Любое предприятие, владеющее транспортными средствами, ведет учет поступления и расходования горючих материалов, и если данное хозяйствование проводится с соблюдением установленных государством норм, использование топлива не облагается НДС. Но когда происходит перерасход в результате ненадлежащей деятельности приходится объясняться с налоговыми органами.
Что собой представляет документ-основание для списания ГСМ
[stextbox id=’alert’]Акт списания ГСМ – это первичный документ бухгалтерского баланса, содержащий информацию из основных документов прихода и расхода горюче-смазочных материалов.[/stextbox]
Назначение документа в решении целого перечня поставленных задач:
- Наведение порядка в бухгалтерской документации. Тут вы узнаете, как проводится списание кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности;
- Соответствующее отражение информации в финансовой документации;
- Снижение возможности возникновения ошибочных данных в бухгалтерской отчетности;
- Обоснование затрат на приобретение основных средств, активов и прочего.
Важно: эта бумага имеет отношение к документации строгой отчетности, так как является основанием для проверки различных списаний ГСМ.
Такого рода документация находится под неусыпным контролем ФНС, так как она нередко применяется для различного рода махинаций, так что указание в ней любых ошибочных данных вызывает подозрение и дополнительные проверки.
Прямое назначение акта – это контроль расхода топлива внутри предприятия.
Как осуществляется учет ГСМ и их списание на предприятии – смотрите в этом видео:
Кем, когда составляется и подписывается документ
Идеальный вариант формирования такого документа – ежемесячно. В его формировании участвует:
- Главный бухгалтер. В каком порядке составляется должностная инструкция главного бухгалтера – узнайте в статье по ссылке;
- Водитель транспортного средства;
- Специалист, отвечающий за соблюдение и разработку нормативов.
[stextbox id=’black’]Важно: документ является юридически значимым, если он содержит подписи всех лиц, участвующих в составлении.[/stextbox]
Что такое ГСМ и какой порядок его списания
К горюче-смазочным материалам имеют отношение:
- Дизельное топливо;
- Бензин;
- Природный газ;
- Прочие виды топлива;
- Моторное масло;
- Различного рода смазочные материалы.
ГСМ списывается в основном при использовании 2-х основных нормативов проведения данного процесса:
- На основании фактического расходования материала с учетом официальных источников подтверждения количества бензина в баках;
- В соответствии с разработанными нормативами на предприятии плюс сопоставление их с законодательно установленными нормами с учетов всех особенностей – марки машины, ее износа, количества пробега.
[stextbox id=’info’]Важно: чтобы списать определенную статью расходования горючего необходимо экономическое обоснование такого списания для налоговой.[/stextbox]
Также для списания ГСМ за основу берется следующая документация:
- Ведомость учета;
- Путевой лист (например, путевой лист легкового автомобиля по форме 3);
- Чек или накладная на покупку горючего.
Порядок проведения списания горючего
Чтобы выполнить списание излишнего топлива необходимо:
- Составить комиссию – основанием для этого может быть проведение осмотра транспортного средства;
- Проводиться сверка с путевым листом – который является основанием для вычисления;
- Формируется акт списания – в соответствующем формате. Здесь вы узнаете, как правильно оформить акт списания основных средств по форме ОС-3;
- Составляется приказ на списание, также с соблюдением норм законодательства.
При этом:
- Для составления приказа необходима подпись главного бухгалтера и исполнительного органа организации;
- Состав комиссии должен быть не менее, нежели из 2-х лиц, один из которых является председателем;
[stextbox id=’warning’]Важно: приказ и акт составляются с соблюдением норм законодательства, иначе это будет поводом для вопросов со стороны ФНС.[/stextbox]
- Базовые нормы расхода и перечень транспорта
Для составления правильных нормативов расходования горючего следует составить перечень транспорта на предприятии, это может быть:
- Грузовые, легковые авто, автобусы;
- Краны на автомобильных и гусеничных шасси;
- Погрузчики ДВС;
- Трактора, грейдеры;
- Автономные генераторы – газовые, дизельные, бензиновые;
- Обогревательные приборы работа которых выполняется на основе заправки горючим различного рода;
- Газонокосилки, бензопилы и прочие технические устройства.
При этом доступно использовать базовые нормы, установленные специалистами на предприятии с учетом особенностей и вида транспорта:
- Для легковых и грузовых авто базовая норма формируется на основании пробега;
- Для техники, которая выполняет тяжелые работы базовая норма берется из расчета выполненной работы;
- Для автономных электрогенераторов от количества выработанной электроэнергии;
- Для обогревательных приборов – от количества выработанной тепловой энергии.
Форма и реквизиты акта списания ГСМ
Документ составляется согласно требованиям и должен содержать следующие реквизиты:
- Дату составления;
- ФИО, лиц, входящих в комиссию;
- ФИО руководителя предприятия;
- Название механизма с указанием государственных номеров, на который составляется акт;
- Инвентарный номер;
- Вид работы;
- Базовый норматив расхода в соответствующих единицах;
- Расходование за месяц по факту;
- Уточняющие коэффициенты условий работы механизма;
- Средневзвешенная цена ресурса;
- Цена использованных материалов;
- Заключение комиссии;
- Подписи лиц, составивших документ с расшифровкой.
[stextbox id=’download’]Образец акта списания ГСМ.[/stextbox]
Весь акт доступно оформить в виде таблицы.
Пошаговая инструкция составления документа
Акт необходимо составлять в соответствии с требованиями делопроизводства:
- Если предусмотрен унифицированный бланк необходимо его использовать;
- Для составления документа нужно брать бланк с логотипом предприятия;
- Составляется акт на списание ГСМ, как и прочий другой только при наличии приказа руководителя и соответствующей комиссией;
- Датой документа считается дата его составления;
- Подписывается документ всеми членами комиссии;
- Документ должен иметь названием с основанием «Акт списания ГСМ»;
- Текст документа также следует начинать с указания на основание – приказ руководителя.
Важно: с документом необходимо ознакомить водителя, который также должен поставить свою подпись.
Как избежать ошибок
- Документ должен содержать только точные данные – замеры количества остатка бензина по факту в баке, указание количества закупленного материала согласно накладным и платежным документам, пробег авто за месяц по путевым листам;
- Акт не должен иметь ошибок, опечаток, исправлений – все это основания для недоверия со стороны ФНС;
- Он обязательно должен иметь подписи комиссии и руководителя, так как в противном случае является недействительным.
Заключение
[stextbox id=’alert’]Акт на списание ГСМ является не только важным документом для обоснования перерасхода материала для налоговой, но и основным документом для формирования бухгалтерского баланса, так что в его формировании обязательно должен участвовать бухгалтер, как ответственное лицо за расходование финансов и учет материальных средств.[/stextbox]
Инструкция по поступлению бензина на склад и списания ГСМ с помощью документа требование-накладная – в этом видео:
