На предприятии работники редко прибегают к докладу на сослуживцев, однако руководители подразделений, отделов, цехов обязаны их составлять, так как их прямая обязанность – информировать руководителя предприятия об обстановке в рабочем коллективе.
Что такое внутренняя докладная записка
Это информационно-справочный документ, предназначенный для официального общения с вышестоящим звеном внутри предприятия.
[stextbox id=’alert’]Данный документ может формироваться в произвольном стиле на обычном листе А4 с обязательным соблюдением соответствующих норм делопроизводства. Унифицированная форма докладной записки № 0286041 применима только для доклада о нарушении трудовой дисциплины.[/stextbox]
Важно: также существуют рекомендационные правила составления внутренней документации производства согласно ГОСТу 6.30 – 2003.
Предназначение любой докладной записки – это информирование начальства и побуждение его к действию в виде требований и предложений.
Какие дисциплинарные взыскания могут применяться после получения внутренней докладной записки — смотрите тут:
Основные разновидности
Внутренняя докладная записка бывает нескольких видов:
- Информативная – обычно ее используют для доклада о выполняемом процессе или о предстоящих мероприятиях и их завершении;
- Инициативная – такая записка используется для доклада о правонарушениях с требованием дисциплинарного взыскания, о премировании работника или представления к награде;
- Отчетная – выполняется в форме отсчета от первого лица, с указанием на выполнение поставленной задачи или плана.
Кто составитель
Составлять документ имеет право любой трудящийся предприятия, однако должна быть соблюдена субординация:
- Работник имеет право обращаться к своему непосредственному начальству, а уже тот в свою очередь при невозможности принятия самостоятельного решения обращается к начальству предприятия;
- Допустимо обращение рабочего к начальству предприятия напрямую, но в таком случае непосредственный руководитель должен завизировать документ;
- Также возможное прямое обращение работника к вышестоящему руководству в случае жалобы на начальника цеха.
Составлять документ необходимо при наличии оснований:
- Нарушение дисциплины, рабочего графика, наличие прогулов, хамского поведения. Тут вы узнаете, как составляется докладная записка о некорректном поведении сотрудника;
- Нанесение ущерба предприятию, хищение, производство брака;
- Отчет о выполнении поставленной задачи;
- Представление к награде, вручению грамоты и премии за особые достижения;
- Рационализаторские предложения.
По каким правила оформляется докладная записка о невыполнении должностных обязанностей – читайте в публикации по ссылке.
Отличия от внешней докладной записки
Докладная записка для внутреннего обращения с начальством имеет отличия от внешней формы:
- Ее доступно составлять на обычном листе, в то время как для внешней докладной записки необходимо использовать бланк предприятия;
- В реквизитах указывается номер подразделения и инициалы составителя, нет необходимости обозначать исходный номер или реквизиты получателя;
- Она может быть подписана самим составителем или его прямым руководителем;
- Предназначен документ для решения вопроса внутри предприятия.
Форма и реквизиты документа
[stextbox id=’black’]При грамотном составлении документа, следует опираться на рекомендации, указанные в ГОСТе 6.30 – 2003.[/stextbox]
Данный документ состоит из нескольких частей, в результате чего он имеет следующие пункты:
- Реквизиты:
- Название организации с указанием должностного лица – ФИО, должность;
- От кого – ФИО, должность;
- Дата составления.
- Название документа с указанием на суть вопроса, порядковый номер.
- Изложение самой сути – кратко, емко, без оскорблений и эмоций. Здесь вы узнаете, как правильно заполнить докладную записку об отсутствии работника на рабочем месте.
- Требование или предложение:
- Необходимо указывать в данном случае на статьи закона и быть предельно учтивыми.
- Подпись составителя с расшифровкой.
[stextbox id=’download’]Образец заполнения внутренней докладной записки.[/stextbox]
Пошаговая инструкция составления
Согласно рекомендациям, все бумаги должны иметь поля, размер которых зависит от типа бланка:
- Продольный – при расположении реквизитов по центру, строки одинаково удалены от краев документа;
- Угловые – в них формируется угловая шапка и все строки начинаются от левого края.
Если документ состоит из нескольких листов, страницы необходимо нумеровать. Изложение документа выполняется в прошедшем времени от первого лица в единственном числе.
Название записки пишется заглавными буквами без точки, по центру листа. Заголовок документа должен раскрывать суть записки. Основная часть должна изобиловать фактами, обстоятельствами, побудившими заявителя к написанию и анализом документа.
[stextbox id=’info’]Требования должны начинаться со слова «Прошу». Приложить перечень приложений, являющихся доказательством, до подписи составителя.[/stextbox]
Важно: обязательно должна быть резолюция непосредственного начальства, если документ подается на голову выше.
Ошибки при составлении
При формировании документа прослеживается допущение нескольких грубых нарушений формирования записки:
- Отсутствие субординации и официального тона – записка должна иметь официальный характер, без эмоций и слезных описаний, она должна пропитаться учтивостью к званию того, к кому обращена. Не допускается использование сленга, нецензурных выражений, сложных к восприятию предложений.
- Неверное оформление, которое может привести к ничтожности документа, и лишению его какой-либо законной силы, чтобы этого не происходило, необходимо иметь внутри компании разработанные образцы, согласно которым будут составляться бумаги.
- Неполное раскрытие ситуации, если цель составителя побудить к принятию руководством решения и соответствующих мер, то необходимо как можно больше предоставить фактов и доказательств произошедшего.
- Излишне длинный текст – как уже упоминалось, текс должен быть сжатым и емким.
Важно: научиться излагать мысль емко, но при этом использовать минимум слов.
Пример внутренней докладной записки
Отдел статистики ООО «Электроника»
Директору Гаврилюк Степану Игоревичу
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
11.11.2017 № 3285-36
О выполнении плана
Довожу до Вашего сведения, что поставленная задача по производству 300 000 штук электромоторов за прошедший квартал выполнена досрочно.
Прошу на основании приложенной документации о сдачи партии оборудования в реализацию предоставить к поощрительной премии цех № 8.
Мастер, цеха № 8
Гаврилов Алексей Михайлович (подпись).
Заключение
[stextbox id=’warning’]Докладная записка является достаточно распространенной формой общения с вышестоящим звеном внутри предприятия, она дает возможность информировать руководство о событиях, происходящих внутри коллектива, о выполнении заданий и прочих важных событиях, ее составление предельно просто, особенно если на предприятии ведение документации упорядочено и имеются образцы.[/stextbox]
В чем заключается разница между докладными и служебными записками вы узнаете в этом видео:
