Журналы

Журналы учета на предприятии позволяют систематизировать работу в организации, что означает – избежать множества проблем. С помощью журнала при необходимости можно определить наличие или отсутствие любого объекта, подлежащего учету. Кроме того, некоторые документы вступают в силу только после их регистрации в журнале. К таковым относятся приказы, подлежащие учету в соответствующем журнале регистрации приказов.

Обязанность по ведению некоторых категорий журналов прямо закреплена в законодательстве. Таким образом, при отсутствии такого документа в компании наступает юридическая ответственность. Кроме того, для этих журналов предусмотрен особый порядок ведения, несоблюдение которого также является правонарушением. Среди «обязательных журналов», которые должны вести сотрудники организации, можно выделить журнал по учету несчастных случаев на производстве.

Тем не менее, организация может для упрощения и систематизации некоторых видов деятельности предусмотреть ведение журнала, который не установлен в законодательстве как необходимый. Некоторые предприниматели для этих целей заводят журнал учета печатей и штампов.

Журналы учета в кадровом делопроизводстве: основные виды

Учетные журналы на предприятии могут быть нескольких видов. Самыми распространенным из них являются журналы по регистрации документов. К ним можно отнести журнал учета трудовых договоров или трудовых книжек. Данные документы позволяют определить количество работников предприятия, какие изменения и дополнения были внесены в договоры и т.д.

Традиционными «документарными журналами» также являются журналы регистрации исходящих и входящих документов. Данные журналы применяются, как правило, в организациях с большими потоками документооборота в целях исключения конфликтных ситуаций.

Какие журналы по охране труда должны быть на предприятии?

Следует отметить, что журналы документов являются основными, однако не единственными учетными документами организации. Так, в обязанность юридическому лицу вменяется ведение некоторых журналов по учету объектов и журналов по охране труда. Ярким примером может послужить журнал учета огнетушителей.

Среди иных видов выделяют учетные документы, предназначенные для регистрации выполнения отдельными категориями работников своих обязанностей. Так, наниматель при приеме на работу обязан провести для работника инструктаж по технике безопасности труда, а также относительно пожарной безопасности. Осуществление данных актов фиксируется с помощью и журналов регистрации вводного инструктажа и журналов учета инструктажей по пожарной безопасности.

Учету на предприятии также подлежит рабочее время. Для работников с повременной формой оплаты количество отработанного времени напрямую влияет на их оклад. Кроме того, отсутствие на работе в течение 3-х часов подряд признается прогулом, что является основанием для увольнения. Для отслеживания этих важных моментов в каждой организации ведется табель учета рабочего времени.

Основное назначение журналов на предприятии

Следует отметить, что основное назначение учетных документов на предприятии заключается в упорядочении работы всей организации. Однако они выполняют еще одну немаловажную функцию: журналы учета являются незаменимыми помощниками для контролирующих органов при проведении проверок. Кстати, акты таких проверок также подлежат регистрации в журнале учета проверок, проводимых органами государственного контроля.

Кроме того, выписки из учетных документов организации, выполненные надлежащим образом, могут быть признаны в качестве доказательства в суде.

Таким образом, ведение журналов предприятия является существенной частью его функционирования. В связи с данным фактом, очень важно следовать порядку их заполнения, а также с большой внимательностью назначать лиц, ответственных за ведение учетных документов.