Ведение предпринимательской деятельности подразумевает постоянное взаимодействие с партнерами и клиентами. Один из видов оформления деловых встреч – обмен письмами. Каким образом они составляются – будет рассмотрено далее.
Понятие и цель применения письма о встрече
Существует две общераспространенные цели использования письма о встрече:
- организация деловой беседы;
- привлечение внимания клиента к выгодному предложению.
Первый вариант идеально подойдет для повторной встречи, т. е. когда «первое касание» уже произошло. Второй способ актуален для случаев, когда какие-либо договоренности между сторонами достигнуты не были. Результативность писем с предложением о торговой сделке идентична эффективности холодных звонков.
[stextbox id=’alert’]Статистика такова: на 10 звонков 1 положительный отклик. Такой низкий процент связан с тем, что письма, поступившие от неизвестных лиц, воспринимаются несерьезно, и сразу же отправляются в «спам».[/stextbox]
Во избежание игнорирования писем необходимо вызвать у потенциального клиента интерес. Для этого требуется разработка грамотного заголовка и темы документа. Все это должно отвечать потребностям и личностным чертам характера вашего потенциального потребителя.
Если эти аспекты опустить и не соблюсти – есть риск нарваться на игнорирование письма и потерять потенциального клиента, так и не обретя его внимание.
Правила составления электронных писем для клиентов – в этом видео:
https://www.youtube.com/watch?v=KB7qOjc0keM
Нюансы ведения деловой переписки
Итак, все этапы реализации пройдены, прибыль «подбита». Но есть еще один нюанс. Он заключается в проведении встречи с клиентом в целях оформления договоренности и обсуждения деталей сделки.
На первый взгляд, в этой процедуре нет абсолютно ничего сложного. Все, что требуется от создателя документа – написание делового письма о встрече. Но каким образом его оформить? С чего начать и как подвести к завершению?
[stextbox id=’black’]В отечественной практике существует несколько норм касательно ведения деловой переписки. Их несоблюдение влечет за собой ухудшение репутации фирмы в глазах заказчика.[/stextbox]
Поэтому первое и на начальном этапе единственное, с чем следует провести ознакомление – правила ведения деловой переписки. Они включают в себя несколько важнейших моментов.
- Адрес электронной почты. Он должен выглядеть так, будто сторона, делающая обращение, действительно занимается бизнесом, а не развлекается. Имя должно быть серьезным и олицетворять суть деятельности организации. Комичные, веселые и ругательные названия под запретом.
- Личные обращения. Чтобы клиент лучше воспринимал информацию, которая ему адресована, следует называть его по имени. Это позволит ему понять, что он действительно важен, и настроит на долгосрочные доверительные отношения.
- Использование полного имени партнера при обращении. Если потенциального клиента зовут Саша или Женя, то обращаться к нему следует Александр и Евгений соответственно.
- Оформление приветствия. Не рекомендуется указывать в приветственной части время суток, ведь вероятно, клиент будет читать его через пару часов, когда наступит иной отрезок дня. Целесообразнее всего использовать слово «Здравствуйте» или «Приветствую», если речь идет о более неформальном тоне общения.
- Указание тематики. Первый вопрос, который записан в подсознание клиента – «что он/она от меня хочет». Так что в первом предложении письма должна прослеживаться четкая тема – то, о чем пойдет речь далее.
- Различение между полями «кому» и «копия». В части «кому» требуется указание получателя, от которого происходит ожидание ответа. В графе «копия» указывается лицо, которое должно пройти процедуру ознакомления с письмом.
- Лаконичность изложения материала. В соответствии с нормами деловой переписки длина обращения не должна превышать классический лист А4. Имеются лимиты и по объему: он не может переходить отметку в 3 Мб, иначе в ходе открытия есть вероятность «зависания».
- Понятность вступительной части. После того как клиент прочтет первых три предложения, он должен понять, о чем пойдет речь далее, т. е. получить ответ на вопрос «что от меня хотят». Не рекомендуется строить длинные предложения, т. к. они плохо воспринимаются в процессе чтения.
- Грамотность заключительной части. Она обязательно должна включать прощание и призыв к действию, чтобы клиент был заинтересован в продолжении диалога. Документ должен в обязательном порядке содержать подпись обращающейся стороны, а также контактные данные (электронные и фактические).
Соблюдая эти правила, можно создать четкое, емкое и лаконичное письмо с уникальным торговым предложением. Здесь вы узнаете, что представляет собой гарантийное письмо и с какой целью оно составляется.
Результативность деловых писем о встрече
Эффективность от применения деловых писем зависит от нескольких факторов:
- сфера деятельности хозяйствующего субъекта (например, деловые письма показывают наибольшую результативность в области крупного предпринимательства, в то время как малый бизнес может обойтись неформальным общением в социальных сетях или по электронной почте);
- грамотность составленного документа (неправильно составленное письмо лишь оттолкнет потенциального клиента вместо того, чтобы привлечь его внимание, в то время как хорошо составленное письмо позволит заинтересовать потребителя и сохранить с ним теплые дружеские отношения);
- время отправления (нужно направить письмо адресату в то самое время, когда он его ждет или когда, по мнению отправителя, он нуждается в данном документе, письмо ни в коем случае не должно «огорошивать», т. е. приходить «как снег на голову»).
Если все эти пункты соблюдены, вы составите эффективное письмо, которое однозначно привлечет внимание вашего клиента и позволит превратить его из заинтересованного лица в постоянного заказчика.
[stextbox id=’download’]Образец письма о встрече с клиентом для переговоров.[/stextbox]
Содержание документа о встрече
Чтобы письмо было последовательным и содержало в себе актуальную информацию, преподносимую постепенно, необходимо строго следовать его структуре.
- Обращение. Оно нуждается в выделении отдельной строки. Здесь же указывается приветствие. Идеальное решение: «Здравствуйте, Федор Игоревичи!».
- Представление. Согласитесь, не очень приятно читать письмо, пришедшее неизвестно от кого. Сообщите адресату свое имя и то, кем вы являетесь (менеджер, предприниматель, оператор и т. д.).
- Причина обращения. Вероятно, вы уже договорились о встрече по телефону или электронной почте, или возникли какие-то заминки касательно заказа, или это вовсе первое обращение. В любом случае следует напомнить, чего вы ожидаете от клиента. Оптимальный пример: «мы вчера общались по телефону и договорились о…» или «мы изучили ваши претензии и хотим обсудить…» или «мы хотели бы сделать Вам деловое предложение…». Это далеко не исчерпывающий перечень вариантов.
- Назначение встречи. В этом отчасти и заключается целевая задача, стоящая перед отправителем письма. Нужно действовать поступательно и ни в коем случае не резко. К примеру: «я бы с удовольствием встретился с Вами и обсудил детали лично…» или «если вы желаете узнать подробности, можем встретиться (дата, время) и пообщаться насчет дальнейшего сотрудничества…».
- Контактные данные. Если хотите показать потенциальному клиенту свое уважение, нужно указать не только контакты, но и еще раз повторить должность, имя. Можно оформить эту часть по классическому шаблону или же использовать более-менее оригинальный подход: «для подтверждения встречи можете позвонить по телефону…» или «для уточнения деталей Вы можете написать мне по адресу…». На следующей строке пишется «С уважением», а строкой ниже – «Ирина Эдуардовна, Ваш личный консультант».
Все. На этом письмо можно считать полностью завершенным и оформленным. Осталось лишь перечитать его и направить клиенту. Тут вы узнаете, как правильно составить и направить благодарственное письмо.
Письмо после деловой встречи
Итак, все прошло как нельзя лучше: клиент дал согласие на то, чтобы встретиться в личном порядке, и это случилось. Но это не говорит, что деловая переписка подошла к концу. В торговой деятельности существует еще один этап – прощание с клиентом.
[stextbox id=’warning’]Нужно привлечь его выгодным предложением, чтобы он превратился в постоянного покупателя/заказчика. Немаловажную роль играет выражение благодарности за время, которое он уделил вам.[/stextbox]
Классическое письмо имеет свою структуру.
- Обращение.
- Выражение благодарности «хочу выразить благодарность…» или «хочу Вас поблагодарить».
- Контактные данные с именем и должностью.
Таким образом, письмо о встрече – особый документ, требующий продуманного подхода к оформлению.
Как назначить встречу с клиентом с помощью письма и другими способами – смотрите тут:
