Как работает и где используется показатель KPI?

Данный показатель попал в Россию вместе с иностранными инвестиционными проектами. В Европе и Америке он с успехами применяется уже не одно десятилетие с целью определения эффективности начатого дела.

В России не всем по душе подобное внедрение, согласно статистике 80% менеджеров предприятий не с особым удовольствием применяют подобную систему оценивания деятельности.

Определение понятия

[stextbox id=’alert’]KPI – это определитель эффективности определенного вида бизнеса, а также уровня достижения намеченных целей, в переводе с английского языка данное понятие можно назвать как ключевой показатель результатов деятельности, что существенно отличает его от ключевого понятия эффективности.[/stextbox]

Определяется такое различие согласно наличию следующих факторов:

• результат эффективности – это способность компании достигать намеченных целей за определенное время, в учет идут временные показатели, затраченный период на достижение цели, вложенные ресурсы, то есть это показатель разницы между достигнутыми результатами и вложенными усилиями;
• результативность деятельности – это способность компании ориентироваться на результат и идти к достижению цели.

Важно: в результате показатель KPI можно определять, как объемный показатель способности достигать результаты и покрывать свои расходы за счет достижения высокой прибыли.

Тут вы узнаете, что такое показатели ROI и в чем их предназначение.

Ввод подобного показателя на предприятии необходим для определения итогов деятельности компании в целом, отдельно по подразделениям и выявления результативности деятельности каждого работника индивидуально.

Система ключевых показателей эффективности рассмотрена в этом видео:

Определение и анализ подобных показателей обеспечивает эффективный инструмент для мотивации персонала на достижение результатов, особенно важна такая мотивация в той части предприятия, где результаты рабочего процесса наибольшим образом влияют на достижения компании в целом.

Ключевые показатели эффективности доступно разделить на несколько категорий:

• запаздывающие – определяются по итогам периода посредством применения финансовых показателей определяющих потенциал, но они, к сожалению, не передают текущую эффективность предприятия и отдельных структур;
• опережающие или оперативные – обеспечивают возможность оперативно изменять показатели и направление деятельности в настоящее время, чтобы получить возможность достигнуть заданных итогов. При помощи данных сведений можно определять состояние финансовой деятельности предприятия на текущий момент, а также выявлять слабые стороны с целью их корректировки, так же можно спрогнозировать получение доступной прибыли в будущем.

Относительно видов ключевые показатели можно разделить на следующие:

• KPI результата – показывает качество и количество достигнутого;
• KPI затрат – можно определить объем вложенных средств;
• KPI функционирования – имеет отношение к показателям по бизнес-процессам и обеспечивает видение соответствия данных процессов и заданной цели;
• KPI производительности – производные показатели затраченного времени и достигнутого результата;
• KPI эффективности – это также производный показатель, который обеспечивает возможность сравнения вложенных средств и полученного результата.

[stextbox id=’black’]Важно: необходимость в наличии подобных показателей важна не только руководству компании, которое определяет деятельность предприятия, но и работникам – зная их, они могут корректировать и совершенствовать собственную работу, повышая тем самым производительность.[/stextbox]

Зная ключевые показатели и заданные параметры достижения цели, работники могут повысить продажи, производительность, качество предоставляемых услуг, так как в данном случае деятельность компании прозрачна.

Использовать подобную систему можно в сфере любого бизнеса – продажа цветов, парфюмерии, одежды, в сфере услуг.

Разработка и внедрение показателей

Перед началом внедрения подобной системы на предприятии в ходе его деятельности необходимо учитывать все особенности производства – цели деятельности, особенности технологического процесса и прочее. Дополнительно необходимо обучать персонал применению показателей, указывать на особенности использования данных.

Важно: объяснить работникам, что подобная система им только на руку, так как посредством нового способа начисления зарплаты работники смогут вложить свои силы по максимуму и получит за это достойное вознаграждение.

Кроме этого важно подготовить и внедрить все необходимые локальные акты на производстве – коллективный договор, соответствующе оформленные трудовые договора, штатное расписание.

Вводить систему необходимо в действие постепенно, можно сделать экспериментальный проект для одного подразделения.

Данный эксперимент позволит внести коррективы, пересмотреть некоторые пункты проекта и внедрить на предприятии уже готовую осмысленную систему, которая обеспечит предприятие высокой производительностью.

В противном случае при резком переводе на систему KPI всего предприятия сразу можно вызвать большие неудобства для работников и нарушать существующий баланс процесса.

[stextbox id=’info’]После полного перехода на новую систему оценивания эффективности и результативности можно будет приспосабливать ее к рыночным условиям, выполнять ежегодную корректировку и улучшать систему премирования.[/stextbox]

Из всего следует, что внедрение системы не столь просто как кажется, поэтому важно учитывая эту особенность в процессе перехода соблюдать некоторые правила и требования, а также действовать согласно следующим этапам:

1. Правило 10/80/10 указывает на то, что компания обязана разработать 10 индикаторов ориентира относительно эффективности и 10 относительно результативности, 80 индикаторов производственного процесса. При этом если ссылаться на рекомендации разработчиков системы не стоит превышать норму индикаторов, так как это перегрузит персонал, приведет к неэффективности использования рабочего времени, а руководителей озадачит невыполнением планов.
2. Согласованность планки производственных показателей и стратегии развития, не будет никого эффекта от использования системы и индикаторов производства, если не согласовать будущие достижения и заданные параметры с достигнутыми результатами на текущий момент.
3. Каждое подразделение необходимо обеспечить соответствующими инструментами для достижения поставленной цели, и при этом контролировать весь процесс.
4. Важно организовать на предприятии систему отчетности, когда каждое подразделение будет по итогам определенного периода отчитываться о своих достижениях, а также проводить по данному поводу собрания и оговаривать все проблемы.
5. Сотрудничество – важно установить на предприятии отношения взаимопомощи и партнерства, ведь только сообща можно достичь больших высот.
6. Уровень квалификации – чтобы достигнуть высоких показателей, важно обучать персонал, проводить тренинги и повышать уровень квалификации.

Порядок расчета KPI

Правила расчета KPI являются следующими:

1. Выбор 3 – 5 показателей эффективности работы персонала.
2. Далее определить вес каждого показателя, при этом ключевой должен иметь наибольший объем, а в сумме показатель не должен быть меньше 1.
3. После этого важно проанализировать каждый показатель за определенный период и сделать соответствующую таблицу. Здесь вы узнаете, что такое маркетинговый анализ и как он проводится.
4. Вычитание показателя KPI согласно следующей формуле:

Индекс = вес * факт/цель, где

• цель – это то, что работник должен достигнуть;
• факт – наработки работником в реальности.

5. Расчет зарплаты, обычно в данную сумму входит оклад и премиальные, но если сотрудник перевыполнил план, ему полагаются дополнительные бонусы, в качестве процентов от премии.

[stextbox id=’warning’]Важно: данный пункт при составлении таблицы по доходам работника дает возможность определить верность установленного на производстве плана или выявить точность установленной стратегии лояльности. [/stextbox]

Пример расчета показателя

При определении качества работы маркетолога для мониторинга было выбрано 3 индикатора его деятельности:

• количество клиентов в магазине, пришедших через привлечение им;
• сколько осталось клиентов постоянными;
• количество положительных откликов относительно впечатлений от обслуживания.

После определения веса каждого индикатора получилась такая картина:

• новые заказчики – 0,5;
• количество постоянных клиентов – 0,25;
• число довольных покупателей – 0,25.

В результате проведенного анализа получилась таблица:

Важно: по всем показателем произошел прирост на 20%

Применение формулы исчисления обеспечило показатель в 113, 70% коэффициента результативности.

Даже при неполном выполнении плановых нормативов, что видно из таблицы, маркетолог достиг высоких показателей.

[stextbox id=’alert’]При расчете зарплаты необходимо учитывать, что она должна состоять из оклада, например, 560 долларов и премии, например, 240 долларов и того при выполнении плана маркетолог должен получить на руки 800 долларов.[/stextbox]

Но в прошедшем месяце план был перевыполнен на 13,7 процентов, что составило 32, 88 доллара от премии. В результате на руки работник получил 832,33 доллара. В противном случае размер будет в такой же пропорции только сокращаться.

Кроме этого можно высчитывать зарплату альтернативным способом, согласно следующим параметрам:

Примеры достигнутых показателей при использовании системы

Имея на руках основные индикаторы коэффициентов, любой работник сможет эффективно откорректировать свою работу и достигнуть заданных целей. Особенно красочно увидеть наглядную картину можно на примере прямых продаж, так как, имея на руках параметры поставленного плана, менеджер сможет понять, сколько ему нужно реализовать товара.

