Для многих индивидуальных предпринимателей проверки со стороны контролирующих органов власти стали привычным явлением. Но только недавно у нас появился журнал для учёта подобных мероприятий. До этого форма ведения была свободной.
Такие журналы учета проверок юридического лица необходимы, чтобы записывать результаты проверок, по выявленным нарушениям и рекомендациям к дальнейшим действиям.
Журнал учета проверок, проводимых органами государственного контроля: зачем нужен этот документ?
Такие журналы помогают защищать права предпринимателей и руководства на предприятиях при проверках. Только в журналах факт контроля фиксируется объективно.
[stextbox id=”alert”]№294-ФЗ – закон, где регулируются отношения между бизнесом и властью. В тексте закона подробно рассказывается о правилах проведения проверок, сроках и подведении итогов. Указывается и список лиц, наделённых соответствующими полномочиями.[/stextbox]
Основные разделы журнала учета
Наличие следующих разделов стало обязательным требованием для журнала учета проверок, проводимых органами государственного контроля:
- Номерное обозначение для записей.
- День, когда процедура началась и завершилась.
- Если компания представляет малый или средний бизнес – пишут, сколько часов ушло на такую проверку.
- Обязательно обозначение органа, давшего приказ на проведение мероприятий.
- Каков предмет контроля? С какими целями и задачами он проводится?
- Указывают, проведена вне- или плановая проверка.
- Не забывают о дате, когда бумаги были оформлены и переданы адресату.
- Какие нарушения присутствуют на объекте?
- Ставят дату, излагают предписания, указания по проверке.
- Привлечённые эксперты ставят свои ФИО, это касается и сторонних экспертов.
- Каждая сторона должна подписать документ.
Как правильно заполнить журнал регистрации исходящих документов и какие сведения должны быть обязательно отражены в этом акте, вы можете узнать здесь.
Как надо вести журнал учёта проверок контролирующими органами?
[stextbox id=”black”]Руководитель пишет ФИО на титуле журнала учета проверок юридического лица. Там организация объясняет адрес, номер ОГРН. Данные должны присутствовать и по отношению к лицу, которое ведёт журнал. Обязательно наличие подписи и даты, когда документ начали оформлять.[/stextbox]
Допускается как самостоятельная распечатка бланков на принтере, так и использование услуг типографии. Нумерация и прошивка обязательна. Титульный лист журнала учета проверок юридического лица содержит информацию о том, сколько всего страниц в документе.
Журнал учёта проверок контролирующими органами заверяется печатью ИП, если он с ней работает. Это требование стало обязательно для всех со статусом юридического лица.
Заполнение журнала учета проверок, проводимых органами государственного контроля – работа сотрудника, назначенного приказом, или руководителя. Срок хранения документа – 5 лет. Бумаги не надо хранить в архивах, потому после срока они уничтожаются.
Надзорные органы сделают запись в акте проверки, если на момент её проведения предприниматель не ведёт журнал. 4 вида документов по стандартному образцу используется во время проверок:
- Важную роль во время проверки дают журналам.
- Бланк с формой по установленному образцу. Результаты проверки направляются в прокуратуру, если ответственные органы обращались туда сначала.
- Без согласования с сотрудниками прокуратуры внеплановые проверки не проводятся.
- Государственные органы издают приказы при проведении проверок. Вручается ИП минимум за 3 дня до начала проверки.
[stextbox id=”info”]Журнал учёта проверок контролирующими органами ведётся в каждой торговой точке отдельно, если их несколько. Требуется указывать не только местонахождение павильонов, но и юридический адрес.[/stextbox]
Журнал учета проверок юридического лица – скачать бесплатно образец вы можете по этой ссылке.
Особенности плановой проверки
- Проводится максимум раз каждые три года.
- Чаще проводится только в отношении лиц, занимающихся определёнными видами деятельности.
- Ответственное лицо уведомляется о начале проверки не позднее, чем за 3 дня до её начала.
Зачем нужно такое мероприятие?
- Контроль выполнения требований для лицензии.
- Чтобы оценить, в каком состоянии находятся условия труда.
- Чтобы проверить, как соблюдаются нормы противопожарной безопасности.
- Ознакомление с санитарно-эпидемиологическими условиями.
Что на счёт внеплановых проверок?
- Проводится всегда, если есть серьёзные основания.
- Индивидуального предпринимателя должны уведомить о проверке за 24, допускается применение всех способов.
- Нужна для того, чтобы проверить, как руководитель выполняет те или иные требования к своей деятельности.
Оформление результатов проверки
Главная форма для оформления результатов – акт, составленный в количестве двух экземпляров. Приказ Минэконом Развития РФ №141 от 2009 года – вот где указана типовая форма этого документа.
[stextbox id=”warning”]Протоколы образцов по отбору продукции становятся важными приложениями к нему. Пробы берутся так же из объектов производственной, окружающей среды рядом с предприятием. При необходимости, объяснения пишут сотрудники и специалисты, ответственные за соблюдение требований по безопасности.[/stextbox]
Оформление документа начинается сразу после завершения проверки, это касается обоих экземпляров. Отправляют акт заказным уведомлением. При необходимости, копию акта проверяющие органы направляют представителям прокуратуры.
Узнать, как составить акт выполненных услуг по договору оказания услуг и скачать образец этого документа, вы можете тут.
Результаты проверки и меры государственных органов
После выявления нарушений на объектах, проверяющий выполняет свои обязанности в этом направлении. Он выдаёт руководителям предписания по устранению нарушений, указывая чёткие сроки для исправления проблемы.
Если необходимо – отдельно составляются мероприятия, направленные на защиту интересов. Осуществляется полный контроль выполнения требований, указанных в предписании.
Если деятельность предпринимателя сама по себе несёт опасность для интересов и прав граждан, необходимо предупредить об этом в доступной форме.
Что на счёт обжалования результатов проверки?
[stextbox id=”alert”]Для обжалования руководитель имеет право обратиться к представителям органов, проводивших проверку. Такие решения могут принять все, кто не согласен с фактами и выводами, изложенными в результатах такой проверки. Обращаться по данному поводу нужно не позднее, чем через 15 дней после получения результатов. Документы оформляются только в письменной форме.[/stextbox]
Обжалование допускается для всего акта проверки, отдельных его частей, положений. Необходимо предоставлять доказательства, чтобы обосновать свои возражения. Допускается использование копий с официальным заверением. Если проверка проводится с грубым нарушением требований и правил, есть возможность отменить её результаты.
Что такое книга учета бланков строгой отчетности и обязательно ли ее ведение ИП и юридическими лицами – читайте в этой статье.
Какие нарушения во время проверок признаются грубыми?
- В проверке принимали участие независимые эксперты, имеющие непосредственное отношение к объекту, где проводится проверка.
- Плановая проверка, которая не была включена в ежегодный план.
- Нет акта по результатам мероприятия.
- Были превышены сроки проведения.
- Органы попросили представить документы, не имеющие отношения к предмету проверки.
- Проведение мероприятия без соответствующих приказов со стороны руководителя.
- Нарушения по времени и срока для субъектов малого предпринимательства.
- Внеплановые выездные проверки не согласуются с органами прокуратуры.
- Мероприятие проводится без серьёзного основания.
- Нарушен срок отправления уведомления.
Проверки прокурорами
Прокуратура действует гласно до тех пор, пока её действия не нарушают требования в действующем законодательстве. Прокуроры сами не обязаны давать пояснения по делам, которые находятся в ведении. Только он сам выносит решение о том, может ли гражданин ознакомиться с результатами проверок и делами.
При взаимодействии с прокурором должные лица на предприятиях имеют ряд обязанностей:
- Являться по вызову при необходимости, либо обеспечить явку интересующего специалиста.
- Выделять сотрудников, без участия которых невозможно решить тот или иной вопрос.
- Представлять данные статистики, документы и выписки по требованию.
- Открывать доступ ко всем материалам и документам на предприятии.
[stextbox id=”black”]Прокурор сам выставляет требование по устранению нарушений, если они обнаружены. К соответствующим мероприятиям ответственные лица обязаны приступать незамедлительно. Прокуроры следят за тем, что на предприятиях соблюдались права всех граждан.[/stextbox]
На какие моменты обратить внимание во время проверки?
Благодаря сведениям в журнале учета проверок юридического лица каждый сможет подать жалобу в вышестоящие органы, если не согласен с результатами действий.
Одно из главных требований – в том, что подпись в журнал должен вносить не только сам проверяющий, но и индивидуальный предприниматель, к которому он пришёл.
- ИП не должен допускать на предприятие проверяющих, отказывающихся ставить свою подпись.
- Об отказе сразу сообщают в то же ведомство, откуда пришла проверка.
- Возражения подаются в соответствующий орган не позднее, чем через 15 дней после окончания мероприятия.
Инспекции труда профсоюзов создаются силами профессиональных объединений. Они тоже проводят свои проверки для установки того, насколько соблюдаются права работников, членов коллектива.
[stextbox id=”info”]Уполномоченные по этому вопросу и профкомы – те, кто проверяет соблюдение требований законодательства на предприятиях. Они так же отправляют работодателям предложения, которые помогут улучшить работу, увеличат безопасность и результативность. Профкомы сопровождают руководителей во время визитов специальных комиссий.[/stextbox]
Руководители обязаны устранять любые нарушения, выявленные профсоюзными инспекторами труда во время проверок.
Как правильно контролировать рабочее время сотрудников на предприятии и как осуществляется заполнение журнала учета рабочего времени – узнайте в нашей новой публикации.
Ещё о правах проверяемой стороны
- Проверяющие несут уголовную и административную ответственность в ситуациях, когда они халатно относятся к исполнению своих обязанностей.
- Органы контроля и надзора должны самостоятельно следить за тем, как их сотрудники выполняют обязанности. При необходимости для исправления ошибок и нарушений проводятся служебные расследования.
- Если права проверяемой стороны были нарушены, сообщают о принятых из-за этого с этим мерах не позднее, чем через 10 дней.
Отдельный регламент разработан для прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей:
- Надо присутствовать на проверках, чтобы давать разъяснения по интересующим вопросам, задавать в случае необходимости.
- Проверяющие лица сами представляют сведения относительно мероприятий.
- Каждый руководитель имеет право ознакомиться с результатами проверок, высказать своё мнение в приписке к акту. Они так же оценивают действия конкретных лиц.
- В случае несогласия с действиями допускается применение всех доказательств.
Вывод
Предприниматель не добьётся результатов, если не будет держать ситуацию под контролем. Журнал учёта проверок нужен для защиты прав проверяемой стороны. Ведь даже жалобы на превышение полномочий подтверждаются в документальной форме.
[stextbox id=”warning”]За последние несколько лет органы Федеральной власти в РФ выработали типовую форму этого документа, что облегчает решение задач и вопросов. За отсутствие документа не предусмотрены административные взыскания. Но этот факт обязательно отмечается лицами, проводящими проверку.[/stextbox]
