ЭДО (электронный документооборот) выбирается все чаще крупными и мелкими предпринимателями, поскольку отказ от бумажной документации обладает многими преимуществами.
В связи с пандемией коронавируса бизнесмены вынужденно отправляли работников на самоизоляцию, поэтому им приходилось трудиться дистанционным способом.
Это привело к формированию большого количества электронных документов, отправляемых в разные государственные инстанции или коммерческим организациям. Поэтому уже сейчас владельцы компаний задумываются о возможности полного перехода на ЭДО.
Понятие и особенности ЭДО
Он представлен электронным документооборотом, благодаря которому снижается нагрузка на секретарей и бухгалтеров.
Все документы формируются в цифровом формате, после чего отправляются по специальным каналам связи контрагентам и представителям государственных учреждений. Для удостоверения данных бумаг используется цифровая подпись.
Благодаря электронному документообороту значительно уменьшается количество бумаг, используемых разными работниками компании.
При этом не нужно постоянно посещать отделения государственных инстанций или офисы партнеров для подписания договоров или передачи другой документации.
Что такое ЭДО? Ответ в видео:
Еще до пандемии многие фирмы задумывались о возможности перехода на ЭДО, но после длительного режима самоизоляции руководство многочисленных компаний уже приняло такое решение.
Когда исчезнут наличные деньги? Читайте тут.
[stextbox id=’info’]Все документы формируются не в бумажном, а в электронном виде, для чего используются разные форматы. Их можно сделать и прочитать в различных редакторах, но чтобы бумаги обладали юридической ценностью, они подписываются специальной цифровой подписью.[/stextbox]
Кто может перейти
Электронный документооборот доступен каждому предпринимателю или владельцу компании. Но обычно процедура выполняется собственниками крупных организаций, так как им приходится регулярно составлять и подписывать много документов.
Предприниматели, трудящиеся на основании упрощенной системы, редко переходят на ЭДО, так как им приходится формировать несколько отчетов в год. Обычно выбирается ЭДО крупными компаниями, а также мелкими предпринимателями, работающими по ОСНО.
Плюсы и минусы перехода
Выбор ЭДО обладает как положительными, так и отрицательными параметрами.
К положительным моментам перехода относится:
- легкость исправления текста при совершении ошибок;
- быстрый доступ к любой документации;
- легкое управление движением бумаг в компании;
- все работники предприятия трудятся в едином информационном пространстве, что упрощает согласование и принятие решений;
- повышается исполнительская дисциплина;
- не требуется создавать копии документов;
- автоматическое формирование архива;
- упрощается взаимодействие с государственными учреждениями и партнерами, представленными коммерческими компаниями;
- снижение расходов на документооборот.
Стоит ли подключать ЭДО? Смотрите видео:
Но переход на ЭДО обладает некоторыми недостатками. К ним относится необходимость покупки, установки и внедрения специализированного ПО. Каждый сотрудник должен научиться использованию электронных документов. Приходится тратить средства на ЭЦП.
[stextbox id=’alert’]Для перехода на ЭДО рекомендуется воспользоваться помощью специальных операторов, устанавливающих ПО на компьютеры компании. При возникновении каких-либо проблем или неполадок представители данных организаций смогут быстро восстановить систему.[/stextbox]
Станет ли НДС 15%? Подробности по ссылке.
Переход на электронный документооборот обладает многими плюсами, причем многие предприятия уже совершили данную процедуру благодаря режиму самоизоляции. Для этого достаточно установить на компьютеры подходящее обеспечение, а также сделать цифровую подпись.