[stextbox id=’black’]Если дело касается начальной карьеры в сфере страхования, тогда изначально следует брать за основу показатель 1/10, то есть встретиться с 10 клиентами, чтобы подписать 1 полис.[/stextbox]

Также в любой сфере можно задавать индивидуальные показатели результата, например, количество обслуженных клиентов или общий объем продаж, при этом таких показатель должно быть не более 5, с доступной и четкой формулировкой.

Кроме мотивации специалиста, KPI можно использовать в качестве анализирующих данных – с целью выявления слабых сторон работы каждого подчиненного.

Например, работник выполняет все поставленные задачи – по количеству принятых клиентов и проделанных звонков, но продажи небольшие – это указывает на недостаточность опыта. Что такое теплые звонки клиентам и как они работают – читайте по ссылке.

Какие могут быть ошибки при использовании

Нельзя использовать показатель только в целях статистики, при использовании его только в одном подразделении можно не увидеть проблем в целом, так как подразделения могут выполнять различные задачи или вообще не иметь взаимосвязи.

Установление слишком жестких индивидуальных требований, приведет в результате к исполнению работы каждым из них максимально, чтобы выйти на результат, но при этом зависимые отделы будут страдать, так как будет хромать ассортимент или своевременная поставка необходимых материалов.

Вторая распространенная ошибка – это мотивирование рядового менеджера на материальные достижения. Перед персоналом важно ставить задачи нематериального значения, на привлечение к магазину клиентов, а выполнение планов относительно продаж должно стоять перед их непосредственными руководителями. Как работает мотивационный менеджмент в компании – читайте по ссылке.

[stextbox id=’info’]Третья ошибка – это отсутствие конкретных обязательств у того или иного работника, недопустимо, чтобы руководитель отдела не отвечал конкретно своей премией за работу подчиненных.[/stextbox]

Нет смысла формировать данную систему в молодых только, что сформированных компаниях, так как там еще не образовалась система управления и все организационные вопросы держаться на эффективности работы руководителя.

Так же нецелесообразно применять систему в подразделениях от работы, которых зависит функционирование всей компании, например в отделе вйтишников. Так как зависимость от системы такого отдела приведет к тому, что скорая деятельность подобных работников, которая должна выполняться сиюминутно будет растягиваться на дни.

Положительные и отрицательные стороны показателя

Использование подобной системы обладает множеством преимуществ:

• повышение эффективности труда на 20 – 30%;
• установка перед штатом конкретных и понятных задач;
• при правильном внедрении системы появляется возможность отслеживать деятельность компании в целом и устранять проблемы на этапе их возникновения;
• оплата труда отлично работающего персонала на высоком уровне, что обеспечивает наполнение штата квалифицированными и одаренными специалистами;
• фонд платы труда является основным источником мотивации.

Отрицательные стороны также существуют, но в небольшом количестве:

• основной минус – это длительный период внедрения системы, так как весь процесс происходит посредством испытаний;
• переобучение сотрудников с целью внедрения системы;
• отсутствие понятия применения системы самим руководством, что мешает полноценно оценить ее эффективность.

Варианты мотивации персонала

В процессе использования системы на предприятии всем участникам видно, где положены поощрения, а где сотрудник не доработал. Руководитель в данном случае понимает, на какие дальнейшие достижения необходимо мотивировать работника.

Данная система обеспечивает руководителя возможностью начислять дополнительные бонусы к зарплате работника в случае перевыполнения планов. Которые тот впоследствии может забрать не только в денежном эквиваленте, но и обменять на какие-либо более важные вещи, например, оплаченный отпуск или ценные подарки.

Заключение

Система KPI является преимущественным вариантом, получения эффективных показателей для стимуляции роста производительности предприятия.

[stextbox id=’warning’]Однако использовать данный показатель необходимо с учетом всех рекомендаций и нюансов, так как одновременное внедрение системы по всему предприятию может вместо пользы принести вред. [/stextbox]

Как работает система оплаты труда на основе KPI вы можете посмотреть тут:

Подписка на FBM.RU в Telegram - удобный способ быть в курсе важных экономических новостей! Подписывайтесь и будьте в центре событий. Подписаться.

Добавьте FBM в избранные новости