Кадровая документация требует ответственного подхода. Требуется строгое соблюдение законодательства, повышенная концентрация при решении таких задач, как регистрация, анализ и сбор документации с приказами. По своей сути, любые кадровые документы становятся основой всего делопроизводства.
[stextbox id=”alert”]Потому контролирующие органы журналы регистрации приказов по основной деятельности делают объектом периодических проверок. Оформление по правилам важно и для того, чтобы она не теряла своей юридической силы. Это касается и каждого сотрудника персонально.[/stextbox]
Обязательность ведения и электронная форма журнала регистрации приказов по основной деятельности
Регистрационные журнальные записи для распорядительной документации хранятся с разными сроками. Об этом сказали ещё в приказе Минкультуры РФ №558 от 2010 года, изданного в конце августа.
Это и говорит о том, что вести такие журналы руководство предприятий обязано.
При этом законодательство не даёт чётких указаний по поводу того, обязательно ли для этого вести документацию только в бумажном виде. Это касается и оформления с другими условиями. В которые входят пришивание и удостоверение печатью, регистрация.
Потому оформление в электронной форме допустимо.
[stextbox id=”black”]Только бумажный вариант ведения журналов регистрации приказов по основной деятельности перестаёт быть обязанностью, если программа 1C отвечает за присвоение номеров распоряжениям. И когда происходит это при формировании. В правилах соответствующих процедур описывается каждый шаг.[/stextbox]
Журналы регистрации приказов по основной деятельности: какие виды существуют?
Отделы кадров применяют следующие разновидности документации:
- Бумаги, где описывается наложение, поощрение дисциплинарных взысканий.
- Текст с описанием командировок персонала.
- Составление при предоставлении отпусков.
- По расчёту персонала, переводе и приёме.
Больше информации о том, как составить отчет о среднесписочной численности работников по предприятию, вы можете получить здесь.
Как должна вестись документация?
Организация делопроизводства проходит через такие этапы:
- Сначала руководство организует документооборот. Надо сделать так, чтобы подготовленная документация внутри предприятие двигалась по коротким путям без задержек.
- Полное документальное оформление ведения хозяйства, распоряжения им.
- Обеспечение условий, необходимых для продолжительного хранения документации.
Правила заполнения документов
- Внимание требуется уделять даже при подготовке коллективного договора с описанием политики по кадрам. Порядок делопроизводства содержится в нём. В локальных актах компаний регистрационные журналы – важное приложение. Отдельная журнальная запись регистрирует каждое распоряжение. И у каждого из них имеется свой срок хранения. 75 лет – максимум срока хранения для распорядительной документации по делам личного состава. После этого решают, как и что заполнять.
- Титул начинается с полного наименования организации. Пишется заглавными буквами. На предприятиях журналы ведут в каждом подразделении. Важно не забывать и о дате, когда документ был создан.
- Распоряжение не выпускается без порядковых номеров. Они стоят в первых графах. Персональным данным посвящается второй столбец. Здесь пишут о должности лица, которое отвечает за оформление бумаг. Если речь идёт о личном составе, то ответственным будет кадровый работник. Директор назначает его, выпуская соответствующий приказ.
- При издании приказам присваиваются номера. Эта цифра стоит в графе номер три. Литера ЛС ставится на бумагах, которые связаны с личным составом. ОД – такое обозначение имеют распоряжения по основной деятельности. О – это распорядительные документы по отпускам. Даты, в которые составлены приказы, пишутся в четвёртом столбце.
- Пятую строчку рекомендуют посвящать персональным данным. Здесь ставится отдел сотрудника, на которого составлялся приказ, должность. Распоряжение составляется с содержанием, которое описывается в графе номер шесть.
- Ответственное лицо ставит подпись в графе семь. Всё хранится в папке с номером. Этот самый номер можно найти в строчке восемь. Акт передачи документов составляется, если на предприятии меняются лица, решающие вопросы.
Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности:
Приказы и особенности их согласования
Лучше, если в самой инструкции делопроизводства есть ряд указаний на то, в каком порядке приказы согласуются. Проставление виз становится обязательным требованием при оформлении распоряжений.
Начальники в отделах и заместители руководителя – вот кто визирует проекты приказов по основной деятельности. Эта задача касается следующих лиц:
- При необходимости привлекаются все заинтересованные лица.
- Главные бухгалтера нужны, если решаются финансовые вопросы.
- В последнюю очередь визируют бумаги отделы по делопроизводству. Они проверяют, соответствует ли результат основным требованиям.
- Службы по юридическим вопросам.
- Выполняющие поручение люди. Ещё при подготовке проекта возникает необходимость в рациональной системе исполнения, имеющей реалистичный срок. Тогда изменения в дальнейшем не понадобятся.
- За это отвечает и тот, кто готовит приказ.
[stextbox id=”info”]Что касается проставления виз – для этого одинаково подходят как лист согласования, так и оборот последнего листа. Дата, фамилия с инициалами и должность – эти данные специалисты расшифровывают в каждой визе.[/stextbox]
Предпочтительным считается вариант, когда виза оформляется на отдельном листе. Не всегда надо повторно собирать визы, если приходится вносить в приказы изменения.
