Компании заключают друг с другом разные типы договоров, предметом которых выступают материальные ценности, переходящие от одной стороны к другой.
Акт приема-передачи товаров: когда он необходим?
Акт приёма и передачи – документ, который оформляют для решения нескольких задач: определение качества, ценовых и количественных показателей товара, когда одна из сторон получает его от второй.
Минимально необходимое количество экземпляров – два. Составление его обязательно, если товар передают без документов, либо если имеются расхождения по каким-либо данным. Тогда акт приёма-передачи товаров так же важен, как основной договор.
Наличие акта обязательно, когда материальные ценности передаются для ответственного хранения.
Акт приёма-передачи могут оформлять друг с другом физическое лицо и организация. При приобретении гражданином некачественного товара у каждого есть право потребовать компенсации, либо адекватной замены. Иногда нужно проведение экспертизы, чтобы проверить качество товара.
[stextbox id=”black”]Приказ и распоряжение – основные документы, которые позволяют руководителю регулировать работу в компании. Чем эти документы отличаются друг от друга читайте по ссылке.[/stextbox]
О форме и порядке заполнения акта
Стандартного и единого вида у документа не существует. Допускается составление актов в произвольных формах. Но есть реквизиты, присутствие которых обязательно в любой ситуации. Это касается:
- Даты, места составления документа.
- Наименования всех организаций, принимающих участие в сделке.
- Информации по представителям.
- Основания, по которому представители действуют.
[stextbox id=”alert”]Далее идёт информация о самом договоре, включающая номер и дату оформленного документа. Фактическое поступление товара обязательно сверяется с указанными данными.[/stextbox]
Есть часть в виде таблицы, где пишут наименование поступившего товара. Кроме того, обязательно упоминание:
- Общей стоимости поступивших ценностей.
- Конкретной цены каждой единицы товара.
- Фактического количества.
- Артикула
- Модели.
Отдельно ставят отметку о том, что ассортимент и качество товара соответствуют заявленным требованиям, что сроки не нарушены. Если обнаруживаются дефекты, их описывают подробно.
Что такое “книга покупок и продаж”? Как правильно её заполнять? Подробная инструкция есть в этой публикации.
Стороны делают запись о том, что претензии к товарам полностью отсутствуют.
Записывают и то, сколько экземпляров документа создано. Обязательно указание личных данных лиц, которые ответственны как за саму передачу товара, так и за окончательное оформление акта.
Где можно бесплатно скачать простой образец документа?
Бесплатно скачать простой образец акта приёма-передачи товаров можно здесь.
Акт от продавца покупателю
Специалисты рекомендуют использовать унифицированную форму, когда одна сторона передаёт документы второй. При наличии у руководства формы. Но это не обязательное условие. Согласно статье 252 НК РФ, не обязательно оформлять сделки тем или иным образом.
[stextbox id=”info”]№ТОРГ-12 – унифицированная форма накладной, оформляемая при продаже товаров. Шаблоны актов по приёмке-передаче могут заменить такие формы документов только в том случае, если применение стандартного решения становится невозможным.[/stextbox]
№402-ФЗ – Федеральный закон с перечислением реквизитов, наличие которых стало обязательным требованием. Вместе с тем, важно соблюдать требования именно по товарным накладным. Например, в рублях или валюте РФ передаются все цены вместе с итоговой стоимостью полученных одной стороной товаров.
Не возникает необходимости в пересчёте штучного товара при заполнении столбцов, где указаны показатели веса.
Допустимо проставление прочерка в соответствующей графе. Прочерки стоят в любых местах, которые остались незаполненными.
Если речь идёт об ответственном хранении
№МХ-1 – форма унифицированного типа, которой оформляют факт по ответственному хранению. Акт обязательно заполняет та сторона, что отдаёт свои вещи для хранения. А подпись ставят обе стороны, совместно.
[stextbox id=”black”]Как происходит списание кредиторской задолженности с истёкшим сроком давности? Отражение этой операции в проводках и другая информация – по ссылке.[/stextbox]
Хранение может быть профессиональным, либо бытовым. У бытового часто бывает стихийный характер. Это значит, что такие сделки заранее не планируются. Этот способ используют для оформления товара, оставшегося на складе у продавцов, хотя покупатель уже выкупил вещь.
А вот профессиональное хранение означает, что принимающая сторона специализируется на подобных видах деятельности. Например, в такую группу предприятий входят хладокомбинаты, где размещают продукцию с небольшим сроком хранения.
Когда оформляется МХ-01, должны присутствовать сотрудники складских помещений.
Стороны заключают договор на хранение перед подписанием самого акта. В документе должны присутствовать следующие данные:
- В каких количествах товар будут хранить?
- Сколько будет траншей, по которым передаётся товар?
[stextbox id=”warning”]Первый показатель в некоторых ситуациях завышают. Это гарантирует отсутствие проблем при необходимости передать доптовары. Законодательство РФ вообще не даёт определения ответственному хранению как таковому.[/stextbox]
Как быть с передачей некачественного товара, бракованного?
Другая ситуация складывается, если было выявлено несоответствие между реальным и заявленным качеством, когда оформлялся акт.
У покупателей есть право на судебную претензию продавцам. Для таких ситуаций в договоре создают отдельные разделы.
Но иногда возникают такие ситуации с бракованным товаром, когда обеим сторонам известно о существующих недостатках. Составление акта возврата товара обязательно при возвращении некачественной, бракованной продукции.
Этот документ включает всю информацию, в том числе, специфические данные.
- Пишется о причине, по которой надо вернуть ту или иную вещь.
- Часто это происходит из-за обнаруженного брака. Потому требуется привести детальное описание тех деталей, качество которых не соответствует заявленным.
- К документу прикладывают снимок товара. Он будет важным приложением. Его может сделать член независимой экспертной комиссии для вынесения решения. В акте указывают номер дополнения. Само приложения требует точно такого же описания, что и сам акт.
[stextbox id=”black”]Консолидированная отчётность – это то, что должен знать любой бухгалтер. Особенности и правила составления есть в этом материале.[/stextbox]
Может ли акт стать заменой самого договора?
Это возможно, но не желательно. Ведь в акте не прописываются данные по форс-мажорным обстоятельствам, дополнительные условия по оплате и другая информация. Он нужен только затем, чтобы подтвердить выполненные обязательства по договору, который был заключен ранее.
[stextbox id=”alert”]Но зато сам акт можно заменить накладной. В ней так же присутствуют подписи обеих сторон, все необходимые реквизиты контрагентов.[/stextbox]
Некоторые нетипичные случаи
При заключении сделок, связанных с передачей товаров, может присутствовать ещё одна заинтересованная сторона, третья. Тогда и экземпляров документа требуется три.
Роль участников тогда играют поставщик, заказчик, и собственник складского помещения.
Могут потребоваться дополнительные копии акта охранному предприятию, которое нанимали для сопровождения, фирме-перевозчику, и так далее.
Если заключают договор комиссии
При заключении комиссионных договоров одна из сторон выполняет поручения в интересах второго участника отношений. Тот, кто выполняет поручения, называется комиссионером. А сторона, чьи интересы преследуются – комитента.
Узнать о составлении договора комиссии на реализацию товара и скачать образец вы можете по ссылке.
Покупка товара ведётся от имени комиссионера, изначально. Но продукция предназначена для комитента, и покупка проводится за его счёт. Тогда вещи принимаются на основании товарных накладных.
[stextbox id=”info”]Акт приёма-передачи требуется комитентам, когда активы сдаются окончательно. Посредники, либо сам комиссионер отвечают за составление документа. Он нужен для того, чтобы подтвердить, что поручение выполнено в полной форме.[/stextbox]
Статья 1000 в Гражданском Кодексе говорит о том, что необходимо иметь такой документ. Акт указывает на то, что комитенты должны не только принять товар, но и подробно осмотреть его на предмет наличия дефектов.
Комиссионеру надо сообщить о ситуации, если обнаружены какие-либо недостатки. Оповещение тоже оформляется письменно, как и сам акт.
Кто должен поставить свою подпись?
Есть несколько лиц, имеющих право на подписание таких документов.
- Те, кто представляет транспортную компанию и поставщиков. Или иные лица, через которых товар перешёл от одной стороны к другой. В данном случае подпись ставится на документе на основании доверенности. Представитель фирмы-хранителя подписывает акт, если оформляется складское хранение.
- Имеющие право представлять покупателей. При оформлении документа самим покупателем у последнего есть право на приглашение целой комиссии, которую будет возглавлять председатель. На предприятии выпускают отдельный приказ для того, чтобы назначить председателя. Комиссия может состоять не только из складских работников, но и из руководителей, других лиц.
Должностная инструкция определяет обязанности сотрудника, регулирует его деятельность. План написания должностной инструкции электрика – в этой статье.
Только после того, как товар принят полностью, акт подписывается всеми, кто принимал участие в процессе. Либо подписи ставятся, пока продукция сдаётся поэтапно. Например, пока сначала поставщик обращается к перевозчику, а потом перевозчик отдаёт всё покупателям.
[stextbox id=”alert”]Любая из сторон-участниц сделки может инициировать оформление акта. Главное, чтобы было не менее двух экземпляров. Или больше, в зависимости от того, сколько сторон участвует.[/stextbox]
В число дополнительных реквизитов может входить информация о месте, где заполнялся первоначальный документ. Или условия, на которых товар принимался, передавался от одной стороны к другой.
Приёмо-сдаточный акт на товары необходим при совершении любых сделок.
Он нужен не только для того, чтобы подтвердить отсутствие по качеству привезённого товара, его количеству. Но и для подтверждения факта, что все правила были соблюдены при совершении сделки.
Благодаря акту потом легче будет предъявить претензии, если для них появятся основания. Наличие дополнительных реквизитов всегда означает, что проводится особенная процедура по приёму и передаче материальных ценностей.
Что такое акт приёма-передачи и заем он нужен? Подробная информация – в этом видео:
https://www.youtube.com/watch?v=nXCF__dSgHk
