Каждая организация вынуждена подготавливать большое количество разных документов. Они представлены не только бухгалтерской документацией, но и разными бумагами, касающимися направления работы фирмы. К таким документам относится и номенклатура дел.
Понятие и предназначение номенклатуры
[stextbox id=’alert’]Все важные документы, составляющиеся в компании, должны грамотно храниться в компании. Для этого они обычно раскладываются по отдельным папкам, для чего учитывается их тема или отдел фирмы, к которому они относятся.[/stextbox]
Все такие папки называются «Дело №». Каждой папке присваивается индивидуальный номер, а также может даваться наименование.
Для учета таких дел используется специальная номенклатура дел. В ней фиксируются документы, которые распределяются оптимальным образом. В нем указываются сроки хранения разных бумаг, а также их количество в конкретном томе.
С помощью номенклатуры дел достигается сразу несколько целей:
- учитываются все дела, ведущиеся в организации;
- все они группируются, для чего учитывается их тема, принадлежность к конкретному событию или иные параметры;
- гарантируется их сохранность;
- при необходимости обеспечивается оперативный поиск нужной бумаги;
- определяются правила, на основании которых составляются дела.
Нередко номенклатура используется при фильтрации бумаг, причем с помощью этой процедуры можно понять, какие документы необходимо направить в архив, а какие можно уничтожить в связи с истечением срока действия, для чего потребуется составить акт списания документов.
Как заполнить табличную часть номенклатуры дел вы можете посмотреть в этом видео:
Правила составления и утверждения
Наиболее часто номенклатура разрабатывается сразу после открытия компании. Ежегодно в нее могут вноситься разные изменения.
[stextbox id=’black’]Обычно составляется документация работником кадровой службы. Базируется она на документах, с помощью которых можно охарактеризовать правила работы и структуру организации.[/stextbox]
Процесс утверждения делится на последовательные этапы:
- первоначально составляется документация выбранным ответственным специалистом;
- изучается полученный документ руководством фирмы;
- подписывается номенклатура руководителем определенного подразделения;
- для утверждения издается соответствующий приказ генеральным директором. Здесь содержится инструкция по формированию приказа о назначении генерального директора.
Если требуется внести в него какие-либо изменения, то они обязательно утверждаются руководителем фирмы.
Данная документация относится к периодическим бумагам, поэтому требуется ежегодно ее пересматривать. Процесс выполняется в конце каждого года. С помощью такого процесса можно правильно подсчитать, какое количество бумаг формируется компанией за год работы.
Ведением номенклатуры обычно занимается секретарь компании или ответственный специалист, являющийся работником кадровой службы.
Судебная практика
Номенклатура дел является рекомендательным документом, поэтому если она отсутствует даже в крупной компании, то это не является основанием для привлечения фирмы к ответственности. Поэтому практика показывает, что иски, подаваемые налоговой службой или контрагентами в суд, не рассматриваются.
[stextbox id=’info’]Но именно наличие такой документации в компании позволяет достичь множества важнейших целей для организации. Поэтому для непосредственного руководителя фирмы целесообразно заниматься ее составлением ежегодно.[/stextbox]
Разновидности документа
Номенклатура дел может быть представлена в нескольких видах. Все они имеют свои отличительные особенности:
- Типовая. С ее помощью устанавливается состав дел, которые формируются при функционировании однотипных компаний. Этот документ выступает нормативной документацией, закрепляемой в учетной политике.
- Примерная. В ней перечисляется примерный состав дел, формируемых компанией в процессе кадрового делопроизводства. Такой документ является рекомендательным, поэтому используется в качестве методического пособия.
- Индивидуальная. Она формируется непосредственно работниками кадровой службы компании. Для этого учитывается направление работы фирмы, ее структура и другие индивидуальные особенности. К процессу составления обычно привлекаются руководители отделов и структурных подразделений. Именно руководители знают, каковы перспективы развития компании, поэтому обеспечивается такой состав документации, который потребуется в будущем.
Во время формирования любой номенклатуры учитываются другие важные документы, имеющиеся в компании. К ним относится устав фирмы, штатное расписание, планы, отчеты, а также другие аналогичные бумаги. Тут вы узнаете, как составить приказ об утверждении штатного расписания.
