Проблема прошивки интересует прежде всего того работника, в должностной инструкции которого прописана данная обязанность. Чаще всего бремя этого «ремесла» ложится на хрупкие плечи кадровиков и бухгалтеров. Отточить свои умения очень важно: неверно сделанная прошивка может быть сама источником различных проблем, если пропадет какой-либо важный лист из документации.
Итак, как правильно сшивать документы ниткой (пошагово) и для чего это нужно?
Какие документы сшивают в делопроизводстве?
[stextbox id=”alert”]В основном в делопроизводстве прошивают кадровые и бухгалтерские документы, которые положено хранить более десяти лет. Учредительные же документы и заявления в ФНС с июля 2013 года разрешается подавать для регистрации и не прошитыми.[/stextbox]
Первичная документация в бухгалтерии: что это такое и каких видов она может быть? Узнайте по ссылке.
Зачем сшивать документы?
Смысл процедуры – надежно закрепить бумаги, чтобы ничего из них не потерялось. Из прошитой стопки с пронумерованными страницами нельзя незаметно вытащить никакой лист.
К этому добавьте удобство хранения: прошитые дела компактны и занимают мало места.
Оформление документов для налоговой
Что касается пакета документов в ФНС, сотрудники налоговой сегодня иногда даже просят документы не сшивать, поскольку нужно их сканировать. А если документы сшиты, для сканирования их приходится расшивать, что делает работу налоговиков вдвое сложнее.
[stextbox id=”black”]Однако регистрирующий орган вовсе не обязан проверять правильность расположения страниц в предоставленных документах. Вот почему нужно хотя бы скреплять скрепкой те документы, которые впоследствии вернутся к вам с отметкой регистрирующего органа (например, устав организации).[/stextbox]
Законодательное регулирование
- Приказ Министерства культуры РФ № 536 от 8 ноября 2005 г.
- ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело»
- Инструкции Центрального банка по документоведению
- Приказ ФНС России от 25.01.2012 N ММВ-7-6/25 (вступил в действие с 4 июля 2013 года)
Какими законами регулируется лизинговая деятельность в России? Ответ содержится в этой статье.
Как правильно сшивать документы ниткой: фото пошагово
Шаг 1. Комплектация
- Убедитесь, что в получившейся пачке не больше 250 листов, а ее толщина меньше четырех сантиметров.
- Добавьте к блоку чистый лист для сопроводительной надписи. В начале дополнительно можно вложить листы для внутренней описи.
- Параметры архивной книги – максимум 32 х 23 см.
Шаг 2. Нумерация
Используйте специальный нумератор или черный карандаш. Проставьте номера страниц. Их место – в верхнем правом углу лицевой стороны. Цифры не должны пересекаться с основным текстом. Опись при нумерации за страницу не считается.
[stextbox id=”info”]Если в пачке есть лист, который по формату не входит, подшивать его можно за один край и складывать, а нумеровать как один лист. Но если сложенный лист подшит за середину, его нужно считать за два листа. Иллюстрации нумеруются на обратной стороне листа.[/stextbox]
Что такое коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности и как его самостоятельно рассчитать, вы можете узнать в статье по ссылке.
Шаг 3. Подготовка
- Составление описи. Запишите в ней: название документа, дату его подшивки, срок его хранения, аннотацию (что содержится в документе и для чего его нужно хранить), список вшитых документов с указанием количества страниц в каждом, данные составителя подшивки. Опись может как вклеиваться на в обложку, так и вшиваться внутрь. Отдельно хранить также не запрещается, но во избежание утери такой вариант применять не советуется.
- Удаление металлических скреплений (булавок и скрепок) из документов.
- Подбор материалов:
- Капроновые, суровые или прошивные нитки ЛШ-210 (можно также брать банковский шпагат или обычную нитку, сложенную в несколько раз).
- Канцелярский клей (или жидкое стекло)
- Папиросная бумага 4 на 5 см.
- Шило.
- Картон
Шаг 4. Обложка
- Стандартный размер – 22,9 на 32,4 см, формат альбомного листа А4.
- Нестандартный размер – зависит от формата подшиваемых бумаг.
- Для длительного (более 25 лет) хранения обложки изготовляются из очень твердого картона.
На обложке укажите:
- Название организации
- Какое подразделение (например, бухгалтерия).
- Индекс и название дела.
- Срок хранения.
- Номер тома.
- Число подшитых листов
- Дата подшивки.
Шаг 5. Пробивка отверстий
[stextbox id=”warning”]Рекомендуется делать пять отверстий, но если блок невелик, можно делать и меньше. Находиться они должны слева на полях, не задевая текст. Отступ от края – 1,5-2 см. Расстояние между проколами – не менее 3-х сантиметров, располагаться отверстия должны строго по вертикали.[/stextbox]
Если использовать не шило, а обычный дырокол, то достаточно делать два прокола.
Калькулятор и пошаговая инструкция по расчету неустойки по ставке рефинансирования содержатся тут.
Шаг 6. Прошивка
Документы с большими сроками хранения прошивать разрешается насквозь, вместе с картонной обложкой. Однако общепринятая процедура – начинать подшивание с листа, идущим вслед за переплетом.
На первый лист положите картонную полоску. Это предохранит нить от быстрого изнашивания.
Прошиваются документы дважды.
При трех проколах: начинайте сшивать бумаги с тыльной стороны, со среднего прокола, оставляя около 7 см нити. 
С лицевой стороны введите нитку в верхнее отверстие.
Иголка оказалась сзади; отправьте ее в нижний прокол.
Далее снова идите в среднее отверстие. Вы окажетесь на тыльной стороне.
Оставьте также не менее семи сантиметров нити. Этот остаток нити соедините с предыдущим остатком и завяжите узелок.
Четыре прокола: начинайте сшивать со второго сверху прокола. Затем введите иглу в верхнее отверстие и затем снова во второе сверху.
Потом игла должна попасть в третье отверстие и, далее, с тыльной стороны – в четвертое. Наконец, иголку введите в третий прокол с лицевой стороны.
После завязывания узелка должно остаться 5 – 6 см свободной нити.
Шаг 7. Опечатывание и заверение
Кусочек папиросной бумаги наклейте так, чтобы оказался перекрытым и узел, и часть свисающих нитей. Плотную бумагу для этих целей использовать нельзя: узелок должен быть хорошо виден.
[stextbox id=”alert”]Концы нитей должны свободно болтаться. Когда клей просохнет, нужно сделать заверительную надпись: «Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью ___ (_______________________) лист___».[/stextbox]
Что такое учетная политика организации и в каком порядке она формируется – читайте в публикации по ссылке.
Обычно заверяет документ подписант оригинала. Но можно доверить это и другому, тогда номер и дата доверенности на этого человека также прописывается рядом с указанием ФИО и должности подписанта.
[stextbox id=”black”]Количество листов укажите и цифрами, и прописью. Обязательно ставится дата заверения или подписания документа. Отобразите характер имеющихся документов (например, чертежи).[/stextbox]
Что лучше и выгоднее открыть начинающему предпринимателю: ИП или ООО? Узнайте здесь.
Подпись расшифровывать обязательно. Она должна заходить за пределы наклеенной бумаги. Так же и печать.
Если у ИП печати нет, можно обойтись и без нее. Можно воспользоваться и сургучной печатью.
Оттиск мастичной печати сверху фиксируется канцелярским клеем. При сдаче документов в регистрирующий орган за вами остается право выбора – сшивать ли их.
[stextbox id=”info”]До тех пор, пока ФНС не издаст конкретное распоряжение с запретом на данное действие, лениться сшивать документы прошивочной иглой не стоит. В случае же с оформлением архивных томов лени и вовсе быть не должно.[/stextbox]
Как правильно сшивать документы более одного листа? Смотрите следующий видео-урок:
