Каждая компания должна составлять большое количество официальных локальных документов, на основании которых обеспечивается эффективное применение трудовых ресурсов. Эти документы нередко проверяются государственными учреждениями.
К таким документам относится и штатная расстановка, обладающая определенными отличиями от штатного расписания.
Что такое штатная расстановка
Штатная расстановка представлена специальной таблицей, при заполнении которой используются сведения из штатного расписания. Дополнительно в нее вносятся другие сведения, на основании которых значительно упрощается процесс изучения передвижения кадров в компании.
В этом документе непременно имеется следующая информация:
- число имеющихся в компании штатных единиц;
- список сотрудников предприятия;
- другие сведения, например, сотрудники по совместительству или принадлежность тех или иных работников к льготным категориям;
- информация о приеме на работу граждан, об их переводе, сокращении или увольнении.
[stextbox id=’black’]Поэтому в одну документацию включаются многочисленные данные о трудовых ресурсах предприятия. Фиксируются в ней все несовершеннолетние работники, беременные женщины, а также другие лица, имеющие право на использование разных льгот по ТК.[/stextbox]
Законодательное регулирование
Отсутствуют в законе точная форма штатной расстановки, а также нет точных правил ее ведения, но при этом во время формирования документа следует ориентироваться на положения п. 98-99 Приказа Ростехнадзора №372.
Что такое штатная расстановка и ее особенности? Смотрите видео:
В этом Приказе дополнительно указывается, кто именно в компании может заниматься составлением и ведением документации. Некоторые сведения содержатся в Приказе Минкультуры РФ №558.
Является ли документ обязательным
Наиболее часто в разных компаниях формируется только штатное расписание. В него включаются наименования всех имеющихся должностной с указанием числа работников, занимающих данные должности.
Расстановка же с самого начала составляется на основании ФИО сотрудников. Поэтому с ее помощью решается большее количество разных задач.
За счет этого документа выполняются следующие действия:
- рассчитывается, сколько вакантных мест имеется в компании;
- определяется текучка кадров на предприятии;
- выявляются должности, занимаемые совместителями;
- устанавливается количество пенсионеров, несовершеннолетних или инвалидов в штате фирмы.
Особенно значимой считается вилка окладов, что позволяет отслеживать правильность начисления разных надбавок.
[stextbox id=’alert’]Ведение этой документации в компаниях не является обязательным по закону, поэтому многие фирмы просто отказываются от составления расстановки. В некоторых организациях необходимость в нем фиксируется во внутренних локальных актах.[/stextbox]
Чем отличается от штатного расписания
Эти бумаги являются кадровыми документами, поэтому обладают многими схожими особенностями.
Но при этом имеются и некоторые значимые отличия:
- расписание является обязательным документом в любой организации, а вот расстановка может не применяться в компаниях;
- в расписании лишь указывается количество должностей в фирме, а вот в расстановке имеется расшифровка с фамилиями сотрудников;
- составляется расписание по форме Т-3, а для расстановки применяется каждой компанией произвольная форма.
Расписание содержит ограниченное количество информации, поэтому с помощью данного документа невозможно получить максимум сведений.
[stextbox id=’info’]При необходимости руководство компании может включать в расстановку дополнительные сведения, позволяющие точно отслеживать эффективность использования в компании трудовых ресурсов.[/stextbox]
Зачем формируется
Расстановка представлена информационным документом. Основной целью ее формирования выступает упрощение создания разных отчетов или отслеживание эффективности перемещения кадров.
Почему ставка НДС будет 20%? Узнаете здесь.
С помощью этого документа определяется текучка кадров, а также легко выявляется, кто из сотрудников относится к льготным категориям.
Примеры различий
Расписание утверждается на законодательном уровне, а также в него включается 10 обязательных пунктов. Основной целью документа выступает предоставление сведений о наименовании всех имеющихся должностей и окладов работников.
Расстановка содержит больше информации, поэтому обычно в ней имеется около 15 граф. В ней четко прописываются сведения о наемных специалистах, а также о найме граждан на работу, об их переводах или увольнениях.
Как правильно оформить штатную расстановку? Ответ в видео:
Имеется информация об инвалидах, беременных женщинах или несовершеннолетних работниках. На основании этого документа легко выявить граждан, работающих в компании по совместительству.
Какие включаются сведения
Данный по кадровый перечень составляется в виде таблицы. Для заполнения документа используются данные из штатного расписания.
Непременно в расстановку включаются сведения:
- список трудящихся в компании сотрудников;
- число штатных единиц в организации;
- размер зарплаты наемных специалистов;
- информация о льготных сотрудниках, к которым относятся подростки, инвалиды или беременные женщины;
- размер отпуска, который может быть не только ежегодным, но и дополнительным, оформляемым для льготных работников;
- информация о дате приема граждан на работу, об их переводах или прекращении трудовых отношений.
Заполняется документация в рукописном или электронном виде. При необходимости в нее легко вносятся нужные изменения. Образец штатной расстановки можно скачать ниже.
[stextbox id=’download’]Скачать образец штатной расстановки.[/stextbox]
Кем подписывается и утверждается
Составлением данного документа обычно занимается работник кадровой службы, наделяемый соответствующими полномочиями приказом руководителя компании. Он обладает всеми необходимыми сведениями обо всех работниках предприятия, поэтому без сложностей может заполнять документацию.
[stextbox id=’warning’]Наиболее часто используется электронная форма документа, так как при таких условиях легко вносить необходимые изменения. Программа для ведения расстановки позволяет оптимизировать документ под специфику работы конкретной компании.[/stextbox]
Подписывается список обычно руководителем фирмы, но это не является обязательным моментом. Это обусловлено тем, что документ носит исключительно информационный характер, поэтому требуется для выполнения других задач, но не является обязательной документацией.
Что делать, если заболел в отпуске, можно ли оформить больничный? Подробности по ссылке.
Если же ведение этого документа необходимо на основании локальной внутренней документации фирмы, то на нем ставится подпись ответственно лица, главного бухгалтера и руководителя фирмы.
Чтобы расстановка обладала юридической силой, она утверждается приказом, издаваемым директором организации.
Срок хранения
В компании штатное расписание должно храниться не меньше трех лет. А вот расстановка должна находиться в архиве предприятия не меньше 75 лет. Это обусловлено тем, что в этот документ вносятся личные сведения о работниках фирмы.
Обычно в течение трех лет располагается документация непосредственно у работников кадровой службы, после чего переносится в архив.
Заключение
Штатная расстановка не является обязательным документом по законодательству РФ, но она часто применяется в разных компаниях. С ее помощью значительно упрощается процесс анализа эффективности применения трудовых ресурсов в компании.
Ее составлением занимается работник кадровой службы. Так как в нее вносятся личные данные о работниках, то храниться она должна не меньше 75 лет.
