Чтобы компания эффективно работала необходимо грамотно построить делопроизводство внутри нее, чтобы учитывалось каждое передвижение бумаг и соблюдались все нормы хранения, а также их грамотного оформления.
Что собой представляет кадровое делопроизводство
Чтобы данный процесс качественно выполнялся необходимо:
- Заполнять документы с учетом всех правил;
- Грамотно и удобно их хранить;
- Своевременно корректировать информацию;
- Вести номенклатуру;
- В срок уничтожать
Качественное ведение дел очень важно, если учитывать, что каждый документ с юридической точки зрения имеет вес, так как он может выступать основанием для признания профнепригодности работника или применение в его отношении дисциплинарного взыскания.
На основании производственных документов допустимо получить доказательства правонарушения или опровергнуть его наличие, они дают возможность разграничить работников и четко определить права и обязанности каждого.
Как вести кадровое делопроизводство в программе 1С вы можете посмотреть тут:
Законодательная база
Важно: основным законодательным актом, регулирующим вопросы формирования документов и управления ими, является Трудовой Кодекс.
Кроме этого для постановки грамотного документооборота необходимо знать:
- ФЗ от 1995 года о правилах работы с персональными данными работников;
- ФЗ № 98 с правилами о коммерческой тайне;
- ФЗ № 181 с нормами об охране труда;
- ГОСТом Р 6.30-2003, указывающим на стандарты формирования большинства документов;
- Постановление о правилах заполнения трудовых книжек и Госкомстата от 2004 года.
Кто ведет документацию
Обычно кадровыми бумагами занимается отдел кадров, который в зависимости от масштабов фирмы может состоять из одного человека, тогда ему вменяются все процессы ведения документации или из нескольких – у каждого из них свои обязанности.
Если компания небольшая и руководитель не имеет возможности обеспечивать большой штат сотрудников, он может вменить данные обязанности секретарю.
Перечень обязательных и дополнительных кадровых документов
На любом предприятии набор кадровых документов зависит от многих факторов – вид деятельности организации, его масштабы и прочее, но существует стандартный перечень бумаг предприятия, которые всегда должны быть в наличии на производстве любого формата.
Обязательные кадровые бумаги:
- Трудовые договора с сотрудниками, их книжки и личные карточки;
- Документы, являющиеся основанием и доказательством приема на работу руководителя организации;
- Табель учета рабочего времени. Тут вы узнаете, как составить журнал и табель учета рабочего времени;
- Штатное расписание, условно обязательный акт;
- Документы по предоставлению ежегодных оплачиваемых отпусков – приказ, график отпусков, расчетный лист и локальный акт, утверждающий его форму;
- Правила трудового распорядка;
- Положение о работе с персональными данными штата;
- Документы воинского учета;
- Бумаги с результатами специальной оценки условий труда;
- Инструкции по безопасности труда. Здесь вы узнаете, как правильно вести на предприятии журнал регистрации инструктажа по пожарной безопасности;
- Номенклатура дел;
- Документы, на основании которых происходит уничтожение старых бумаг.
Кроме этого основными являются акты и положения, требуемые в определенных случаях:
- На основании, которых происходят изменения условий контрактов;
- Предназначенные для увольнения граждан или их привлечение к дисциплинарному взысканию;
- Договоры о материальной ответственности и ученические;
- Документы для оформления ученических отпусков;
- Положения об аттестации, присвоении квалификационных разрядов, профессиональной подготовке и переподготовке кадров;
- Документы относительно деления ежегодного отпуска, отзыва из него, его продления, замены компенсацией и предоставления неоплачиваемых дней;
- Бумаги по предоставлению дополнительного отдыха по уходу за ребенком инвалидом или малолетним ребенком, декретного отпуска, для выплаты пособия при пополнении в семье;
- Бумаги, указывающие на вариант работы в период декрета или при его прекращении с последующим выходом на работу;
- Положения о коммерческой тайне, об оплате труда, о премировании, о предоставлении надбавки и компенсационных выплат;
- Положения о ненормированном графике, сверхурочной работе, разделенном рабочем дне, сменном графике и прочих особенностях, относительно изменений рабочего графика;
- Обязательства по прохождению медосмотра;
- Документы о расследовании производственного несчастного случая, возникновения профзаболеваний;
- Документы об учете мнения профсоюза и восстановлении в должности сотрудников.
Кроме основной документации существует рекомендованная или дополнительная:
- Личные дела сотрудников;
- Коллективный договор;
- Должностные инструкции;
- Положения о поощрениях, командировках, производственном совете;
- Инструкция по кадровому делопроизводству;
- Бумаги для определения улучшенных норм с целью выдачи СИЗ;
- Документация для оформления передачи бумаг в архив.
Цель и основы процесса
При этом делопроизводство базируется на основных принципах:
- Эффективность;
- Надежность;
- Оперативность;
- Комплексность;
- Упорядоченность;
- Целесообразность;
- Следование букве закона.
При этом не лишним будет соблюдение таких факторов как:
- Унификация;
- Стандартизация;
- Систематизация;
- Децентрализация;
- Системность.
Правила формирования делопроизводства на предприятии
Чтобы сформировать делопроизводство на предприятии с нуля необходимо выполнять следующие этапы:
- Обеспечить всем необходимым – образцами бланков, нормативными актами, применить кадровую программу;
- Необходимые инструменты – устав и прочие учредительные документы, являющиеся инструкцией в осуществлении основных этапов делопроизводства;
- Выполнить оформление директора;
- Составить перечень требуемых в работе документов;
- Подготовить все документы, указанные в списке;
- Назначить ответственное лицо за ведение книг;
- Оформить весь персонал на работу;
- Обеспечить выполнение всех необходимых операций.
Требования к ведению делопроизводства
Необходимость ведения делопроизводства зависит от правовой формы предприятия, например:
- ООО должно обязательно вести делопроизводство с соблюдением норм составления бумаг, даже если его штат складывается из одного участника, который является бухгалтером, учредителем и директором в одном лице.
- ИП обязано формировать данный процесс только при наличии штатных сотрудников, при этом работодатель не оформляет себя в качестве наемного работника, если он занимает должность директора.
При этом для предпринимателя является обязательной к составлению следующая документация:
- Соглашение с работником;
- Должностная инструкция;
- График сменности;
- Перечень тех должностей, где рабочий день ненормированный;
- Положение о премировании.
Важно: в данном случае при формировании определенных бумаг ИП не обязан соблюдать принятые нормы.
Ответственность
Все участники трудовых правоотношений ответственны за несоблюдение требований законодательства при ведении документации, они несут административную и материальную ответственность за ущемление прав трудящихся. При этом ООО может иметь более серьезные последствия, нежели ИП.
Заключение
Список обязательных и дополнительных документов кадрового делопроизводства – в этом видео:
