Приказы являются значимыми нормативными актами компании, на основании которых вносятся разные изменения в процесс работы сотрудников предприятия. Поэтому с определенными приказами работники должны знакомиться под роспись.
Для этого подпись может ставиться непосредственно на приказе. Если требуется ознакомить с документом большое количество сотрудников, то используется для этого лист ознакомления.
Когда нужен документ
Применяется листок, подтверждающий, что работники были ознакомлены с приказом, только при необходимости получения подписи от многих граждан. Например, если распоряжение относится к крупному отделу или значительной группы сотрудников.
Листок ознакомления выступает приложением к приказу.
Если между руководителем компании и работниками в будущем возникнут какие-либо трудовые споры, то именно данный документ выступает доказательством, что были выполнены работодателем все требования законодательства.
[stextbox id=’info’] Листок может передаваться для изучения в трудовую инспекцию или суд. Поэтому руководство предприятия должно заботиться о своевременном сборе подписей всех сотрудников. [/stextbox]
Для этого выбираются работники, упомянутые в приказе. Если по разным основаниям граждане отсутствуют на работе, то надо дождаться их возвращения, после чего они ставят подпись на документе.
Что будет, если лист не подписан
Если работодатель не сможет доказать, что работник фирмы был оповещен о содержании какого-либо приказа, то это может привести в будущем к негативным последствиям для руководителя фирмы.
Распоряжения могут легко оспариваться в суде или отменяться трудовой инспекцией. Нередко сами сотрудники отказываются от подписания листка ознакомления с содержанием приказа.
Как оформить, то что работник ознакомлен с приказом? Ответ в видео:
В этом случае руководитель может привлечь работника к дисциплинарной ответственности или вовсе принудительно уволить. Но это возможно только при отсутствии веских оснований у сотрудника, так как если приказ нарушает требования законодательства, то гражданин может отказаться от его подписания.
Правила ознакомления работников с приказом
Приказ представлен официальным распоряжением руководителя компании.
К правилам его составления относится:
- оформляется исключительно в письменной форме;
- содержит основные сведения о вносимых изменениях в работу сотрудников;
- может относиться к разным сферам работы компании;
- формируется от лица руководителя фирмы;
- в него могут вноситься изменения;
- не допускается, чтобы в документе нарушались требования законодательства или права работников.
[stextbox id=’warning’]Все работники обязательно должны знакомиться с содержанием данного приказа, если документ имеет отношение к их работе. Если оповещается несколько сотрудников, то они могут ставить свою подпись непосредственно на распоряжении.[/stextbox]
Дополнительно работодатель может пользоваться листком ознакомления. Необходимость ознакомления работников с содержанием распоряжения обусловлено требованиям законодательства.
Наличие подписи подтверждает, что работодатель выполнил все требования закона.
Когда ставится подпись
Сразу после издания приказа директор предприятия должен предъявить его для изучения лицам, к которым относится данное распоряжение. Если рассчитан документ на неопределенное количество работников, то ознакомить с ним нужно весь штат.
Обычно секретарь назначается исполнителем данного процесса, поэтому им формируется лист ознакомления, подписываемый всеми работниками предприятия. Руководитель должен убедиться, что на документе имеются все нужные подписи.
Нюансы ознакомления
Работодатели должны передавать для изучения приказ сразу после издания. Обычно это выполняется непосредственно в день его составления или в течение ближайших нескольких дней.
[stextbox id=’black’]Предельная дата может указываться непосредственно в тексте распоряжения. Подпись работниками должна ставиться до того момента, когда вносимые изменения начнут применяться в компании.[/stextbox]
Кем составляется лист ознакомления с приказом
Ответственное лицо, в обязанности которого входит составление и заполнение листка ознакомления, назначается путем издания соответствующего приказа руководителем компании. Обычно для этого выбирается специалист из отдела кадров или секретарь.
Обязательно в должностную инструкцию выбранного специалиста вносятся сведения о данной функции.
Образец
Если надо ознакомить с документом нескольких сотрудников предприятия, то для этого формируется лист ознакомления. Допускается пользоваться произвольной формой. В некоторых компаниях составляется специальный шаблон, по которому работник должен составлять этот документ.
Хотя отсутствует точная форма данного документа, при его составлении надо учитывать правильную структуру.
В него обязательно вносятся следующие сведения:
- полное наименование компании;
- название документа;
- дата его формирования;
- номер и содержание приказа;
- номера всех сотрудников;
- ФИО работников предприятия;
- занимаемые ими должности;
- дата, когда сотрудники компании знакомятся с содержанием распоряжения;
- подписи всех наемных специалистов.
Как заполнить штатную расстановку? Смотрите тут.
[stextbox id=’alert’]Составляется листок в виде удобной таблицы, в которую допускается включать другие столбцы при необходимости. Например, можно указывать, в каком именно отделе предприятия трудится тот или иной работник.[/stextbox]
Если в компании работает много сотрудников, которые должны ознакомиться с приказом, то может понадобиться несколько листков. Все они скрепляются суровой нитью или степлером, а также нумеруются.
Правила оформления
При оформлении этой документации учитываются следующие правила:
- листок делается исключительно в одном экземпляре;
- для его создания используется лист формата А4, а также может использоваться фирменный бланк организации;
- вносится информация от руки или с помощью компьютера;
- требуется наличие оригинальных подписей всех сотрудников, указанных в приказе;
- отсутствует обязательное требование к наличию печати компании, так как с 2016 года не требуется визирование документации печатью, если иное не предусматривается в локальных нормативных документах;
- листок обязательно фиксируется в специальном журнале, предназначенном для учета внутренней документации компании.
Обязательно ли работник должен бытька ознакомлен с приказом? Смотрите видео:
Обо всех таких правилах должен знать специалист, назначенный ответственным лицом. Скачать образец листа ознакомления можно ниже.
[stextbox id=’download’]Скачать образец листа ознакомления.[/stextbox]
Как хранятся бланки
Листки, подписанные сотрудникам, находятся в кадровой службе компании. Для этого создается отдельная папка, куда дополнительно вкладывается непосредственный приказ.
Срок хранения данного документа не ограничен законодательством, поэтому в течение срока действия распоряжения листок должен находиться в компании в сохранности.
Когда не требуется составлять
По закону работодатель может не составлять листок ознакомления, но при этом он выступает доказательством, что все сотрудники, которые были затронуты в распоряжении, были оповещены об изменениях.
В некоторых ситуациях не требуется составлять данный документ.
К ним относится:
- в приказе указан один сотрудник или несколько работников, поэтому они расписываются непосредственно на распоряжении;
- используется другая документация, являющаяся доказательством оповещения работников о вносимых изменениях с помощью распоряжения;
- оповещаются сотрудники путем отправки копии приказа почтой с уведомлением о вручении;
- на камеру фиксируется факт того, что сотрудники изучили распоряжение.
Листок ознакомления может заменяться другими доказательствами того, что работодатель исполнил свои обязательства перед наемными специалистами.
Заключение
Листок ознакомления с приказом используется, если распоряжение затрагивает большое количество работников. Его составлением занимается ответственное лицо, наделенное необходимыми полномочиями.
Зачем составлять соглашение по охране труда? Узнаете здесь.
Составлять документ можно в свободной форме, но при этом обязательно включаются в него определенные обязательные сведения. В некоторых ситуациях допускается обходиться без листка.
