Как работает и где используется показатель KPI?

0
589
Для чего нужны показатели KPI?

Данный показатель попал в Россию вместе с иностранными инвестиционными проектами. В Европе и Америке он с успехами применяется уже не одно десятилетие с целью определения эффективности начатого дела.

Дорогие читатели! Мы постоянно пишем актуальные и полезные материалы на наш интернет-журнал по бизнесу и финансам, подписывайтесь на наш канал в Яндекс-Дзен!

В России не всем по душе подобное внедрение, согласно статистике 80% менеджеров предприятий не с особым удовольствием применяют подобную систему оценивания деятельности.

Определение понятия

KPI – это определитель эффективности определенного вида бизнеса, а также уровня достижения намеченных целей, в переводе с английского языка данное понятие можно назвать как ключевой показатель результатов деятельности, что существенно отличает его от ключевого понятия эффективности.

Определяется такое различие согласно наличию следующих факторов:

  • результат эффективности – это способность компании достигать намеченных целей за определенное время, в учет идут временные показатели, затраченный период на достижение цели, вложенные ресурсы, то есть это показатель разницы между достигнутыми результатами и вложенными усилиями;
  • результативность деятельности – это способность компании ориентироваться на результат и идти к достижению цели.

Важно: в результате показатель KPI можно определять, как объемный показатель способности достигать результаты и покрывать свои расходы за счет достижения высокой прибыли.

Тут вы узнаете, что такое показатели ROI и в чем их предназначение.

Ввод подобного показателя на предприятии необходим для определения итогов деятельности компании в целом, отдельно по подразделениям и выявления результативности деятельности каждого работника индивидуально.

Система ключевых показателей эффективности рассмотрена в этом видео:

Определение и анализ подобных показателей обеспечивает эффективный инструмент для мотивации персонала на достижение результатов, особенно важна такая мотивация в той части предприятия, где результаты рабочего процесса наибольшим образом влияют на достижения компании в целом.

Ключевые показатели эффективности доступно разделить на несколько категорий:

  • запаздывающие – определяются по итогам периода посредством применения финансовых показателей определяющих потенциал, но они, к сожалению, не передают текущую эффективность предприятия и отдельных структур;
  • опережающие или оперативные – обеспечивают возможность оперативно изменять показатели и направление деятельности в настоящее время, чтобы получить возможность достигнуть заданных итогов. При помощи данных сведений можно определять состояние финансовой деятельности предприятия на текущий момент, а также выявлять слабые стороны с целью их корректировки, так же можно спрогнозировать получение доступной прибыли в будущем.

Относительно видов ключевые показатели можно разделить на следующие:

  • KPI результата – показывает качество и количество достигнутого;
  • KPI затрат – можно определить объем вложенных средств;
  • KPI функционирования – имеет отношение к показателям по бизнес-процессам и обеспечивает видение соответствия данных процессов и заданной цели;
  • KPI производительности – производные показатели затраченного времени и достигнутого результата;
  • KPI эффективности – это также производный показатель, который обеспечивает возможность сравнения вложенных средств и полученного результата.
Важно: необходимость в наличии подобных показателей важна не только руководству компании, которое определяет деятельность предприятия, но и работникам – зная их, они могут корректировать и совершенствовать собственную работу, повышая тем самым производительность.

Зная ключевые показатели и заданные параметры достижения цели, работники могут повысить продажи, производительность, качество предоставляемых услуг, так как в данном случае деятельность компании прозрачна.

Использовать подобную систему можно в сфере любого бизнеса – продажа цветов, парфюмерии, одежды, в сфере услуг.

Разработка и внедрение показателей

Перед началом внедрения подобной системы на предприятии в ходе его деятельности необходимо учитывать все особенности производства – цели деятельности, особенности технологического процесса и прочее. Дополнительно необходимо обучать персонал применению показателей, указывать на особенности использования данных.

Основные элементы показателей KPI.

Важно: объяснить работникам, что подобная система им только на руку, так как посредством нового способа начисления зарплаты работники смогут вложить свои силы по максимуму и получит за это достойное вознаграждение.

Кроме этого важно подготовить и внедрить все необходимые локальные акты на производстве – коллективный договор, соответствующе оформленные трудовые договора, штатное расписание.

Вводить систему необходимо в действие постепенно, можно сделать экспериментальный проект для одного подразделения.

Данный эксперимент позволит внести коррективы, пересмотреть некоторые пункты проекта и внедрить на предприятии уже готовую осмысленную систему, которая обеспечит предприятие высокой производительностью.

В противном случае при резком переводе на систему KPI всего предприятия сразу можно вызвать большие неудобства для работников и нарушать существующий баланс процесса.

После полного перехода на новую систему оценивания эффективности и результативности можно будет приспосабливать ее к рыночным условиям, выполнять ежегодную корректировку и улучшать систему премирования.

Из всего следует, что внедрение системы не столь просто как кажется, поэтому важно учитывая эту особенность в процессе перехода соблюдать некоторые правила и требования, а также действовать согласно следующим этапам:

  1. Правило 10/80/10 указывает на то, что компания обязана разработать 10 индикаторов ориентира относительно эффективности и 10 относительно результативности, 80 индикаторов производственного процесса. При этом если ссылаться на рекомендации разработчиков системы не стоит превышать норму индикаторов, так как это перегрузит персонал, приведет к неэффективности использования рабочего времени, а руководителей озадачит невыполнением планов.
  2. Согласованность планки производственных показателей и стратегии развития, не будет никого эффекта от использования системы и индикаторов производства, если не согласовать будущие достижения и заданные параметры с достигнутыми результатами на текущий момент.
  3. Каждое подразделение необходимо обеспечить соответствующими инструментами для достижения поставленной цели, и при этом контролировать весь процесс.
  4. Важно организовать на предприятии систему отчетности, когда каждое подразделение будет по итогам определенного периода отчитываться о своих достижениях, а также проводить по данному поводу собрания и оговаривать все проблемы.
  5. Сотрудничество – важно установить на предприятии отношения взаимопомощи и партнерства, ведь только сообща можно достичь больших высот.
  6. Уровень квалификации – чтобы достигнуть высоких показателей, важно обучать персонал, проводить тренинги и повышать уровень квалификации.

Порядок расчета KPI

Правила расчета KPI являются следующими:

  1. Выбор 3 – 5 показателей эффективности работы персонала.
  2. Далее определить вес каждого показателя, при этом ключевой должен иметь наибольший объем, а в сумме показатель не должен быть меньше 1.
  3. После этого важно проанализировать каждый показатель за определенный период и сделать соответствующую таблицу. Здесь вы узнаете, что такое маркетинговый анализ и как он проводится.
  4. Вычитание показателя KPI согласно следующей формуле:

Индекс = вес * факт/цель, где

  • цель – это то, что работник должен достигнуть;
  • факт – наработки работником в реальности.
  1. Расчет зарплаты, обычно в данную сумму входит оклад и премиальные, но если сотрудник перевыполнил план, ему полагаются дополнительные бонусы, в качестве процентов от премии.
Важно: данный пункт при составлении таблицы по доходам работника дает возможность определить верность установленного на производстве плана или выявить точность установленной стратегии лояльности. 

Пример расчета показателя

При определении качества работы маркетолога для мониторинга было выбрано 3 индикатора его деятельности:

  • количество клиентов в магазине, пришедших через привлечение им;
  • сколько осталось клиентов постоянными;
  • количество положительных откликов относительно впечатлений от обслуживания.
Пример формирования показателей для склада.

После определения веса каждого индикатора получилась такая картина:

  • новые заказчики – 0,5;
  • количество постоянных клиентов – 0,25;
  • число довольных покупателей – 0,25.

В результате проведенного анализа получилась таблица:

KPIИсходный показательПлановый
Процентный показатель новых заказчиков160192 новых клиентов
Пришедших повторно3036 постоянных
Оставивших отклик3542 удовлетворенных

Важно: по всем показателем произошел прирост на 20%

Применение формулы исчисления обеспечило показатель в 113, 70% коэффициента результативности.

ВесЦельФакт
KPI 1 0,520%22%
KPI 2 0,2520%17%
KPI 3 0,2520%30%

Даже при неполном выполнении плановых нормативов, что видно из таблицы, маркетолог достиг высоких показателей.

При расчете зарплаты необходимо учитывать, что она должна состоять из оклада, например, 560 долларов и премии, например, 240 долларов и того при выполнении плана маркетолог должен получить на руки 800 долларов.

Но в прошедшем месяце план был перевыполнен на 13,7 процентов, что составило 32, 88 доллара от премии. В результате на руки работник получил 832,33 доллара. В противном случае размер будет в такой же пропорции только сокращаться.

Кроме этого можно высчитывать зарплату альтернативным способом, согласно следующим параметрам:

Индекс KPIСоотношение премии
До 70%0
70 – 80%0, 6
80 – 89%0, 7
90 – 95%0, 8
96 – 98%0, 9
99 – 101%1
101 – 105%1, 3
106 – 109%1, 4
Свыше 110%1, 5

Примеры достигнутых показателей при использовании системы

Имея на руках основные индикаторы коэффициентов, любой работник сможет эффективно откорректировать свою работу и достигнуть заданных целей. Особенно красочно увидеть наглядную картину можно на примере прямых продаж, так как, имея на руках параметры поставленного плана, менеджер сможет понять, сколько ему нужно реализовать товара.

Если дело касается начальной карьеры в сфере страхования, тогда изначально следует брать за основу показатель 1/10, то есть встретиться с 10 клиентами, чтобы подписать 1 полис.

Также в любой сфере можно задавать индивидуальные показатели результата, например, количество обслуженных клиентов или общий объем продаж, при этом таких показатель должно быть не более 5, с доступной и четкой формулировкой.

Кроме мотивации специалиста, KPI можно использовать в качестве анализирующих данных – с целью выявления слабых сторон работы каждого подчиненного.

Например, работник выполняет все поставленные задачи – по количеству принятых клиентов и проделанных звонков, но продажи небольшие – это указывает на недостаточность опыта. Что такое теплые звонки клиентам и как они работают — читайте по ссылке.

Какие могут быть ошибки при использовании

Нельзя использовать показатель только в целях статистики, при использовании его только в одном подразделении можно не увидеть проблем в целом, так как подразделения могут выполнять различные задачи или вообще не иметь взаимосвязи.

Установление слишком жестких индивидуальных требований, приведет в результате к исполнению работы каждым из них максимально, чтобы выйти на результат, но при этом зависимые отделы будут страдать, так как будет хромать ассортимент или своевременная поставка необходимых материалов.

Вторая распространенная ошибка – это мотивирование рядового менеджера на материальные достижения. Перед персоналом важно ставить задачи нематериального значения, на привлечение к магазину клиентов, а выполнение планов относительно продаж должно стоять перед их непосредственными руководителями. Как работает мотивационный менеджмент в компании — читайте по ссылке.

Третья ошибка – это отсутствие конкретных обязательств у того или иного работника, недопустимо, чтобы руководитель отдела не отвечал конкретно своей премией за работу подчиненных.

Нет смысла формировать данную систему в молодых только, что сформированных компаниях, так как там еще не образовалась система управления и все организационные вопросы держаться на эффективности работы руководителя.

Так же нецелесообразно применять систему в подразделениях от работы, которых зависит функционирование всей компании, например в отделе вйтишников. Так как зависимость от системы такого отдела приведет к тому, что скорая деятельность подобных работников, которая должна выполняться сиюминутно будет растягиваться на дни.

Положительные и отрицательные стороны показателя

Использование подобной системы обладает множеством преимуществ:

  • повышение эффективности труда на 20 – 30%;
  • установка перед штатом конкретных и понятных задач;
  • при правильном внедрении системы появляется возможность отслеживать деятельность компании в целом и устранять проблемы на этапе их возникновения;
  • оплата труда отлично работающего персонала на высоком уровне, что обеспечивает наполнение штата квалифицированными и одаренными специалистами;
  • фонд платы труда является основным источником мотивации.

Отрицательные стороны также существуют, но в небольшом количестве:

  • основной минус – это длительный период внедрения системы, так как весь процесс происходит посредством испытаний;
  • переобучение сотрудников с целью внедрения системы;
  • отсутствие понятия применения системы самим руководством, что мешает полноценно оценить ее эффективность.

Варианты мотивации персонала

В процессе использования системы на предприятии всем участникам видно, где положены поощрения, а где сотрудник не доработал. Руководитель в данном случае понимает, на какие дальнейшие достижения необходимо мотивировать работника.

Данная система обеспечивает руководителя возможностью начислять дополнительные бонусы к зарплате работника в случае перевыполнения планов. Которые тот впоследствии может забрать не только в денежном эквиваленте, но и обменять на какие-либо более важные вещи, например, оплаченный отпуск или ценные подарки.

Заключение

Система KPI является преимущественным вариантом, получения эффективных показателей для стимуляции роста производительности предприятия.

Однако использовать данный показатель необходимо с учетом всех рекомендаций и нюансов, так как одновременное внедрение системы по всему предприятию может вместо пользы принести вред. 

Как работает система оплаты труда на основе KPI вы можете посмотреть тут:

Позвоните по телефону +7 (499) 288-03-12 или задайте вопрос и получите ответ юриста через 5 минут. Консультация бесплатная!

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here

4 + семь =