадут документ.
Заявление на выдачу копии трудовой книжки
Во многих организациях практикуется выдача именно копии трудовой книжки, так как этот процесс сопряжен с меньшими рисками в случае утери документа или отказа работника в его возврате.
Для того, чтобы получить копию могут понадобиться:
- Заявление работника;
- Приказ руководителя;
- Трудовая книжка;
- Документация организации;
- Печать.
Для начала всего юридически важного процесса необходимо заявление работника. Составляется документ в произвольной форме, но с соблюдением некоторых правил:
- Также необходимо формировать шапку с указанием основных реквизитов компании и ФИО руководителя и работника, также следует указать должность и подразделение работника;
- После слова «Заявление» необходимо обосновать свою просьбу, указав на необходимость получения книжки;
- Поставив подпись и дату.
После чего руководитель должен одобрить просьбу и издать приказ для кадровых работников о выдаче работнику копии трудовой книги.
[stextbox id=’alert’]После получения приказа кадровики делают ксерокопии или ручные копии каждого листа документа, помечают каждую страницу словом «Верно» и передают руководителю, который также каждую страницу удостоверяет подписью с расшифровкой.[/stextbox]
Выдаваемая на руки копия должна содержать все необходимые элементы документа:
- Она обязательно должна выдаваться только руководителем или уполномоченным лицом;
- Визироваться печатью предприятия все страницы;
- И содержать информацию о том, что работник по сей день работает в последней указанной должности и на последнем месте работы.
Необходимость в получении копии происходит при предъявлении документа:
- В органы соцзащиты для получения пособий, также необходима копия, чтобы получить все необходимые данные о стаже, зарплате;
- При оформлении кредита или ипотеки в банк – необходимо подтвердить стаж работы на последнем месте и размер оклада;
- При утере основного документа – наличие заверенной копии ускорит весь процесс восстановления и может занять только один день;
- Для оформления загранпаспорта или при трудоустройстве за границей. Здесь вы узнаете, как оформляется справка для получения визы с места работы;
- При работе по совместительству, так как оригинал должен храниться у основного работодателя, а на дополнительном месте работы хотят получить, к примеру, подтверждение квалификации и опыта работы специалиста.
Заключение
[stextbox id=’black’]Заявление для получения трудовой книжки или ее копии составляется практически в одном формате и стиле, необходимо только указать, что именно требуется с обоснованием причины требований, так как оригинал доступно получить согласно законодательству только для Пенсионного фонда.[/stextbox]
В каком порядке выдается трудовая книжка при увольнении – смотрите в этом видео:
