Грамотное составление докладных и служебных записок в адрес руководства – это не только обязанность каждого ответственного работника, но и искусство, владение которым требуется для успешного продвижения по карьерной лестнице. Отдельных знаний требует уведомление руководства о дисциплинарных проступках подчиненных.
О том, в каких случаях и как следует писать такие документы, подробно расскажет предлагаемая статья.
Что такое докладная записка и зачем она нужна?
Основная задача докладной записки – уведомить руководство о каком-либо происшествии. Чаще всего речь идет о нарушениях дисциплины работниками. Именно этим докладная отличается от служебной записки. Так как написание последней возможно при самых разнообразных обстоятельствах производственной деятельности.
Хотите открыть кофейню, здесь есть вся необходимая информация.
Написание докладной всегда означает передачу решения вопроса на более высокий уровень, что частично снимает ответственность с ее автора.
Привлечение внимания руководства требуется и в том случае, когда полномочий автора недостаточно для принятия необходимых и достаточных мер к провинившемуся работнику.
[stextbox id=”black”]Важно помнить, что докладная записка не фиксирует нарушение дисциплины (для этого составляются другие документы, требуются объяснения от виновного и т.д.). Она также может служить основанием для возбуждения дисциплинарного, административного производства, а в отдельных случаях и уголовного дела.[/stextbox]
Информирование начальства о ЧП непосредственной угрозы для провинившегося работника не составляет. Ведь решение о наказании будет приниматься не автором документа.
А какое решение примет уполномоченное налагать дисциплинарные взыскания лицо, зависит от сложившейся практики и усмотрения начальника.
От кого и кому адресуется докладная записка о нарушении трудовой дисциплины?
Автором докладной, к примеру, может быть любой ответственный работник:
- Руководитель отдела, управления, службы, участка, бригадир, мастер и т.д., который следит за дисциплиной своих подчиненных;
- Лицо, несущее материальную ответственность за вверенное имущество;
- Сотрудник охраны, контролер и любой иной специалист, в чьи обязанности входит обнаружение и фиксация дисциплинарных правонарушений.
Нужно написать характеристику работнику? Используйте статью Положительная и отрицательная характеристика на сотрудника: 7 главных правил и это станет самым легким делом для вас.
[stextbox id=”info”]Докладная всегда адресуется непосредственному начальнику. Написание записок «через голову» своего руководителя – грубейшее нарушение субординации, часто влекущие неприятности для автора обращения. [/stextbox]
О каких дисциплинарных нарушениях необходимо докладывать?
Автору докладной необходимо уметь правильно квалифицировать действия, предпринятые работником и знать о возможных последствиях их совершения.
Для этого потребуется понимание норм статьи 81 Трудового кодекса РФ.
Согласно закону выделяются:
- Неисполнения трудовых обязанностей;
- Грубые нарушения трудовой дисциплины.
[stextbox id=”warning”]За первый вид проступков на работника можно наложить выговор либо предупреждение. А вот за грубые нарушения работника правомерно сразу уволить.[/stextbox]
Хотите приобрести товары из Китая, но боитесь, что вас могут обмануть, тогда эта инструкция именно то, что вам пригодится.
Все грубые нарушения прямо перечислены в трудовом кодексе:
- Прогул (отсутствие на работе более 4 часов подряд в течение смены);
- Употребление или нахождение на работе под воздействием алкоголя, наркотиков;
- Совершение хищения, растраты, порча вверенного имущества;
- Проступки финансового характера, в том числе непредставление необходимых данных об имуществе или наличии банковских счетов за рубежом, что влечет утрату доверия к работнику.
Не знаете, как вести учет печатей и штампов на вашем предприятии, прочтите 4 главных правила заполнения и ведения журнала учета печатей и штампов и сразу вам станет все понятно.
Четко очерченного перечня способов неисполнения обязанностей не имеется, однако традиционно принято выделять следующие из них (согласно Постановлению Верховного суда РФ № 2 от 17.03.2004 в редакции 2016 года):
- Отсутствие работника в течение смены на рабочем месте без уважительных причин (пример: опоздание, отлучка и т.д.);
- Отказ от выполнения трудовых обязанностей;
- Отказ без уважительных причин от медицинского освидетельствования (если требуется), аттестации по нормам техники безопасности (если такой допуск необходим);
- Иные нарушения требований трудового договора, закона или принятых на предприятии правил.
Составляем докладные грамотно: образец и реквизиты
Если на предприятии не существует определенных требований к составлению таких документов, то их выполняют на обычном листе А4, пользуясь следующим шаблоном:
- В «шапке» документа указывают адресата и автора (инициалы, должность), при необходимости направления в сторонние организации ставят исходящий номер и обозначают координаты (адрес организации, телефон) составителя, используется фирменный бланк и печать;
- Ниже и по центру пишется название бумаги «Докладная записка»;
- Далее в свободной форме:
- Излагается суть проступка;
- Дается общая характеристика работнику и совершенному им поступку;
- Указываются принятые автором меры в отношении работника, например: отстранение от работы, направление на медицинское освидетельствование;
- Перечисляются действия, направленные на фиксацию нарушения, обозначается наличие свидетелей либо других доказательств, подтверждающих вину проштрафившегося работника;
- Указывается мнение о вынесении необходимого наказания провинившемуся работнику;
- Проставляются дата, должность и инициалы автора, подпись.
Столкнулись с проблемой заполнения журнала учета и содержания средств защиты, здесь вы найдете всю нужную информацию.
К самой записке необходимо приложить все имеющие значение документы, которые помогут руководителю принять соответствующие меры (составленные акты, объяснения виновного лица, записки других работников и т.д.).
Образец для заполнения скачать тут.
[stextbox id=”alert”]Работнику, составляющему докладную, следует помнить, что все обстоятельства необходимо излагать грамотно, четко, правдиво. Объем информации должен быть достаточным для принятия объективного решения. [/stextbox]
У вас было собрание трудового коллектива и вам нужно составить протокол, Пошаговая инструкция по составлению протокола собрания трудового коллектива: 3 ключевых этапа вам в этом поможет.
Подводя итог, необходимо заметить, что составленный работником документ может попасть в правоохранительные органы, суд, трудовую инспекцию. И оттого насколько он правильно составлен, объективен и достоверен, может зависеть дальнейшая карьера его автора.
Поэтому если возникла потребность в составлении подобной бумаги – помните о внимательности, аккуратности и ответственности за каждую фразу!
Подробнее о трудовой дисциплине, вы можете узнать в этом видео:
