Деятельность большого рабочего коллектива должна регулироваться распорядительными документами начальства в официальной форме. Именно посредством приказов работодатель регулирует весь рабочий процесс, перемещение, прием и увольнение кадров.
Что такое приказы по кадрам
[stextbox id=’alert’]Это внутренний юридический организационно-правовой документ, необходимый для эффективного управления персоналом, этот документ указывает на файлы и информацию, имеющие отношение к деятельности предприятия.[/stextbox]
Особенность документа в том, что именно посредством него возможна четкая формулировка требований, распоряжений руководства, благодаря наличию приказа все трудовые взаимоотношения между руководителем и штатом упорядочены.
Все приказы делаться на 3 категории:
- Долговременного хранения;
- Кратковременные;
- Временные приказы.
Данный документ предназначен для официального общения между коллективом и работодателем, посредством указа последний доносит до работников свои распоряжения, требования и мысли.
Какие ошибки могут быть допущены при оформлении приказов по кадрам вы узнаете в этом видео:
Кто разрабатывает такие документы
[stextbox id=’black’]Формируется документ секретарем, работником отдела кадров и прочими сотрудниками, занимающими по совместительству должность делопроизводителя.[/stextbox]
Важно: подписывает документ исключительно руководитель предприятия или лицо, уполномоченное подписывать подобные документы.
Основные разновидности приказов по кадрам
Согласно случаю издания приказа их доступно разделить на 2 вида:
- По личному составу;
- По деятельности предприятия.
При этом составлением любого вида документации занимаются кадровики или секретари, ровно, как и приказами относительно бухгалтерской деятельности.
Эти документы имеют юридическое значение для обеих сторон, так что к их составлению необходимо подходить с особой тщательностью, подписывать документ обязаны обе стороны, именно подписи являются доказательством согласованных действий работодателя и работника.
По личному составу
По сути, этот вид приказа регламентирует правоотношения сторон, указывает на обязанности работодателя и функции работника, издаваться бумага может в зависимости от случая:
- О переводе. Тут вы узнаете, как правильно оформить приказ о переводе работника на другую работу;
- Увольнении;
- Приеме на работу;
- Выходе в отпуск;
- Выплате поощрительных сумм (приказ о премировании сотрудников).
Данный приказ в зависимости от случая его издания должен нести полную информацию:
- Название предприятия и его реквизиты;
- ФИО участников взаимоотношений;
- Даты – составления и вступления распоряжения в силу;
- В нем необходимо изложить суть его издания – изменения, увольнения и прочее;
- Подписи сторон.
[stextbox id=’info’]Важно: он должен отображать всю деятельность работника, относительно которого он издан.[/stextbox]
Документы, касающиеся деятельности предприятия
Этот вид также относиться к документу, посредством которого происходит общение с кадрами, но при этом регулируется их деятельность, к примеру:
- Приказ на отпуск различного значения, характера, длительности;
- Приказ о дисциплинарном взыскании;
- Приказ на повышение квалификации;
- Приказ об изменении рабочего режима – изменение количества часов, продолжительности смен и прочее. Здесь вы узнаете, по каким правилам составляется приказ об изменении графика работы;
- На дополнительные поручения определенным лицам;
- На передачу производственного имущества движимого/недвижимого во временное пользование работника;
- Приказ о введении внутренних правил на предприятии;
- О назначении ответственного лица, за исполнение приказа, ведение воинского учета, сдаче отчетности в ПФР и прочее;
- Другие виды документа, регулирующие деятельность на предприятии.
Форма и порядок хранения приказов
До недавних пор, до 2013 года используемая форма каждого вида документа по личному составу должна была быть унифицированной, но затем это обязательство отменили и теперь работодатель вправе формировать форму согласно особенностям собственного производства и внутренним локальным актам, что достаточно удобно.
[stextbox id=’warning’]При этом основная структура документа должна сохраниться, это же касается и основных сведений и реквизитов.[/stextbox]
Относительно производственных документов унифицированных формы не столь требовались и раньше, но согласно общепринятым нормам он складывается из нескольких частей:
- Вводная часть – описывается суть дела;
- Распорядительная – идет речь об указании директора;
- Заключительная – назначается исполнительное лицо, дата выполнения распоряжений.
По периоду хранения документ по личному составу относиться к бумагам длительного хранения – 75 лет с момента передачи в архив.
При сшивании на конец-начало года на такие документы составляется опись с указанием:
- Регистрационных данных;
- Дат издания;
- Должностных лиц, их подписавших.
Важно: в каждой сшитой папке должны находиться приказы одинаковые по значению.
[stextbox id=’alert’]Приказы по деятельности предприятия имеют неограниченный срок хранения, по отпускам относятся к кратковременным и хранятся до 3 лет, относительно общих производственных тем от 5 лет.[/stextbox]
Правила составления
Документы по различным формам имеют различия в своем формировании.
По личному составу
Приказ по личному составу допустимо формировать на фирменном бланке предприятия с учетом особенностей производства, но при этом он должен содержать такие сведения:
- Реквизиты предприятия и наименование;
- ФИО должностного лица;
- Название документа и порядковый номер;
- Основания для издания;
- Ссылки на законодательные акты;
- ФИО, должность лица, относительно которого документ издается;
- Распорядительная часть – необходимо изложить суть приказа;
- Назначить исполнительное лицо;
- Поставить подпись с расшифровкой руководителя;
- Дату составления;
- Подпись об ознакомлении работника.
[stextbox id=’download’]Образец приказа по личному составу.[/stextbox]
По основной деятельности
Этот документ составляется в более свободном стиле, к примеру, приказ о введение в действие нового штатного расписания содержит:
- Название организации;
- Название документа;
- Тема приказа;
- Регистрационный номер и дата составления;
- После слова приказываю, идет перечень изменений;
- Подпись руководителя с расшифровкой.
Правила учета кадровых приказов
Действие приказа юридически начинается с момента его подписания участниками, после чего ответственное лицо регистрирует его в журнале регистрации приказов по предприятию, подшивает в специальную папку и ставит регистрационный номер. При этом папка должна содержать по значимости и назначению документы одного вида.
На данный момент журнал не обязателен для регистрации приказов, но его по-прежнему ведут на большинстве предприятий, так как это достаточно удобный вариант учета.
Регистрационный номер указывается по возрастанию и индексируется согласно теме приказа, но лучше, если для каждого варианта приказа будет отдельный журнал.
Такой документ доступно приобрести, а можно изготовить самостоятельно при помощи большой тетради.
Архивация
Приказы формируются в отдельную стопку, сверху укладывается опись, закрывается титульным листом с наименованием приказов и прошивается крепкими нитями.
[stextbox id=’black’]Для архива используется сухое помещение с установленными стеллажами, которые также для удобства поиска лучше индексировать. Когда срок, отведенный для хранения, заканчивается, документы утилизируют.[/stextbox]
Журналы регистрации приказов по кадрам
Данный документ предназначен для учета приказов со сроком хранения до 75 лет, он опломбирован номерной индикаторной пломбой одноразового применения, которая предназначена для обнаружения несанкционированного доступа.
Перед началом использования необходимо заполнить титульный лист с внесением номера пломбы в специальную строку.
Важно: без этого действия журнал считается не опломбированным. Также необходимо поставить заверительную подпись.
Титульная страница содержит:
- Название предприятия;
- Название документа;
- Даты начала и конца ведения журнала;
- ФИО должностного лица, ответственного за ведение документа, обычно этот человек назначается так же приказом и является работником отдела кадров.
При заполнении основных разделов необходимо вносить в каждую графу требующиеся сведения:
- Порядковый номер приказа;
- Дату составления;
- Регистрационный номер приказа – содержит индексацию;
- Его вид – прием, увольнение или перевод;
- Табельный номер документа;
- Основание для издания – заявление, дополнение к основному договору и прочее.
Из этого следует, что основное предназначение документа это:
- Хронологические сведения о приказе и ранжирование приказов по видам, что при необходимости значительно ускоряет процесс поиска необходимого документа;
- Кроме этого запись в журнале является дополнительным подтверждением существования документа изданного руководителем.
Заключение
[stextbox id=’info’]Приказы по кадрам – это основная составляющая слаженной работы целого большого организма в качестве предприятия, деятельность которого находится под контролем руководителя.[/stextbox]
Основные документы кадрового учета подробно рассмотрены тут:
