На большинстве российских предприятий действует система штрафов и наказаний за отлучки, опоздания, прогулы. Однако для объективного и юридически грамотного наложения штрафа (выговора) необходимо основание, которым и является соответствующая докладная записка. О правильном написании этого документа и расскажет предлагаемая статья.
Докладная об отсутствии работника
Основная цель документа – доведение до сведения руководства факта опоздания, отлучки работника организации.
Вам необходимо пропустить работу и вы не хотите проблем с начальством, напишите заявление на отгул, но прежде прочтите 3 главных правила составления заявления на отгул и ваше заявление точно примут.
Составителю требуется помнить, что докладная записка – это лишь сопроводительное письмо.
Тогда как факт нарушения дисциплины должен фиксироваться другими документами, например, соответствующим актом ( образец прилагается ниже).
Если на предприятии существует автоматизированная система учета рабочего времени, то подтверждением отсутствия работника будут данные объективного контроля.
Однако докладная – это необходимое условие для привлечения работника к дисциплинарной ответственности.
Как составить приказ о дисциплинарном взыскании, вы можете найти всю информацию здесь.
Правила оформления докладной скачайте тут.
[stextbox id=”warning”]Докладная записка не является исполнительным документом. То есть непосредственное привлечение работника к ответственности возможно лишь на основании специального приказа руководителя предприятия.[/stextbox]
Практика знает случаи, когда подача докладной записки и грамотная фиксация нарушения дисциплины не влекут негативных последствий. Такое возможно при халатном отношении к дисциплине на предприятии или значительной ценности работника, которого попросту берегут.
От кого и кому адресуется докладная записка?
[stextbox id=”black”]Автором документа может быть любой работник, в компетенцию которого входит учет рабочего времени. [/stextbox]
Чаще всего это:
- Сотрудник охраны (службы безопасности);
- Специалист отдела кадров;
- Непосредственный начальник провинившегося работника (мастер, бригадир, начальник отдела и т.д.).
Адресат записки определяется с учетом должностных инструкций автора сообщения.
Поэтому им может быть как непосредственный руководитель автора документа, так и должностное лицо, которое уполномочено принимать решения по существу записки.
Например, на крупных предприятиях дежурный охранник обязан докладывать (устно либо письменно) старшему смены (начальнику службы безопасности), в компетенцию которого входит уведомление докладной запиской директора фирмы или его заместителя по кадрам. Соответственно, в докладной фигурирует не один работник, а все провинившиеся в течение суток.
Что такое отсутствие работника на рабочем месте?
В юридической практике принято выделять 3 варианта отсутствия работника на своем месте:
- Опоздание – самое распространенное явление, означающее несвоевременное прибытие работника к началу смены либо после определенного графиком перерыва. Количество времени задержки работника принципиального значения не имеет. При наличии автоматизированного контроля работника наказывают и за 2-3 минутное опоздание;
- Отлучка – самовольный уход работника в течение смены. Для определения факта отлучки фиксируется время ухода и возвращения на работу. На практике фиксация кратковременных отлучек возможна только автоматизированными системами. Промежуток времени отсутствия для привлечения к ответственности значения не имеет;
- Прогул – отсутствие работника в течение смены или 4 часов подряд в течение рабочего дня.
[stextbox id=”alert”]На практике возникают вопросы относительно определения рабочего места, а также степени уважительности причины отсутствия работника.[/stextbox]
Вы хотите сделать удержание из зарплаты работника, статья Порядок составления приказа и заявления на удержание из зарплаты вам поможет.
[stextbox id=”info”]Статья 209 Трудового кодекса РФ гласит, что рабочим считается место, где работник должен находиться, либо куда ему требуется прибыть в указанное время. Рабочее место должно быть так или иначе под контролем работодателя, что подразумевает наличие учета рабочего времени.[/stextbox]
Степень уважительности причин отсутствия определяется сложившейся практикой или трудовым соглашением с работником.
Согласно статье 81 Трудового кодекса РФ за прогул у работодателя имеется право непосредственного увольнения работника. А при опоздании или отлучке необходимо один раз наказать работника, а его увольнение возможно при повторном совершении такого проступка.
Инструкция по составлению докладной записки об отсутствии работника на рабочем месте
Хотите уйти с работы, но не знаете как? Прочтите Как правильно составить заявление об увольнении по собственному желанию? и у вас будет вся необходимая информация.
Если на предприятии не определен порядок оформления служебной переписки, то докладная записка составляется на обычном листе бумаги формата А4 по следующему шаблону:
- В «шапке» документа указывается должность и инициалы адресата записки и ее автора. Если докладная направляется в стороннее подразделение (главное предприятие), то необходимо указывать реквизиты организации (исходящий номер, адрес, номер телефона и т.д.);
- Далее посредине пишется фраза: «Докладная записка »;
- В основной части документа расписываются:
- Событие и причины отсутствия работника на месте;
- Факты наличия оправдательных документов, отбора объяснений у работника;
- Принятые автором документа меры;
- Краткая характеристика работника, сведения о наличии предыдущих дисциплинарных нарушений (если данная часть уместна);
- Предложение автора о наказании провинившегося работника (если данная часть уместна);
- На документе указывается дата составления, должность автора, его подпись, а также список приложенных документов, если они имеются. Обычно прилагаются объяснения работника, оправдательные документы, а также бумаги, подтверждающие наличие опоздания, отлучки, прогула.
Составителям докладных нужно помнить, что факт привлечения к дисциплинарной ответственности, а тем более осуществленное на его основании увольнение, работник вправе обжаловать в суде либо трудовой инспекции.
Недавно создали ИП и не знаете как заполнить справку 182Н, все интересующие вас вопросы можно найти тут.
[stextbox id=”alert”]Поэтому документ должен быть составлен добросовестно, грамотно, не содержать ошибок и исправлений.[/stextbox]
Как назначить нового генерального директора? Всю информацию вы найдете здесь.
[stextbox id=”warning”]Наличие ссылок на статьи Трудового кодекса РФ также приветствуется. Юридическая практика знает много случаев, когда нерадивый работник уходил от ответственности только из-за противоречиво составленных документов, устанавливающих его вину.[/stextbox]
Повторять подобные ошибки не следует!
О дисциплинарных взысканиях при прогулах, вы можете узнать в этом видео:
