Приказы

Приказ – это особый вид распорядительной документации, который регулирует и утверждает основы производственной и кадровой политики любой организации. Все приказы можно разделить на два вида:

по основной деятельности;
по кадровой деятельности.

Приказы по основной деятельности

Приказы по основной деятельности регулируют производственные и финансовые аспекты деятельности компании. С их помощью утверждаются все локально-нормативные документы для внутреннего пользования организации, такие как штатное расписание, положения об оплате труда, инструкции должностные и по охране труда и все прочие документы. К приказам по основной деятельности относятся также приказы о назначении руководителей, например генерального директора ООО.

Эти приказы должны храниться либо постоянно, либо до замещения их новыми.

Приказы по личному составу

Это более многочисленный вид приказов, их условно можно разделить на приказы, регулирующие рабочую деятельность сотрудника (прием, увольнение, перевод) и все прочие. К ним относятся:

приказ на командировку;
приказы о премированиях и поощрениях;
наложение дисциплинарных взысканий, замечаний и выговоров;
прочие приказы, относящиеся непосредственно к сотрудникам организации (например, об удержании из зарплаты).

Срок хранения этого вида приказов сильно разнится. Все приказы по личному составу, которые относятся к трудовому стажу работника, должны храниться 75 лет в организации, либо сдаваться в специализированный архив. Все прочие приказы хранятся от 3 до 5 лет. Поэтому для удобства ведения и хранения рекомендуется подразделять приказы по личному составу и кадровые в два разных дела.

Для приказов по основной деятельности также лучше завести отдельную папку.

Как составить приказ: реквизиты и форма

Для того, чтобы приказы имели юридическую силу, они должны иметь ряд определенных реквизитов. В первую очередь это подпись руководителя или другого уполномоченного лица, вместе с подписью указывается должность и фамилия с инициалами. Ставится этот реквизит в конце приказа, как бы завершая его.

К другим реквизитам можно отнести:

наименование организации;
номер и дату приказа;
наименование приказа.

Составить приказ можно как в свободной форме, например приказ об установлении неполного рабочего дня, проведении инвентаризации или утверждении штатного расписания, так и в унифицированной.

Для основных приказов, которые регулируют кадровые вопросы, установлены унифицированные формы, они не обязательны к использованию, но рекомендованы. Их используют большинство работодателей, потому-то в этих бланках предусмотрены поля под все необходимые реквизиты и сведения. Если в организации ведется автоматизированный учет с помощью различных программ, то в них по умолчанию использованы стандартные формы.

Приказы – это необходимая часть делопроизводства в организации, именно они придают юридическую силу распоряжениям руководителя, особенно в таких важных вопросах, как утверждение обязательных документов и оформление трудовых отношений с работником.

Даже в самой маленькой организации обязательно оформлять и хранить приказы. Именно порядок и правильное оформление документации являются одними из основополагающих элементов для успеха предприятия.