Самостоятельное ведение бухгалтерии индивидуальным предпринимателем без привлечения специалиста-бухгалтера – больше информации в этой публикации.
Более подробно об ответственных лицах
Руководитель или директор дают свои распоряжения, только после этого к делу приступают руководители подразделений. Создание комиссий становится необходимостью при решении целых комплексов задач, руководители дают для этого отдельный приказ.
Такие комиссии составляются из специалистов с разным профилем. Но без классификации существование распоряжений невозможно, поскольку они делятся на основные и оперативные. И каждая группа документов требует своей процедуры регистрации.
[stextbox id=”warning”]Значит, и хранение бумаг ведётся отдельно. Регистрационные журналы относятся к документации, предназначенной только для внутренней эксплуатации в организации. Без предварительного распоряжения от руководства такие журналы нельзя передавать работникам в других отделениях.[/stextbox]
Знакомиться с журналом регистрации можно только в присутствии лица, отвечающего за ведение. Проверка документов – обязанность руководителей. Иначе невозможно будет оценить работу кадрового отдела, проверить принимаемые решения.
Хранение журнала и основные сроки
Сроки хранения регистрационных бумаг – 75 лет.
Один вид журнала, где обязательно отображается информация:
- По продолжительным командировкам.
- По ситуации, когда сотрудник меняет фамилию.
- По отпускам
- О поощрениях.
- На счёт повышения квалификации.
- Если сотрудник увольняется.
- Если профессии совмещаются.
- Об оплате труда
- О дежурствах.
- Для приёмов на работу, переводов с одного места на другое.
Есть ещё один вид регистрационных журналов, они хранятся пять лет. Распоряжения в них отражаются в случае:
- Непродолжительных командировок.
- Дежурств.
- Учебных, ежегодных отпусков
- Дисциплинарных взысканий.
Журнал регистрации приказов по основной деятельности – бланк содержится тут.
Как регистрировать приказы задним числом?
Задними числами приказы не вносятся в журнальных записях.
[stextbox id=”alert”]Ведь не просто так используются нумерация и прошивка, заверение организационной печатью после завершения процедуры регистрации. Но некоторые ситуации этого требуют, и в грамотное решение интересно каждой стороне. Тогда необходимо нарушить регистрационный порядок.[/stextbox]
Решения бывают такие:
- Когда дальнейшая регистрация по приказам отсутствует, можно ставить даты задним числом.
- Регистрация по текущему числу допустима с составлением объяснительной записки на имя директора. Этот вариант считается более удачным. Пояснительная записка послужит объяснением того, почему и как сложилась такая ситуация. Использовать для обозначения номера документа можно дробь, другие индексы.
Буква алфавита в индексе не влияет на юридическое значение. Зато при использовании таких решений работа кадровика становится проще. Хорошо, если указанные даты совпадают с реальным временем, когда произошло то или иное событие. Тогда и проверяющие ответственные лица не будут проявлять к ситуации активного интереса.
Искусственное исправление ошибок тоже требует повышенного внимания. Главное – заменять документы, не пересекающиеся с другими.
Самому работодателю интересно, чтобы хронология события была правильной.
Регистрация и её необходимость в разных случаях
С какой целью регистрируют бумаги? Причины и объяснения следующие:
- Для безопасности всех бумаг
- Создание систем для организации поиска, облегчение самого процесса.
- Учёт документов, исполнение их содержания.
[stextbox id=”black”]Регистрацию нужно завершить, иначе документы в некоторых случаях теряют значение юридическое. Это касается, к примеру, приказа руководителя организации. Письма приобретают юридическое значение тоже после того, как их зарегистрируют с номером.[/stextbox]
Журнал регистрации приказов по основной деятельности – образец скачать вы можете по следующей ссылке.
Что на счёт регистрационных форм?
Документы проходят регистрацию в следующих видах:
- Карточки. Сначала в них записывается вся необходимая информация, а потом они помещаются в картотеке.
- Журнальные регистрационные записи.
Виды хранения имеют свои преимущества.
[stextbox id=”info”]Журнал хорош тем, что вся информация группируется, хранится в компактном виде. Сами такие сборники удобно хранить даже с ограниченным доступом. Это подходящий вид хранения для бумаг с серьёзными требованиями.[/stextbox]
Карточки нужны для распоряжений, требующие реализации, контроля. Их легко передавать в структурные подразделения, размножать. Кроме того, они без проблем поддаются систематизации по разным признакам, в нескольких последовательностях.
О том, как составить доверенность на право подписи документов и для чего необходим этот доверительный документ, вы можете прочесть в нашей новой юридической статье.
Чего не должно быть в журналах?
Важно помнить, что документация носит и исполнительный характер. По этой причине оформляют документ без следующих ошибок:
- Штриховка. И иные корректировки в информационном содержании документа.
- Когда нет страницы, либо её раздела.
- Записей откорректированных.
- Зачёркиваний.
- Подчисток. Исправлений.
Для заполнения используем сплошной текст. Пробелы отсутствуют. Вносимые данные требуют только сплошной нумерации.
