Неотъемлемой составляющей любого государственного, либо частного предприятия является документооборот. Книга приказов является одним из основных предметов деятельности инспектора по кадрам.
Понятие книги приказов
Книга приказов – это учредительный документ организации, который предназначен для того чтобы ввести документооборот. Книга приказов, или как ее еще называют журнал регистрации приказов, является неотъемлемой частью каждой организации, поскольку выполняет важные функции.
Цель ведения:
- Собрать в одно целое все документы и распорядительные акты;
- Облегчить поиск документов;
- Предать срочность и обязательность документу.
При проверке налоговой, либо других уполномоченных органов, может быть истребована книга приказов. Уменьшается вероятность проблем с налоговой и другими уполномоченными органами (ПФР, МВД), в случае качественного ведения книги.
Законодательное регулирование
Книга приказов регламентируется приказом Минкультуры России № 558. Данный законодательный акт перечислил перечень обязательств, которых должны придерживаться организации. Законодательный акт был принят 25 августа 2010 года.
Важные особенности документооборота:
- оформление;
- нумерация;
- сроки.
Как правильно прошивать книгу приказов? Смотрите видео:
https://www.youtube.com/watch?v=ZUaSxsL_Vr0
[stextbox id=’alert’]Приказ Росархива № 68, регламентирует особенности документооборота. В данном распорядительном документе указывается, что отчетность ведется в течение 1 года, а после сдается в архив.[/stextbox]
Состав
Каждая организация имеет полное право на разработку самостоятельного образца. Однако нужно не расходиться с типовым образцом. Для таких отчётов существует рекомендательный перечень особенностей.
Основные пункты:
- Титульный лист;
- Указание должностного лица, на которое возлагается ответственность;
- Полный перечень приказов.
Как подключиться к базе электронного документооборота? Смотрите здесь.
Титульный лист состоит из названия организации, даты начала и окончания учетной операции, целевое предназначение документа. В графе, должностного лица, на которое возлагается обязанность по ведению, нужно написать имя, должность, его подпись.
Главное условия оформления заключается в составлении надлежащей информации и достоверности данных. В таких книгах нельзя допускать исправления, корректирование перечеркивание.
Уполномоченное лицо по ведению книги приказов
В каждой организации есть ответственный по ведению документации того, или иного характера.
[stextbox id=’black’]Инспектор по кадрам компетентен по вопросам ведения книги распоряжений.Он является ведущим специалистом предприятия по организационным вопросам, касающихся отчетности. [/stextbox]
Он должен быть осведомлен об изменениях шаблонов заполнения журнала, и четко знать законодательную базу, которая возникает в данных правоотношениях.
Помимо законодательства, важным аспектом успешной деятельности должностного лица, является изучение всей структуры организации, что позволит полностью контролировать внутренние процессы.
Ведение
Во всех подразделениях и организациях есть специально обученное, уполномоченное лицо, для ведения книги приказов. В его обязанности входит своевременное заполнение граф, в надлежащей форме, подшивка бумаг, и т.д.
Чем отличается приказ от распоряжения? Читайте по ссылке.
Также ему необходимо обрабатывать текст, для того чтобы правильно составлять документы. Законодательством не предусмотрено унифицированной формы составления.
Существуют правила заполнения, которых нельзя нарушать. В эти правила входит обязательное указание дат, и четкого хронологического порядка последовательности приказов.
Реквизиты при заполнении:
- название организации;
- дата создания акта;
- число окончания введения;
- регистрационный номер;
- фамилия должностного лица с подписями.
[stextbox id=’info’]Даты начала и окончания ведения журнала является обязательными, поскольку в организации с годами накапливаются книги приказов, что может вызвать сложности у проверяющих инстанций.[/stextbox]
Помимо удобства быстрой и качественной проверки налоговой и другими инстанциями, появляется потребность в быстром поиске приказов по личному составу предприятия.
Требования
Как и у любой другой документации, в книге приказов есть особые требования. Главным требованием является правильное оформление, которое возможно при изучении всех вышеупомянутых особенностей.
Указание даты, индекс и № документа, позволит быстро найти необходимый приказ. Личный состав работников предприятия нумеруется в хронологическом порядке. Данная особенность присуща всем предприятиям.
Одним из важнейших требований, является строгий запрет на изменение и редактирование, с помощью корректировки. Если проверяющий заметит корректировку какого-либо приказа, это может вызвать проблемы у организации. Исправлять можно только при зачеркивании, чтобы было видно два варианта.
Заполнение по личному составу:
- Указание ФИО работника;
- Номер распоряжения;
- Использование установленного шаблона написание дат (дд.мм.гггг);
- Указание типа действия приказа;
- Причина принятия распорядительного документа.
Что такое книга учета приказов и является ли она обязательной? Ответы в видео:
[stextbox id=’warning’]До того чтобы не возникал вопрос о фальсификации документов, на каждом листе ставится печать и дата. Журнал обязательно нужно прошнуровать, и в конце проставить подпись уполномоченного лица, ответственного за ведение.[/stextbox]
Хранение
Хранение – это одна из важнейших особенностей документооборота. Согласно приказу Росархива № 68, хранение документов осуществляется в течение календарного года. После истечения данного срока, сдается в архив, где хранится от 5 до 75 лет.
В 2016 году вышли поправки к данному законодательному акту, где наибольшее количество лет хранения в архиве составляет – 50 лет.
Индекс документов:
- “К” и “Л/С” – хранение до 50 лет;
- указание другого индекса – хранение до 5 лет.
Особенностью временного хранения – распоряжения, касающиеся отпусков и командировочных.
[stextbox id=’black’]Одним из важных принципов хранения документов является их группировка. Нельзя объединять вышедшие распоряжение с различными сроками хранения. Вторым принципом является расположение бумаг в хронологическом порядке.[/stextbox]
Электронный вариант книги
Для того чтобы создать журнал, уполномоченное лицо может воспользоваться любой лицензированный компьютерной программой. Для того чтобы была возможность вести отчетность, необходимо наличие электронного регистрационного журнала, который присутствует во многих компьютерных программах.
Это особенность дает возможность кадровику вести журнал регистрации в электронном варианте. Плюсы электронного варианта заключается в том, что можно в любой момент распечатать файл, также присутствует возможность редактирования.
Минусы электронного ведения:
- В случае смены программы;
- Обновления, которые могут привести к изменениям;
- Сбой программы.
Заключение
Книгу распоряжений необходимо вести в каждой организации надлежащим образом. Из качественного и правильного ведения отчетностей, можно сделать выводы внутри организации по некоторым ошибкам, или наоборот, при анализе правильно принятых решений.
Ведение, предоставление достоверной информации и хранение является необходимым условием написании книги распоряжений.