Правила заполнения и оформления номенклатуры
Документация обладает простой структурой. В законодательстве не закрепляется точная ее форма, поэтому каждая фирма может закреплять собственный образец документа. Но при этом имеются некоторые пункты, которые должны содержаться в тексте в обязательном порядке.
К ним относится:
- полное и точное название компании;
- номер номенклатуры;
- дата ее формирования;
- список документов, который она фиксирует;
- подписи уполномоченных лиц.
[stextbox id=’warning’]В документации отражается, какое количество томов создано для ведения конкретного дела. Указывается, хранятся ли в компании бумаги в электронном или бумажном виде. Если для ведения дел используется компьютер, то все страницы нумеруются по файлам, после чего полученный показатель вносятся в номенклатуру.[/stextbox]
Важно! В некоторых компаниях для электронных дел составляется отдельная номенклатура.
При оформлении этого документа рекомендуется придерживаться следующих правил:
- допускается вносить информацию через компьютер или от руки;
- намного удобней пользоваться печатным видом, так как в этом случае компактно вносится информация, а также дается возможность при необходимости вносить нужные изменения;
- для оформления используются стандартные листы в формате А4;
- допускается пользоваться для этих целей фирменным бланком компании;
- если в бланке имеется несколько листов, то они обязательно скрепляются, а также нумеруются и штампуются;
- на каждом листе указывается дата формирования;
- на последней странице прописывается, из какого количества листов состоит номенклатура;
- заверяется документация подписью ответственного работника компании.
Обязательно документ формируется в одном экземпляре. Как только он перестает быть актуальным, то передается для хранения в архив.
Процедура заполнения номенклатуры делится на этапы:
- первоначально вносятся стандартные сведения, к которым относится название фирмы, дата формирования документации, а также адрес компании;
- приводятся сведения о должностном лице, занимающемся составлением документа;
- основная часть номенклатуры представлена таблицей, в которую вносится информация о номере дела, его индексе, названии, а также количестве содержащихся томов и документов;
- указывается срок, в течение которого конкретное дело должно храниться в компании, для чего учитываются требования законодательства или информация, закрепленная в учетной политике;
- могут вноситься разные примечания, например, в каком подразделении хранятся дела, а также где располагаются оригиналы тех или иных бумаг;
- в конце указывается должность сотрудника, занимающегося составлением документа.
[stextbox id=’alert’]Как только все нужные сведения будут внесены, номенклатура передается для изучения директору фирмы. Если отсутствуют какие-либо нарушения или проблемы, то она утверждается в компании.[/stextbox]
Сроки хранения
При распределении разных документов по делам наиболее часто учитывается основной критерий, представленный сроком хранения.
Срок хранения непосредственно номенклатуры дел может быть разным, так как зависит от того, какие именно бумаги в ней указываются. Поэтому данный период может варьироваться от одного года до бессрочного хранения.
Какие документы включаются
При составлении номенклатуры важно регистрировать все дела, которые относятся к деятельности организации. При этом не имеет значения, составляются ли они работниками головного офиса или филиала.
К этим бумагам относятся разные приказы, инструкции, учредительные документы, отчеты или иная документация. Сюда включаются даже секретные документы, в которых прописываются конфиденциальные сведения.
Не требуется фиксировать разные печатные издания, которые формируются в компании. Сюда же относятся разные заявления, составленные работниками, внутренняя переписка сотрудников разных отделов или журналы учета.
Не указываются в номенклатуре дела, которые формируются работниками профсоюза. Обычно в номенклатуре имеется сразу несколько разделов, каждый из которых имеет свое предназначение.
[stextbox id=’black’]Один раздел предназначается для учредительных бумаг, в другой включаются сведения об отчетах и финансовой документации, а в третьем фиксируются документы, относящиеся к деятельности всех сотрудников. На основании такого разделения не составит труда найти нужное дело при необходимости.[/stextbox]
Заключение
Номенклатура дел не является обязательным документом для разных компаний, но она позволяет достичь сразу нескольких целей, поэтому ее составление считается актуальным для каждой фирмы.
Во время ее формирования могут использоваться разные правила, закрепляющиеся во внутренней документации компании. Критерии, по котором структурируются дела, могут значительно отличаться в зависимости от направления работы организации.
Обычно в фирме назначается какое-либо ответственное лицо, занимающееся составлением и утверждением номенклатуры.
Порядок разработки номенклатуры дел рассмотрен подробно в этом видео:
