Начиная с 01.06.2014 г. при осуществлении кассовых операций организациям следует руководствоваться новыми правилами, установленными Указанием Банка России от 11.03.2014 г. N 3210-У. В Указании регламентируются, помимо прочего, формы основных документов, которыми оформляются операции по кассе предприятия.
Формы бланков приходных и расходных ордеров остались теми же, что использовались до утверждения данного Указания, в них не было внесено никаких изменений.
Приходный кассовый ордер – это первичный бухгалтерский документ, которым оформляют поступление наличных денежных средств в кассу предприятия (или ИП). Согласно новому порядку проведения кассовых операций ИП не обязаны вести учет, выписывать приходные и расходные ордера тоже не нужно.
Форма приходного кассового ордера
Для оприходования денежных сумм, полученных наличными, в кассу используют бланк формы КО-1, утвержденный Госкомстатом России (Постановление от 18.08.98 № 88), номер формы по ОКУД – 0310001.
Необходимо использовать только данную утвержденную форму, изменять ее организации не могут.
Допускается заполнение документа как вручную, так и в электронном виде.
Приходный ордер могут оформлять:
- Главный бухгалтер;
- Бухгалтер, кассир, иное лицо, назначенное руководителем исполнять обязанности кассира;
- Руководитель или ИП при отсутствии вышеуказанных лиц.
[stextbox id=”warning”]В приходном ордере не допускается внесение исправлений. Некорректно заполненный документ, или документ, в котором присутствует ошибка, помарка должен быть уничтожен и оформлен заново.[/stextbox]
На документе расписываются главный бухгалтер и бухгалтер либо кассир. Если этих должностей нет на предприятии, ордер должен подписывать руководитель.
Для чего нужна печать индивидуального предпринимателя? Что сделать, чтобы её получить – читайте по ссылке.
Где можно скачать образец?
Для того, чтобы скачать образец приходного кассового ордера нажмите на ссылку.
Бланк документа включает два раздела: сам ордер и квитанцию, заполненную на его основании.
Порядок заполнения бланка приходного ордера
Заполнение полей основной части бланка происходит следующим образом:
- В соответствующем поле заполняется официальное наименование организации согласно учредительным документам.
- Для обособленных подразделений предприятия (если они есть) заполняют поля «Структурное подразделение» и «Код структурного подразделения».
- В поле «Номер документа» проставляют номер ордера по порядку. Нумерация ордеров открывается заново для каждого календарного года.
- В поле «Дата документа» должно быть указано число, когда деньги поступили в кассу.
- В поле «Дебет» указывается счет бухгалтерского учета, на котором будут учтены поступившие средства: 50 «Касса» (ИП, не использующие план счетов в своей работе, проставляют прочерк в этой графе и в графе «Кредит»).
- В поле «Кредит» должен быть проставлен номер счета, на котором отражается источник поступления денег: 51 для поступлений с расчетного счета, 90.1 для принятия в кассу выручки, 71 для расчетов по подотчетным суммам, 62 для поступлений от покупателей и другие.
- В графе «Сумма» табличной части ордера проставляется поступившая в кассу сумма цифрами (рубли и копейки разделяются черточкой: 34000-90).
- В строке «Принято от» прописывается ФИО физического лица (например, сотрудника или учредителя), от которого поступили денежные средства, или наименование организации.
[stextbox id=”black”]При регистрации ИП обязательно открывается расчётный счёт. Каким образом происходит снятие средств с этого счёта вы можете узнать из этого материала. [/stextbox]
В строке «Основание» прописывается, какие средства поступили и на основании какого документа (если есть, актуально не для всех видов операций). Например:
- Поступление выручки (за какое число)
- Получение денежных средств наличными в банке (наименование банка, у организации их может быть несколько) по чеку на определенные расходы (указать вид расходов);
- Внесение вклада в уставной капитал наличными;
- Возврат остатка подотчетной суммы по авансовому отчету;
- От (наименование фирмы) через (ФИО лица, уполномоченного внести денежные средства) для оплаты (наименование товара, услуг или другого основания поступления денег);
- От работника организации в возмещение ущерба, недостачи и проч.
В строке «Сумма» указывается принимаемая сумма наличных. Целые рубли заполняются прописью, копейки – цифрами. Сумма прописывается с заглавной буквы без оставления интервала в начале строки.
[stextbox id=”alert”]Если ордер был заполнен вручную, то в пустом месте строки, оставшемся после заполнения суммы прописью, следует прочертить черту теми же чернилами. Если в табличной части после суммы не стояли копейки, то в графе копеек ставится прочерк.[/stextbox]
В поле «В том числе» заполняют ставку и соответствующую ей сумму НДС (цифрами). Если организация не платит НДС или операция не подлежит обложению им, то в строке пишется: «без НДС».
Минимальный размер оплаты труда – постоянная величина. На что он влияет – смотрите в статье по ссылке.
В строке «Приложение» указывают данные документа, на основании которого поступили наличные (если он предусмотрен для данной операции): номер и дата договора с покупателем, номер и дата банковского чека, авансового отчета, товарной накладной или бланка строгой отчетности.
Вторая часть бланка – квитанция – заполняется на основании данных приходного ордера вручную или автоматически в электронном виде.
Заполняется строка «Наименование организации», проставляется номер и дата ордера, на основании которого она заполнена. Графы «Принято от» и «Основание» заполняются теми же данными, что и основная часть документа. Заполняется сумма цифрами, а затем прописью. Проставляется дата поступления денег.
[stextbox id=”warning”]При увольнении сотрудника зарплата может быть выдана за неполный месяц. Информация о том, как правильно производить расчёты в таком случае есть здесь.[/stextbox]
Порядок оприходования наличных на основании этого документа
Кассир (или иное лицо, исполняющее его обязанности) должен проверить правильно ли заполнен документ. Полученные денежные средства пересчитываются вручную по одной банкноте или с помощью автоматизированного оборудования в присутствии лица, от которого они поступили.
Сумма сверяется с той, что указана в ордере.
В случае несоответствия суммы, указанной в ордере и полученной в результате пересчета, кассир перечеркивает неправильный документ и возвращает его бухгалтеру или иному лицу, оформившему его, после чего кассовый ордер заполняют заново на правильную сумму.
Любой бизнес подвергается проверкам различных органов. Журнал учёта проверок юридического лица позволяет правильно их регистрировать. О ведении и заполнении журнала вы узнаете пройдя по ссылке.
Если ордер и квитанция заполнены правильно, на них стоят подлинные подписи главного бухгалтера или руководителя (при отсутствии главного бухгалтера), а сумма приходуемых денежных средств соответствует указанной в ордере, кассиру остается подписать квитанцию и сам ордер.
[stextbox id=”info”]Также на квитанции ставится штамп с реквизитами организации или печать, если она есть (на основании ФЗ от 06.04.2015 № 82-ФЗ печать теперь не является обязательным реквизитом для организаций).[/stextbox]
Квитанция по линии отреза отрывается от документа и отдается лицу, от которого поступили денежные средства. Сам ордер хранится в организации. Способ и сроки хранения кассовых документов определяются руководством.
Необходимо отразить ордер в журнале учета приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3, может вестись вручную в бумажном журнале или в электронном виде).
При оформлении приходного кассового ордера и принятии наличных в кассу кассиру или иному лицу, исполняющему его обязанности, необходимо быть предельно аккуратным и внимательным во избежание ошибок.
При приёме на работу нового сотрудника необходимо составить приказ. Образец документа и инструкцию по заполнению можно посмотреть в этой публикации.
Как составлять приходный кассовый ордер в 1С Бухгалтерия, смотрите в этом видео:
