Вспомогательные и основные печати, а так же штампы — имеют большую юридическую ценность, поэтому выдаются исключительно под подпись и только доверенным работникам. Для учета штампов и печатей на предприятии ведется «Журнал учета печатей и штампов».
Для чего необходим журнал учета печатей и штампов?
[stextbox id=”alert”]В небольших организациях, где клише имеется в единственном экземпляре, хранится предмет у главного бухгалтера или руководителя, поэтому документ вести необязательно. Если же при работе используются несколько моделей штампов и печатей, то необходим строгий контроль за их местонахождением, для этой цели и нужен Журнал учета печатей и штампов.[/stextbox]
Журнал учета и содержания средств защиты: образец заполнения и основные реквизиты можно посмотреть в нашей новой статье по ссылке.
При его наличии не составит труда в кратчайшие сроки выяснить, у кого, в каком подразделении находятся предметы и когда они были выданы, а в случае их утери или уничтожения — дату события и решение комиссии, подтвержденное составленным актом.
Форма и порядок ведения журнала учета
Форма документа не регламентирована законодательно — каждая организация вправе разработать ее самостоятельно и внести в документ соответствующие графы.
Несмотря на это, ведется Журнал в соответствии с требованиями к документам строгой отчетности (ГОСТ Р 6.30-2003):
- страницы нумеруются по порядку;
- документ прошнуровывается;
- обязательно скрепляется сургучной печатью и подписывается руководителем;
- хранится Журнал в несгораемом сейфе.
[stextbox id=”black”]Законодательных ограничений по выбору сотрудника, отвечающего за ведение Журнала, не предусмотрено, поэтому вопросом занимается каждое предприятие индивидуально. При назначении сотрудника, которому будет доверено обеспечение контроля за хранением и выдачей штампов и печатей, руководством компании издается отдельный приказ, после чего работник изучает его и, в случае согласия, ставит свою подпись.[/stextbox]
Что такое журнал регистрации несчастных случаев на производстве и как его заполнить, вы можете узнать в статье по ссылке.
[stextbox id=”warning”]Как правило, данные обязанности возлагаются на доверенное лицо фирмы — сотрудника делопроизводства, канцелярии или секретариата, главного бухгалтера или иного работника. Порядок ведения учета, этапы передачи клише, внесение записей в документ излагаются в инструкции.[/stextbox]
Как правильно оформить журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда? Образец и пошаговая инструкция содержатся по ссылке.
После выдачи печати или штампа структурному подразделению, ответственность за предмет возлагается на работников, их получивших (это утверждается распоряжением руководства).
Осуществляется выдача исключительно под подпись, которую работник оставляет в Журнале.
Журнал учета печатей и штампов: реквизиты и образец заполнения
В Журнале учета печатей и штампов обязательно указываются:
- порядковый номер записи;
- наименование клише и дата его поступления;
- подразделение, ФИО и должность получившего штамп или печать;
- дата и личная подпись получателя;
- результаты проведенной проверки наличия штампов и печатей (дата и оттиск).
Если печать или оттиск подлежит уничтожению, то заполняются и такие данные:
- порядковый номер записи;
- оттиск и дата возврата печати;
- номер акта и дата уничтожения, отметка о проведенной процедуре;
- при необходимости заполняется графа «Примечание».
[stextbox id=”info”]Если печать или штамп были похищены или утрачены иным образом, то необходимо подать заявление в полицию. На предприятии по причине пропажи предмета будет созвана комиссия, по решению которой на сотрудника будет наложено дисциплинарное взыскание.[/stextbox]
Что такое журнал учета огнетушителей и как его правильно вести на предприятии – узнайте в этой статье.
В данном случае происшествие отражается в акте и в Журнале, в графе с примечаниями — здесь вместо «Печать уничтожена (штамп уничтожен) в связи с износом» будет указано, — «Утеряна (утерян)» и номер акта.
[stextbox id=”warning”]При поступлении штамп или печать должны быть без промедления зарегистрированы в Журнале. После заполнения последней страницы в Журнале учета печатей и штампов документ должен хранится постоянно, бессрочно.[/stextbox]
Тут вы можете узнать о том, для чего нужна печать индивидуальному предпринимателю и какие требуются документы для ее изготовления.
Где можно скачать бесплатно образец документа?
Журнал учета печатей и штампов – образец заполнения находится по этой ссылке. А бланк документа можно скачать бесплатно здесь.
О процессе изготовления печатей в экспонирующей камере, вы можете больше узнать в следующей видео-инструкции:
