Довольно часто гражданину требуется трудовая книжка для заполнения тех или иных документов, но если в данный момент он трудоустроен, то работодатель не имеет право на выдачу трудовых книг, однако заверенную выписку он предоставить обязан.
Что такое выписка из трудовой книжки
Выписка из трудовой книги – это заверенная копия титула книги и страниц с актуальной информацией.
[stextbox id=’alert’]Она кардинально отличается от копии этого документа, так как содержит меньше информации, при ее получении сотрудник имеет право самостоятельно указать на те листы, которые ему необходимы для предоставления в соответствующих учреждениях, в этом и заключена особенность документа.[/stextbox]
Сделать такую выписку доступно от руки или при помощи копировальной оргтехники. Документ может понадобиться при оформлении многих документов, самые распространенные случаи:
- Органы социальной защиты;
- Пенсионный фонд;
- Для оформления загранпаспорта;
- Для судебных разбирательств;
- При оформлении ипотеки.
Как оформить дубликат трудовой книжки и получить соответствующую выписку – смотрите в этом видео:
Законодательная база
Весь процесс оформления выписки из трудовой книжки регулируется 3-мя законодательными актами:
- Ст.62 ТК РФ;
- Ст.89 ТК РФ;
- Постановлением Правительства No225 от 2003 года.
ТК РФ Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.
В которых указано на варианты формирования трудовых книг, использования соответствующих образцов и на свободу доступа работника к ним.
[stextbox id=’black’]Важно: законодателем в данных документах указано на то, что работник не обязан оплачивать получение любой информации из личной документации.[/stextbox]
Кто и когда выдает выписку
На руки работнику выдает выписку работник отдела кадров, он же ее заверяет подписью и печатью предприятия. Важно: подпись руководителя не требуется.
Выдать выписку на руки заявителю кадровики обязаны в 3дневный срок с момента написания им заявления.
Как оформить доверенность на получение трудовой книжки при увольнении – читайте в публикации по ссылке.
Когда и кто может нуждаться в документе
- Данный документ крайне важен при оформлении любых льгот от государства – субсидии, материнского капитала и прочих начислений.
- Если человек оформляет опеку или усыновление над ребенком она также необходима с существующего на данный момент места работы.
- Данный документ нужен при выходе на пенсию, однако с 2017 года работодатель не вправе отказывать в предоставлении оригинала в подобном случае.
- Если предстоит судебное разбирательство, к примеру, по взысканию алиментов такая справка с места работы на данный момент также необходима ответчику. Тут вы узнаете, как рассчитать алименты от зарплаты.
- Во время получения ипотеки заемщику требуется выписка для подтверждения минимального стажа работы и наличия официального трудоустройства.
Также документ может понадобиться:
- При трудоустройстве по совместительству, так как основной документ всегда хранится у работодателя по основному месту займа;
- Для родственников усопшего работника, если отсутствует основной документ необходимый для получения пособий, его может заменить выписка.
Основные данные и порядок оформления выписки из трудовой
Выписка имеет установленную форму, согласно которой ее и следует заполнять.
[stextbox id=’info’]Формируется документ на фирменном бланке организации с содержанием требуемым для запрашивающей бумагу инстанции, но в любом случае составление бланка должно соответствовать требованиям ТК РФ.[/stextbox]
В его структуру должны включаться:
- Реквизиты организации в шапке документа – адрес, телефон, электронная почта, ИНН, КПП. Здесь находится информация о том, как узнать ОКАТО организации по ИНН;
- Наименование посредине бланка;
- Сведения о сотруднике – ФИО, информация из трудовой книги, а также ее серия и номер;
- Таблица со сведениями о трудоустройстве за необходимый период в хронологическом порядке.
После внесения всех данный и заверки документа, его необходимо прошить и пронумеровать.
Важно: без выполнения какого-либо из этих пунктов документ будет недействительным.
[stextbox id=’download’]Бланк выписки из трудовой книжки.[/stextbox]
Правила составления
После указания всех реквизитов и данных о работнике, в том числе и об его образовании, необходимо заполнить таблицу:
- В нее необходимо вписывать только данные требуемые для запрашивающего их учреждения;
- При их внесении необходимо четко придерживаться хронологии;
- Обязательно следует указывать номера приказов оснований для выполнения записей в трудовой. Как правильно вести и заполнять журнал учета трудовых книжек вы можете узнать в статье по ссылке;
- Данные о последнем месте работы указываются в последнюю очередь с обозначением «Работает по настоящее время»;
- Если был факт премирования и награждения об этом также следует указать;
[stextbox id=’warning’]Важно: выписка может автоматически стать недействительной, если работник переведен на другое место работы или другую должность.[/stextbox]
- Такой документ может содержать сведения за любой период времени, самые краткие записи за 3 – 6 месяцев.
Заверяться нотариусом документ, при его хранении у работодателя не должен, однако если трудовая книжка находиться на руках у работника такое действие можно выполнить.
Также заверить документ требуется при лицензировании профессиональной деятельности и при устройстве на работу за рубежом.
[stextbox id=’download’]Образец заполнения выписки из трудовой книжки.[/stextbox]
Как избежать ошибок
Чтобы выписка была действительной нужно помнить, что кроме заверения, нумерации и штампования листов необходимо:
- На каждой странице указывать должность, ФИО, сотрудника выдавшего выписку и печать организации;
- Листы следует не только нумеровать, но и сшивать;
- В таблице следует обязательно указывать точные даты увольнения, перевода, принятия на работу;
- Если было увольнение необходимо указывать основание – законодательный акт;
- В случае использования как источника информации книгу учета необходимо указывать порядковый номер записи в журнале.
Этапы получения документа
Весь процесс получения документа складывается из определенных этапов:
- Изначально работником пишется заявление:
- В шапке документа указывается наименование организации, ее реквизиты, ФИО руководителя, ФИО работника, его должность и отдел;
- Далее идет просьба о выдаче выписки со ссылкой на ст.62 ТК РФ;
- Перечень необходимых данных;
- Заявление подписывается и указывается дата составления.
- Следующий этап подача заявления директору:
- Он его рассматривает;
- Ставит резолюцию;
- Издает приказ на выдачу выписки с указанием ответственного работника.
- После чего заключительный этап – формирование и выдача на руки заявителю выписки.
Юридические аспекты
[stextbox id=’alert’]При формировании выписки из трудового документа необходимо учитывать некоторые нюансы, как работодателю, так и работнику.[/stextbox]
Для работодателя:
- Следует соблюдать все требования, установленные законодательством;
- Бесплатно предоставлять документ;
- Соблюдать отведенные на данное действие сроки – 3 дня с момента получения от сотрудника заявления.
Для работника:
- Обязательно официально обращаться с просьбой о выдаче бумаги к работодателю;
- Четко формулировать пункты, которые следует отразить в документе;
- После получения изучить документ на наличие ошибок и неточностей для своевременного их устранения.
Важно: выписка юридически актуальная только в течение месяца после ее выдачи.
Заключение
[stextbox id=’black’]Выписка является необходимым документом во многих ситуациях, без нее является невозможным оформление многих государственных начислений и получение важных документов.[/stextbox]
Порядок и особенности оформления трудовой книги и выписки из трудовой рассмотрены тут:
