10 правил заполнения журнала учета трудовых книжек

Для учёта трудовых книжек работников необходим специализированный журнал учёта. При его заполнении исключается произвольная форма. Журнал оформляется и хранится по определённым правилам, утверждённым Министерством труда Российской Федерации.

Как выглядит журнал учета трудовых книжек?

Журнал учёта трудовых книжек представляет собой книгу, состоящую, как минимум, из нескольких страниц с 13 графами. Все листы журнала имеют формат А4.

Кто и как учитывает документы в журнале?

Больше информации о том, как правильно составить и вести журнал выдачи трудовых книжек на руки, вы можете получить здесь.

Форма ведения журнала учета трудовых книжек

Трудовым законодательством Российской Федерации установлена строгая форма, в соответствии с которой заполняется журнал учёта трудовых книжек. Данные, содержащиеся там, распределяются следующим образом:

1. в первой графе проставляются по порядку все номера трудовых книжек, сданных сотрудниками;
2. во второй, третьей и четвёртой графах записываются даты принятия сотрудников;
3. пятая графа служит для записи имён, фамилий и отчеств (полностью);
4. шестая графа предназначена для серий и номеров трудовых книжек;
5. в седьмую графу вносятся названия специальностей и профессий, разряды, квалификации и категории работников;
6. в восьмую графу записывается название организации, принявшей работников;
7. в девятой графе указываются основания, согласно которым тот или иной сотрудник был принят на работу в организацию, а также записывается номер соответствующего приказа;
8. в десятой графе расписывается кадровик;
9. в одиннадцатой графе записывается стоимость трудовых книжек или вкладышей, оплаченных работниками;
10. двенадцатая и тринадцатая графы предназначены соответственно для даты получения на руки трудкнижки при увольнении и росписи за неё работника.

В случае, если на работника был оформлен вкладыш, при увольнении он расписывается за него отдельно.

Журнал учета трудовых книжек – образец заполнения с примерами:

Как опломбировать журнал?

Журнал учёта трудовых книжек либо пломбируется, либо опечатывается сургучной печатью. Сургуч захватывает часть бумажного листа, обложки и шнуровки. Пломба должна стоять на выступающих кончиках шнуровки.

Узнать, как правильно вести журнал регистрации входящих документов и скачать его образец, вы можете в этой статье.

Журнал учета трудовых книжек: образец и порядок ведения

Ввиду наличия установленной законодательством формы, для заполнения и оформления журнала учёта трудовых книжек используется строго определённый образец. 

Журнал учета трудовых книжек – образец скачать вы можете по этой ссылке.

Как прошить журнал учета трудовых книжек?

Страницы должны быть прошиты нитками и пронумерованы.

Журнал прошнуровывается, закрепление кончиков шнуровки делается с помощью листка бумаги.

На этикетке, которой снабжается лицевая обложка, записываются:

• наименование журнала;
• даты начала и окончания записей;
• подпись кадровика (может стоять также на оборотной стороне обложки).

На листке, приклеенном с внутренней стороны обложки, также записывается число страниц в журнале. Журнал заверяет своими подписями руководство организации.

Как правильно вести и хранить на предприятии журнал регистрации приказов по основной деятельности – читайте в нашей новой публикации.

Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним – скачать образец заполненного бланка вы можете тут.

Журнал учёта трудовых книжек ведётся до окончательного заполнения, затем передаётся в архив, где хранится 75 лет.

Как правильно заверить журнал учета трудовых книжек на предприятии, вы можете узнать в этом видео-уроке: