Каждая компания регулярно проводит уничтожение документации с окончившимся сроком годности. Процедура затрагивает самые разные бумаги: от обычной деловой переписки до старых счетов и налоговых деклараций. Неопытные сотрудники часто задаются вопросами касаемо сроков хранения и того, какие именно документы подлежат хранению, а какие должны быть уничтожены.
Следует учитывать, размер фирмы никакой роли не играет, поскольку для всех юридических лиц действуют единые правила.
Причины уничтожения документов
Основная причина утилизации, если не произошли никакие чрезвычайные ситуации, заключается в истечении срока хранения документа. Этот срок должен наступить к 1 января последующего года.
Помимо этого выделяют следующие обстоятельства:
- Порча документации в результате возгорания или затопления;
- Хищение бумаг;
- Полная или частичная порча вследствие стихийного бедствия (смерч, ураган, обвал, землетрясение, извержение вулкана и т. д.).
Любая из перечисленных причин должна быть официально подтверждена. Так, например, если имеет место правонарушение (незаконное проникновение в офис и воровство документа), в правоохранительных органах нужно получить справку о том, что это на самом деле произошло.
[stextbox id=”alert”]Особо важную документацию необходимо хранить в шкафу с надежным замком или в сейфе. Если эти условия не соблюдены, на руководителя фирмы накладывается административное наказание в виде штрафа. Такие условия распространяются и на документы, испорченные в результате пожара или затопления. Для подтверждения происшествия понадобятся справки из соответствующих ведомств.[/stextbox]
В этой статье вы можете узнать, как составить доверенность на получение трудовой книжки при увольнении и скачать ее образец.
Что представляет собой акт об уничтожении документов?
Акт утилизации документов составляет лицо, физически осуществляющее процедуру уничтожения. Документ содержит полный уничтоженных наименований. Обязательно указываются нормативно-правовые акты, в соответствии с которыми ликвидирована та или иная бумага.
Акт об уничтожении документов утверждается и подписывается только после того, как будет окончена процедура фактического уничтожения документации.
[stextbox id=”black”]Процедуру ликвидации бумаг может осуществлять фирма-аутсорсер. В этом случае нужно тщательно проверить документ на предмет соответствия всем законодательным нормам. Важно, чтобы составленный акт действительно мог служить подтверждением процедуры ликвидации.[/stextbox]
Узнать, как составить акт проведения инвентаризации и скачать его образец, вы можете по ссылке.
Что нужно проверить при составлении акта?
- Приведение полного перечня уничтоженной документации;
- Указание ссылок на нормативно-правовые акты, согласно которым произведено уничтожение;
- Заверка документа лично подписью гендиректора фирмы.
Что говорит законодательство?
Основной документ, сопровождающий процедуру уничтожения – акт о выделении документов к уничтожению. Он представляет собой перечень различных документов, предложенных к ликвидации, с указанием их числа.
Форма акта об уничтожении документов определена «Основными правилами работы архивов организаций» (подтверждено решением Коллегии Федерального архивного агентства от 6 февраля 2002 года).
Также следует обратиться к Постановлению ФКЦБ РФ (Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг) от 16 июля 2003 года №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов АО». Документ определяет следующее:
- В целях гарантированной сохранности документации, акты составляются только после формирования описей дел бессрочного или временного хранения. Описи и акты разбираются Экспертной комиссией и утверждаются руководством организации;
- Дела, внесенные в ратифицированный акт об уничтожении документов, должны быть отделены от других бумаг. Их хранят в специально отведенном для этого месте;
- Акт о выделении документов к уничтожению, равно как и описи, хранится в архиве компании в формируемом деле.
Госархивом установлены правила, регламентирующие хранение. Их перечень утвержден 6 октября 2006 года. Согласно данному нормативно-правовому акту, документы хранят:
- Непродолжительное время – от одного года до пяти лет;
- В течение длительных сроков (от 10 до 75 лет);
- Некоторые документы вообще нельзя уничтожать.
Тип архива не имеет значения: документы могут храниться как в собственном, так и принадлежащем компании архиве.
Перечень устанавливает следующее:
- Годовая налоговая отчетность хранится перманентно, квартальная – пять лет, ежемесячная – один год;
- Годовая балансовая и бухгалтерская отчетность хранится перманентно, квартальная – пять лет, ежемесячная – один год;
- «Первичка» (первичная учетная документация) хранится пять лет;
- Кадровую документацию хранят в течение 75 лет. Сюда относятся приказы о назначении и перемещении сотрудников, личные дела, табели по опасным производствам и прочее.
[stextbox id=”info”]Таким образом, можно выделить ключевые документы, которые не подлежат ликвидации. К документам с бессрочным периодом хранения относятся годовая бухгалтерская и налоговая отчетность, годовые бухгалтерские балансы. В случае любой проверки или притязаний со стороны налоговых органов такая документация подтвердит, что все выплаты в бюджет фирма произвела полностью, и их суммы можно проверить в любой момент.[/stextbox]
Комиссия, сформированная в учреждении, отбирает документы, которые нужно хранить постоянно. Такой список составляется по возрастанию (от начала года к его окончанию). Четыре экземпляра этого списка подписывает руководитель.
Документы с бессрочным периодом хранения отправляются в государственный архив или помещаются в собственный. Каждый год составляется приказ с указанием ответственного за сохранность лица.
Акт об уничтожении документов – образец заполнения:
Утилизация архивных документов
Бумаги с истекшим сроком годности могут быть утилизированы с первого января нового года. Так, например, если срок истек в декабре 2015 года, с 1 января 2016 года можно начать процедуру уничтожения. Это допускается только в случае, если состоялась ревизия за прошедший период.
[stextbox id=”warning”]Если документацию нужно изъять из государственного архива, она истребуется по накладной. Переданные архивом бумаги, которые должны быть утилизированы, описываются в перечне. Этот перечень и есть тот самый акт на уничтожение документов. В нем указывается наименование бумаг и их количество.[/stextbox]
Акт об уничтожении документов содержит множество дат, отображающих хронологию событий:
- Дата протокола экспертно-проверочной комиссии архива, согласовавшего опись дел постоянного или длительного срока хранения. Эта дата переносится в акт из протокола и должна быть раньше даты формирования акта;
- Дата самого акта. Проставляется в бланке документа. Совпадает с датой формирования акта и его подписания должностным лицом, проводившим экспертную оценку документации. Его подпись ставится в конце акта. Согласно рекомендациям Росархива, в документа должна стоять одна подпись (как правило, председателя экспертной комиссии), но на деле в документе обычно расписываются все члены комиссии;
- Дата согласования акта с экспертной комиссией. Согласование осуществляется только после составления акта, поэтому дата подтверждения и номер протокола заносятся в документ после его рассмотрения;
- Дата утверждения акта руководства;
- На основании согласованного акта документация вывозится в пункт утилизации. Дата вывоза проставляется непосредственно после свершения вывоза;
- После утилизации в учетную документацию архива вносятся соответствующие записи. Указывается дата внесения изменений (день вывоза документов).
Акт утилизации документов – образец заполнения:
[stextbox id=”alert”]Все бумаги, подлежащие утилизации и внесенные в акт, до момента уничтожения должны храниться отдельно. После рассмотрения комиссией акт заверяет руководитель. Факт утилизации подтверждается актом об уничтожении. Процедура осуществляется путем сжигания или посредством специального оборудования в присутствии членов комиссии.[/stextbox]
Как составить акт выполненных услуг по договору оказания услуг и для чего необходим этот документ – читайте здесь.
Порядок составления акта
Акт об уничтожении документов не содержит подробное описание каждого наименования. Можно ограничиться указанием общего наименования (приказ, справка и т. д.) и крайними датами (самой ранней и самой поздней в деле).
Итак, акт об уничтожении документации содержит следующие сведения:
- Наименование дела (общее название документа);
- Крайние даты;
- Номер документа по описи или номенклатуре;
- Количество хранящихся экземпляров;
- Период хранения;
- Статьи согласно Перечню.
[stextbox id=”black”]Внизу таблицы нужно указать, сколько всего папок или дел подлежит утилизации. Далее в документе расписываются члены комиссии (как минимум три человека). В комиссию обычно входят архивариус, начальник кадровой службы и ответственный за документооборот. Сверху ставится подпись руководителя.[/stextbox]
Как составить доверенность на право подписи документов и какие полномочия можно передать по этому виду доверенности, вы можете узнать в нашей новой публикации.
Сроки хранения
Акты на утилизацию документов нужно хранить в отдельной папке, сортируя по дате возрастания. Срок хранения таких документов составляет пять лет.
Выводы
Даже если у компании небольшой документооборот, хранение документации годами не имеет смысла, но избавлять разом от них нельзя. Ни один приказ или справка не должны быть утилизированы до проведения ревизионной проверки. Уничтожать можно только то, что не запрещает закон. Годовую налоговую и бухгалтерскую отчетность трогать нельзя, это также касается различных балансов.
[stextbox id=”info”]Для утилизации лишних бумаг нужно создать экспертную комиссию, члены которой определят, можно уничтожать выбранные документы или нет, а также составят соответствующее разрешение. Акт на уничтожение содержит перечень дел и всегда подтверждается росписью руководителя. Факт утилизации всегда оформляется в виде соответствующего акта.[/stextbox]
Больше информации о том, в каком порядке осуществляется уничтожение документов по предприятию, вы можете получить в следующем видео-интервью:
