При официальном трудоустройстве непременно работодателями формируются соответствующие приказы, на основании которых специалисты принимаются на работу в компанию. Нередко делается один документ на нескольких сотрудников, поэтому он обладает значительным объемом.
Поэтому если требуется предоставить сведения из приказа в разные организации или непосредственному работнику, то делается обычно выписка из приказа, а не полностью он копируется. Эта бумага обладает своими особенностями и может потребоваться в различных ситуациях.
Понятие, особенности и предназначение выписки
[stextbox id=’alert’]Выписка, которая формируется по определенному приказу, на основании которого конкретный человек был оформлен на работу фирму, представлена специальным распорядительным документом.[/stextbox]
Важно! На ней в обязательном порядке должны сохраняться реквизиты компании, но основные данные относятся непосредственно к определенному специалисту, трудоустроенному в организации.
Потребоваться этот документ может для разных целей, причем запрашивать его может как сам работник, так и разные государственные организации. Он заменяет стандартный приказ, который обычно обладает значительным объемом, поэтому гарантирует упрощение предоставления сведений о специалисте.
Как оформить приказ о приеме на работу и получить соответствующую выписку – смотрите в этом видео:
Когда и кому может потребоваться выписка из приказа
Этот акт может потребоваться по разным целям, причем по ст. 62 ТК работодатели не обладают возможностью отказывать своим работникам, если им по каким-либо причинам потребуется выписка.
ТК РФ Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.
Важно! Предоставляются по запросу сотрудникам фирмы разные документы, которые имеют отношение к их работе или трудоустройству.
К особенностям предоставления документа относится:
- составляется выписка на основании заявления работника, которое делается непременно в письменном виде. Тут вы узнаете, как составить заявление на получение выписки из протокола общего собрания;
- формируется акт в течение трех дней после получения отделом кадров соответствующего заявления;
- оптимальным считается использование именно выписки, если одним приказом зачислялось на работу сразу несколько человек, поэтому данный документ обладает значительным объемом и нецелесообразно делать его копию;
- в акте содержится только некоторый фрагмент приказа о приеме на работу, поэтому он может доказывать конкретный стаж работника, а в этом случае предоставить его требуется в органы соцзащиты, чтобы была правильно определена трудовая пенсия;
- выписка может потребоваться в разные государственные органы, причем она выступает подтверждением тех или иных фактов;
- в ней не содержатся все сведения, которые имеются в приказе, поэтому есть возможность охранить конфиденциальность в отношении некоторых данных;
- обычно этот акт имеет только один пункт, который и требуется подтвердить, а сюда относится назначение конкретного человека на определенную должность или предоставление отпуска.
[stextbox id=’black’]Важно! Выписка является официальным документом, поэтому она может применяться в суде или иных организациях, так как обладает юридической силой.[/stextbox]
Кто и когда формирует такой акт
Содержит он только необходимые сведения для работника, а остальные данные остаются нетронутыми, поэтому формирование выписки считается наиболее предпочтительным для граждан и работодателей, чем создание копии всего приказа.
Обычно необходимость в формировании этого акта возникает в ситуации, когда работник вынужден контактировать по разным причинам с различными государственными или муниципальными властями.
Также нередко выписка используется во внутренней работе компаний. Она делается в ситуациях:
- чтобы начислить зарплату сотруднику, бухгалтер должен изучить сведения из приказа;
- кадровая служба при создании личного дела на конкретного работника так же должна получить выписку;
- для разных соцслужб или фондов работнику надо доказать свой стаж, поэтому запрашивается на работе этот акт;
- если теряются другие документы, то требуется документация в МВД или суд.
[stextbox id=’info’]Для ее получения требуется составить соответствующий запрос, причем через три дня после его предоставления должна быть готова данная официальная бумага. Для ее получения надо обращаться в отдел кадров.[/stextbox]
Форма и структура выписки из приказа о приеме на работу
Существует два вида выписки, так как ее можно получить из приказа по личному составу или по основной деятельности фирмы. Отсутствует строгая форма данного документа, но он должен содержать основную информацию:
- в шапке акта указываются те же сведения, что и в самом приказе, причем должна содержаться на бумаге эмблема или товарный знак компании;
- ниже прописывается название предприятия, которое должно быть таким же, как и в учредительной документации;
- указывается регистрационный номер, который должен соответствовать номеру приказа;
- датируется акт тем же числом, что и приказ;
- в констатирующей части требуется написать слово «приказываю», если в этом имеется необходимость и если оно имеется в самом приказе;
- далее идет распорядительная часть, содержащая информацию исключительно о конкретном работнике фирмы, для которого готовится документ, а именно его ФИО, должность и иные данные.
Важно! Во время формирования данного документа не допускается пользоваться сокращениями, но разрешены утвержденные аббревиатуры.
[stextbox id=’warning’]Допускается формировать документ от руки или в печатном виде. В конце ставится подпись и инициалы, а также должность лица, занимающегося составлением и подписанием акта. Личная подпись сотрудника, для которого делается выписка, не требуется.[/stextbox]
Этапы составления документа
Чтобы получить правильную выписку, обладающую юридической силой, учитываются правила ее формирования:
- первоначально надо найти приказ, из которого будет переписываться информация, а для этого надо пользоваться журналом регистрации приказов по личному составу;
- прописывается правильное название компании, дата и номер приказа, из которого берутся сведения, а также указывается место, где составлялся этот документ;
- далее прописывается название акта – Выписка из приказа;
- после идет констатирующая часть, для чего обычно пишется слово «Приказываю»;
- далее переписывается пункт из распорядительной части документа, который и требуется сотруднику;
- ниже ставится должность и подпись лица, который подписал приказ;
- делается заверительная надпись, поэтому пишется слово «Верно», а после прописывается должность и ставится подпись лица, заверяющего документ.
[stextbox id=’download’]Образец заполнения выписки из приказа.[/stextbox]
Важно! Любая выписка, которая предоставляется в государственные органы или иные инстанции, должна быть заверена печатью фирмы, чтобы она обладала юридической силой.
Как не совершить ошибок
Если выявляются ошибки или заведомо ложные сведения в таком акте, то это может стать причиной многих негативных последствий. Выписка не будет приниматься судом или государственными органами, а также работник не сможет доказать свой стаж или иные сведения о своей работе.
Важно! Нередкими считаются ситуации, когда работникам приходится судиться с компаниями за то, что в самом приказе, а соответственно и в выписке содержится недостоверная информация.
Чтобы не допустить ошибок при создании этого документа, учитываются нюансы:
- требуются не только подписи, но и их расшифровки;
- обязательно на акте ставится печать фирмы. Может ли ИП работать без печати – читайте в этой статье;
- желательно скачать специальный бланк выписки, чтобы он обладал нужным внешним видом;
- заверительная надпись нужна, если акт передается в другие организации, а для применения внутри фирмы она не требуется;
- выписки являются бессрочными.
Заключение
[stextbox id=’alert’]Таким образом, сделать данный акт достаточно просто. Он считается прекрасной альтернативой копирования всего приказа. Содержит только актуальные и нужные сведения для работников.[/stextbox]
Обладает юридической силой, поэтому может применяться для разных целей в процессе сотрудничества с различными государственными органами или даже при обращении в суд.
В какой форме составлять приказ о приеме на работу – смотрите в этом видео:
