Для учёта трудовых книжек работников необходим специализированный журнал учёта. При его заполнении исключается произвольная форма. Журнал оформляется и хранится по определённым правилам, утверждённым Министерством труда Российской Федерации.
Как выглядит журнал учета трудовых книжек?
Журнал учёта трудовых книжек представляет собой книгу, состоящую, как минимум, из нескольких страниц с 13 графами. Все листы журнала имеют формат А4.
Кто и как учитывает документы в журнале?
[stextbox id=”alert”]Учётом документации занимается один из сотрудников отдела кадров или иной службы, ответственной за кадровую политику организации. В его обязанности входит занесение данных, которые содержатся в трудовых книжках принятых на работу сотрудников. Если в трудкнижке работника присутствует вкладыш, он также подлежит регистрации.[/stextbox]
Больше информации о том, как правильно составить и вести журнал выдачи трудовых книжек на руки, вы можете получить здесь.
Форма ведения журнала учета трудовых книжек
Трудовым законодательством Российской Федерации установлена строгая форма, в соответствии с которой заполняется журнал учёта трудовых книжек. Данные, содержащиеся там, распределяются следующим образом:
- в первой графе проставляются по порядку все номера трудовых книжек, сданных сотрудниками;
- во второй, третьей и четвёртой графах записываются даты принятия сотрудников;
- пятая графа служит для записи имён, фамилий и отчеств (полностью);
- шестая графа предназначена для серий и номеров трудовых книжек;
- в седьмую графу вносятся названия специальностей и профессий, разряды, квалификации и категории работников;
- в восьмую графу записывается название организации, принявшей работников;
- в девятой графе указываются основания, согласно которым тот или иной сотрудник был принят на работу в организацию, а также записывается номер соответствующего приказа;
- в десятой графе расписывается кадровик;
- в одиннадцатой графе записывается стоимость трудовых книжек или вкладышей, оплаченных работниками;
- двенадцатая и тринадцатая графы предназначены соответственно для даты получения на руки трудкнижки при увольнении и росписи за неё работника.
В случае, если на работника был оформлен вкладыш, при увольнении он расписывается за него отдельно.
Журнал учета трудовых книжек – образец заполнения с примерами:
Как опломбировать журнал?
Журнал учёта трудовых книжек либо пломбируется, либо опечатывается сургучной печатью. Сургуч захватывает часть бумажного листа, обложки и шнуровки. Пломба должна стоять на выступающих кончиках шнуровки.
[stextbox id=”black”]Пломба представляет собой уникальное индикаторное устройство, снабжённое номером. Индикатор применяется однократно для обнаружения незаконного доступа к журналу. На титульном листе журнала необходимо зафиксировать номер пломбы.[/stextbox]
Узнать, как правильно вести журнал регистрации входящих документов и скачать его образец, вы можете в этой статье.
Журнал учета трудовых книжек: образец и порядок ведения
Ввиду наличия установленной законодательством формы, для заполнения и оформления журнала учёта трудовых книжек используется строго определённый образец.
Журнал учета трудовых книжек – образец скачать вы можете по этой ссылке.
Как прошить журнал учета трудовых книжек?
Страницы должны быть прошиты нитками и пронумерованы.
Журнал прошнуровывается, закрепление кончиков шнуровки делается с помощью листка бумаги.
На этикетке, которой снабжается лицевая обложка, записываются:
- наименование журнала;
- даты начала и окончания записей;
- подпись кадровика (может стоять также на оборотной стороне обложки).
На листке, приклеенном с внутренней стороны обложки, также записывается число страниц в журнале. Журнал заверяет своими подписями руководство организации.
Как правильно вести и хранить на предприятии журнал регистрации приказов по основной деятельности – читайте в нашей новой публикации.
[stextbox id=”info”]Для записей в журнале учёта трудовых книжек используются чернильные, шариковые или гелевые ручки. Паста должна быть синей, фиолетовой или чёрной. Недопустимы зачёркивание и корректирующая жидкость! Если допущена ошибка, кадровик обязан письменно зафиксировать это в журнале.[/stextbox]
Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним – скачать образец заполненного бланка вы можете тут.
Журнал учёта трудовых книжек ведётся до окончательного заполнения, затем передаётся в архив, где хранится 75 лет.
Как правильно заверить журнал учета трудовых книжек на предприятии, вы можете узнать в этом видео-уроке:
