Проведением служебного расследования с составлением соответствующей документации сопровождается любая чрезвычайная ситуация на предприятии – хищение, нанесение ущерба или урона, выявление крупной недостачи.
Что собой представляет акт о проведении служебного расследования
[stextbox id=’alert’]Это документ, являющийся носителем информации о ходе проведения расследования комиссии, составленный на основании фактов, объяснений виновника и выводов комиссии.[/stextbox]
Акт необходим для возможности определить причину происшествия и вынести соответствующие случаю приказы о наказании виновного лица.
Как правильно составить документы для служебной проверки и расследования на предприятии – смотрите в этом видео:
Зачем составлять акт
Этот документ должен прояснить следующие позиции:
- Какого рода предприятие понесло ущерб;
- Есть ли виновные в этом лица и кто именно;
- В чем состоит вина данных лиц – в неправомерных действиях или полном бездействии;
- О наличии связи между полученным уроном и действием виновного лица.
Как правильно составить и оформить акт расследования несчастного случая – читайте в этой статье.
Кто и когда составляет, подписывает документ
При получении предприятием урона руководитель должен составить приказ в качестве основания для проведения расследования.
[stextbox id=’black’]На основании данного документа собирается комиссия, в ее обязанности входит выявление самого ущерба, факта его нанесения и кем оно совершенно, размеры и объемы повреждений или недостач.[/stextbox]
Все пункты выявленные в ходе расследования должны отображаться в акте, именно комиссией составляется данный документ. Подписать бумагу должны все участники и заверить руководитель.
Также с содержанием акта должен ознакомиться виновник происшествия и подставить свою подпись, им же составляется объяснительная записка.
Важно: если он отказывается ставить подпись и объясняться следует составить еще один акт об его отказе.
Обвиняемое лицо имеет право на обращение в суд для защиты своих интересов в случае необоснованных обвинений.
Служебное расследование – основные этапы
Служебное расследование проводиться в следующий способ:
Основания для его проведения
Обычно поводом для проведения внутреннего расследования является:
- Отсутствие на рабочем месте – руководитель не знает почему работника нет, объяснения отсутствуют, предприятие несет убыток, прежде чем штрафовать такого сотрудника следует выяснить причины его отсутствия, для этого и собирается комиссия, составляющая акт об отсутствии работника на рабочем месте;
- Нанесение ущерба предприятию – если руководитель подозревает материально-ответственное лицо в хищении, ему необходимо это доказать посредством инвентаризации. Для этого собирается комиссия из соответствующих специалистов, которые обязаны установить факт недостачи;
- Злоупотребление – здесь также идет речь о нанесении ущерба посредством злоупотребления своей должностью – сбыт продукции по заниженным ценам, договоренность со сторонними организациями о торговле вне кассы и прочее.
Издание приказа и состав комиссии
[stextbox id=’info’]В результате подозрений и не доказанных фактов руководитель обязан издать указ о сборе комиссии для проведения служебной проверки.[/stextbox]
Обычно такая проверка вменяется:
- Службе безопасности;
- Кадровой службе;
- Службе внутреннего аудита.
Комиссия должна состоять из не менее, нежели 3-х человек:
- Эксперты в данном вопросе;
- Работник бухгалтерии;
- Профсоюзный представитель, если работник состоит в нем.
Руководитель предприятия, как инициатор всего действия также должен участвовать в процессе, однако в состав комиссии он входить не может.
Важно: участие в таком мероприятии добровольное, так что любой из указанных в приказе людей имеет право на отказ.
Условия проведения расследования
Весь процесс не может быть выполнен в отношении работника:
- Находящегося на больничном или в отпуске;
- В применении меры наказания не учитывается время для составления мнения профсоюзом;
- Взыскание не применяется до получения итогов ревизии, аудита, хозяйственного расследования.
День начала проверки начинается с даты издания указа.
Ход проверки
В ходе расследования собираются все факты урона, нанесенного предприятию:
- Письма заказчиков с жалобой на невыполнение обязательств по вине такого-то лица;
- Заявление или докладная записка, которые легли в основу всего процесса проверки. Здесь вы узнаете, как составляется докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
- Акт экспертов о наличии недостачи или ущерба по факту;
[stextbox id=’warning’]Важно: если докладной записки или прочих заявлений нет, работодатель имеет право сам составить такую бумагу.[/stextbox]
- После сбора комиссии уведомляется виновник о начале в отношении его деяний расследования с требованием предоставить объяснительную записку (например, объяснительная записка об отсутствии на рабочем месте).
Рекомендовано такое сообщение выполнить в официальном стиле, к примеру, заказным письмом с уведомлением.
Важно: ответ комиссия должна получить в течение 2-х дней, если он не последовал составляется акт об отказе и начинается составление акта о расследовании.
Основные реквизиты акта служебного расследования
Документ составляется произвольным образом и состоит из 3 частей:
- Вводной;
- Основной;
- Резолютивной.
В шапке документа:
- Указываются реквизиты фирмы;
- Место и дата составления.
После слова «Акт» указывается основная часть:
- Перечень членов комиссии – ФИО, должность.
- Перечень выявленных фактов правонарушения;
- Выводы экспертов;
- Результаты бухгалтерского учета;
- Указание на факт причастности подозреваемого лица;
- Свидетельские показания;
- Материальные доказательства.
В последнем условном разделе подводятся итоги всего расследования и делаются соответствующие выводы. После чего всем членам комиссии следует поставить подпись.
[stextbox id=’download’]Образец заполнения акта о проведении служебного расследования.[/stextbox]
Правила составления
Для составления акта применяются те же правила, что и для прочей подобной документации.
Для его формирования доступно взять обычный лист формата А4 или фирменный бланк.
Шапку расположить в правом верхнем углу. Обоснованное наименование документа указывается посредине листа.
Далее следует описать само правонарушение, после чего детальное описание каждого проведенного этапа расследования.
[stextbox id=’alert’]Все пункты правонарушения обязательно необходимо указать перечнем. Подписи следует ставить не только на акте, но и на приложениях к нему.[/stextbox]
Возможные ошибки
При составлении акта необходимо соблюдать предписания законодательных документов, имеющих отношение к проведению процедуры служебного расследования.
Акт должен содержать все основные пункты – дата формирования, причина составления, полное описание хода расследования.
Его доступно формировать как в ходе расследования, так и впоследствии посредством переноса данных с предварительно выполненных набросков.
В документе должны в обязательном порядке указываться ФИО и должности всех членов комиссии, а также главного виновника события.
После его полного составления и ознакомления с ним необходимо:
- Чтобы все члены комиссии подписали его;
- С ним необходимо ознакомить виновное лицо и дать ему подписать бумагу.
Он имеет право на отказ и последующее обжалование решения комиссии.
[stextbox id=’black’]Важно: на все свои раздумья подозреваемый работник имеет в распоряжении 2 дня. После чего будет составлен дополнительный документ об его отказе и делу дадут ход.[/stextbox]
В ходе подписания документа обвиняемый может указать на свою невиновность, так как для этого были веские основания, приложив документальное подтверждение.
Заключение
Обвинение работника в служебном преступлении достаточно серьезное мероприятие, и для его исполнения и принятия последующих мер наказания необходимо собрать достаточное и правдивое число улик и доказательств, чтобы впоследствии составленный акт невозможно было оспорить в суде и его составление было оправдано.
Акт же в свою очередь, как и прочая первичная документация имеет произвольную форму без применения какого-либо унифицированного бланка, однако во время его формирования необходимо руководствоваться общепринятыми правилами составления внутренней документации.
Какие результаты ожидать от полиграфолога по факту внутреннего служебного расследования – смотрите тут:
