Верный выбор технологии работы с документами гарантирует качественный результат деятельности и успешное развитие предприятия. Совершенствование документооборота повышает эффективность управления.
Что такое документооборот?
На любом предприятии процесс движения документов никогда не останавливается. Сотрудники документационной службы принимают новые документы, специалисты исполняют их, ответные письма отправляют адресатам.
Все действия организации документируются – оформляются отпуска сотрудникам, выплачивается заработная плата, меняется структура предприятия и т.д.
Совокупность всех действий, происходящих с документом, называется документооборотом.
Обеспечение эффективного документооборота – задача менеджмента. Неправильная организация движения документов, необоснованное увеличение их количества приводят к замедлению работы предприятия в целом.
Основной принцип документооборота – движение документов по кратчайшему пути, затраты труда и времени должны быть наименьшие. Последовательность этапов прохождения документов одного вида и их процесс обработки должны быть одинаковыми.
Документооборот регламентируется на предприятии Инструкцией по делопроизводству.
Требования к Инструкция по делопроизводству скачайте тут.
[stextbox id=”info”]Объем документов характеризует документооборот предприятия. Подсчитывается общее количество за 1 год. [/stextbox]
Этот важный показатель используется при формировании отделов, выборе формы работы с документами, штатом сотрудников службы делопроизводства, а также при решении многих других вопросов.
Основные причины увеличения количества документов:
- Технический прогресс;
- Развитие экономики;
- Усложнение процессов управления.
Причины неоправданного увеличения количества документов:
- создание документов без необходимости, множество ненужных документов;
- незнание работниками требований к оформлению документов;
- некачественное исполнение документов, их возврат на доработку;
- несвоевременное исполнение документов;
- использование копировальной техники.
Классификация документов
Сформирована система стандартов, которая устанавливает главные виды документов и их назначение.
Все документы имеют свою индивидуальную форму и правила оформления.
[stextbox id=”alert”]Соблюдение правил оформления документов обязательно для обеспечения их юридической силы.[/stextbox]
В организации все документы разбиваются на потоки:
- регистрируемые;
- нерегистрируемые.
Все письма, запросы, отчеты, документы для служебного пользования, жалобы граждан обязательно проходят через регистрацию. Им присваивается идентификационный номер.
[stextbox id=”info”]Рекламные материалы, информационные письма, поздравительные телеграммы не регистрируют.[/stextbox]
Все документы предприятия можно разделить на:
- входящие;
- исходящие;
- внутренние – создаются внутри организации, не выходят за ее пределы.
На любом предприятии есть следующие документы:
- организационно-распорядительные (устав, приказы, инструкции);
- справочно-информационные (письма, телеграммы, докладные записки);
- по личному составу (контракты, трудовые книжки).
Документы могут быть:
- простыми, по одному вопросу;
- сложными, по нескольким вопросам.
Как вернуть средства по безналичному расчету, всю информацию вы найдете здесь.
По срокам исполнения:
- срочные (срок исполнения регламентирован);
- несрочные (срок исполнения не указан).
По виду оформления:
- Подлинные – первый экземпляр документа;
- Копии – повторное оформление документа с отметкой «Копия»;
- Дубликаты – имеют юридическую силу, оформляется при утрате подлинника;
- Выписки – часть документа, которая заверяется печатью организации с отметкой, с какого документа выписана информация.
Атрибуты и реквизиты документов предприятия
Определенные элементы документа являются обязательными, по ним документ идентифицируют как официальный, такие элементы называются реквизиты.
[stextbox id=”warning”]Общие реквизиты для всех документов: номер регистрации, номер по номенклатуре дел, адресант, исполнитель.[/stextbox]
Специальные реквизиты для определенных видов документов: срок исполнения, резолюция, отметка об исполнении и т.п.
Оформлять документы нужно в соответствии с Государственным стандартом Российской Федерации.
[stextbox id=”alert”]Специалисты предприятия, работающие с документацией, должны знать все реквизиты и их расположение.[/stextbox]
Документ, верно оформленный, показывает солидность и повышает статус предприятия в глазах партнеров.
Правила обработки документации
Ответственность за каждый документ, поступивший в организацию, несет ее руководитель.
Прием и обработку документации выполняет работник организации.
[stextbox id=”black”]На этапе регистрации документу дается уникальный номер.[/stextbox]
Одновременно оформляется регистрационная карточка, в которой будут фиксироваться все действия с документом.
Вы хотите подключить электронный документооборот, но не знаете, как это сделать? Тогда вам понадобится статья 3 принципа заполнения заявления о подключении к электронному документообороту ПФР.
При движении проекта ответа внутри организации, исполняемый документ и все, на основе которых готовится ответ, должны быть скреплены вместе.
Контроль исполнения документа осуществляет документационная служба или помощник, секретарь руководителя.
[stextbox id=”info”]Важно назначить специалиста, который будет держать под контролем точное оформление документов, ведение дел.[/stextbox]
Папки с документами (дела) формируются по отдельным вопросам, внутри документы располагаются по времени получения (дате регистрации).
Как правильно сформировать документы, вы прочтете здесь.
Необходимо вовремя фиксировать отметки об исполнении документа в регистрационной карточке, каким образом был исполнен документ, указывать ссылку на исполнение.
Этапы обработки документов
- Прием документов. Сверяется адрес доставки, наличие вложений по описи, ведется журнал входящей корреспонденции, где фиксируется прием всех документов.
- Распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Присваивают порядковый номер регистрации.
- Распределение документов для рассмотрения и исполнения по структурным подразделениям.
- Отбор важных документов для рассмотрения лично руководителем.
- Документы передаются на исполнение сразу, если указан короткий срок.
- Назначение исполнителя документа. Руководитель ставит резолюцию.
- Передача документа на исполнение через документационную службу.
- Исполнение документа. Подготовка проекта ответа на запрос или докладной записки руководителю с описанием пунктов по исполнению документа.
- Проект ответа согласовывается с руководителями других структурных подразделений – визирование.
- Подпись документа руководителем.
- Отправка документа. Указывается способ отправки – простым или заказным письмом, по электронной почте, факсом.
- Исполненный документ получает отметку «Исполнен» и подшивается в дело по номенклатуре.
- Дело с документами хранится 2 года в шкафу канцелярии или отдела, затем оформляется в архив предприятия.
Если вы ИП, то вам необходимо прочесть Особенности правового статуса индивидуального предпринимателя.
Пример организации документооборота на предприятии
В качестве примера целесообразно привести документооборот в органах власти.
[stextbox id=”alert”]Работа с документами строится на основе Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.[/stextbox]
Все этапы работы с документами, их оформление и порядок работы описаны Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (действителен в 2016 году).
Хотите узнать, как получить ИНН, вам сюда.
Потоки документов по личному составу, финансовые и секретные разделены. Обращения граждан обрабатываются отдельно. Протокольные документы ведет отдел протокола.
Работой с документами занимается Общий отдел.
Архив находится обособленно, но тоже в составе документационной службы.
Электронный документооборот
Такое движение документов в электронном виде называется электронным документооборотом.
Объем документооборота, возросший за последнее время в несколько раз, приводит к необходимости использования новых технологии в делопроизводстве.
Процессы приема, регистрации, обработки, хранения, поиска документов автоматизируют.
Предприятие приобретает программное обеспечение и заключает договор на оказание услуг по поддержке его работы. Специалисты, работающие с документами, должны пройти обучающие курсы.
[stextbox id=”warning”]Электронный документооборот снижает расходы, так как не используется бумага, конверты, не оплачиваются услуги по ремонту принтеров, по доставке корреспонденции.[/stextbox]
Должности, имеющие право подписи, приобретают электронную цифровую подпись, например, сотрудники бухгалтерии. Исполнители работают с электронной копией документа. Бумажный оригинал остается на хранении в канцелярии.
Если вас интересуют счета на оплату, то вам понадобится статья – Выставляем счет на оплату от ООО и ИП: 6 основных реквизитов.
В условиях информатизации общества проблема рационального документационного обеспечения приобрела ключевое значение. Процессы документирования и организации документооборота должны быть упорядочены, тогда предприятие не будет отставать от мировых технологий.
Если у вас остались вопросы по нормативным документам для документооборота, посмотрите это видео:
